Московский технический университет

Связи и информатики к у р с о в о й п р о е к т

Тема: «АРМ для подготовки сопроводительной документации на почту, подлежащую отправке багажом.»

Выполнил: Приказчиков М.С.

Группа: ап0001

Вариант: 27

Москва 2004

Описание существующей технологии, требования к оформлению почтовой документации, разработка функциональной схемы процесса

ОТПРАВКА ПОЧТЫ ГРУЗОБАГАЖОМ

Письменная корреспонденция может отправляться в багажных ва-

гонах скорых и пассажирских поездов, в багаже морских и речных судов,

а также в автобусах общего пользования. Об установлении плановой отп-

равки грузобагажом корреспонденции учреждения почтовой связи пунктов

отправки обязаны заблаговременно извещать пункты получения. Если по

каким-либо причинам корреспонденция не отправлена грузобагажом или

отправлена с неплановым поездом (судном), то учреждение почтовой связи

обязано сообщить об этом по телефону (телеграфу) в соответствующий

пункт назначения, куда по плану установлена отправка корреспонденции.

При неполучении почты, отправленной грузобагажом, и предупредительной

телеграммы (телефонограммы) об этом сообщается по телефону (телеграфу)

учреждению почтовой связи, которое осуществляет отправку почты грузо-

багажом.

На адресных ярлыках мешков (ящиков) с корреспонденцией ука-

зывается: на какой станции или пристани следует сдать мешок (ящик),

место назначения, откуда следует мешок (ящик), его масса и номер, вид

вложения, номер поезда или маршрут автобуса (судна). То же указывается в накладной ф.16.

На каждый пункт сдачи почты, отправляемой грузобагажом, сос-

тавляются накладные ф.16 в двух экземплярах. Кроме того, составляется

раздаточная ведомость ф.35 в трех экземплярах . В раздаточную

ведомость ф.35 записываются мешки (ящики), приписанные к накладной

ф.16 в порядке последовательности пунктов сдачи почты. Нумерация раз-

даточных ведомостей ведется помесячно.

Мешки с почтой, отправляемые грузобагажом, сдаются в багаж-

ную кладовую (представителю пароходства) под расписку на втором эк-

земпляре раздаточной ведомости не позднее, чем за 30 мин. до отправле-

ния поезда (судна) в начальном пункте и не менее, чем за 30 мин. до

прибытия поезда (судна) на промежуточные станции (пристани).

Первый экземпляр раздаточной ведомости вместе с подлинными эк-

земплярами отдельных накладных передаются приемосдатчику багажа. Второй экземпляр ведомости с грузобагажом, квитанцией и копиями отдельных

накладных подшивается к документам учреждения почтовой связи пункта

отправки. Третий экземпляр ведомости остается в багажной кладовой.

Погрузка и выгрузка почты обеспечиваются силами железной дороги

(пароходства).

По договоренности с начальниками станций мешки (ящики) с коррес-

понденцией после оформления документов могут сдаваться почтовыми ра-

ботниками непосредственно в багажный вагон.

Плата за перевозку почты в багажных вагонах осуществляется по тарифу грузобагажа.

Из багажного вагона (судна) почта принимается с проверкой по

документам. При несоответствии количества вещей записям в документах

или обнаружения повреждения (дефекта) упаковки об этом составляется

акт в трех экземплярах, который подписывается принимающим почтовым

работником и приемосдатчиком багажа. При кратковременной стоянке поезда (судна) и невозможности составить акт приемосдатчик должен сделать

отметку в документах об исключении недостающего мешка (ящика)  или о

повреждении упаковки. В этом случае акт составляется почтовым работником с участием представителя железнодорожной станции (пароходства) немедленно после отправления поезда (судна). Первый экземпляр акта остается у почтового работника, второй экземпляр выдается приемосдатчику

или представителю железнодорожной станции (пароходства) в пункте составления акта, третий экземпляр учреждением почтовой связи направляется для проверки в учреждение почтовой связи, отправившее почту.

Сценарий работы пользователя

Создаваемая база данных предполагает автоматизацию рабочего места по составлению сопроводительной документации в почтовом отделении напочту, подлежащую отправке багажом.

Сопроводительная документация, а именно, накладная ф.16 и раздаточная ведомость ф.35, ведется в 2-х экземплярах, поэтому необходимо исключить ввод дублирующихся данных, вводя всего 1 раз эти документы с помощью данного АРМ (автоматизированного рабочего места). Для дальнейшего использования ранее введенной информации необходимо предусмотреть легкий доступ к ней и удобное хранение.

В большинстве своем предприятия почтовой связи используют бумажные носители информации. Поэтому, создавая автоматизированное рабочее место, помимо использования электронных форм и отчетов необходимо предусмотреть их вывод на бумагу.

База данных должна быть защищена от других пользователей компьютером. Следовательно, нужно предусмотреть систему паролей. Введя пароль, соответствующий занимаемой должности, работник попадает только в ту часть базы данных, которая предусмотрена для его работы. Несанкционированный доступ к базе данных должен быть исключен.

Для работы создаваемой базы данных нужно использовать как можно меньшее количество работников. Поэтому работать с базой данных будут три человека: 2 оператора и начальник.

ОПЕРАТОР. В обязанности оператора будет входить заполнение накладной ф.16 для посылок, ценных писем и ценных бандеролей и раздаточных ведомостей ф.35 для мешков и пачек с газетами, мешков с корреспонденцией. Данное АРМ должно автоматически считать общее количество вещей и их массу.

НАЧАЛЬНИК. Начальник должен проверять и контролировать правильность работы операторов путем просмотра заполненных отчетов накладных ф.16 и раздаточных ведомостей ф.35, и по необходимости печатать нужные сведения. Начальник также может найти по дате нужную накладную ф.16 или раздаточную ведомость ф.35. Просмотреть отчеты по накладной ф.16 и раздаточной ведомости ф.35 за месяцы года. Данные отчеты подсчитываются автоматически в данном АРМ, что намного облегчает работу операторов.