Функциональная схема неавтоматизированного сценария

Оператор

Заполнение ф. ТГ-115 на основе полученной информации

Заполнение контрольного журнала ф. 20

Отчет по ф. ТГ-115

Начальник

Отчет по ф. ТГ-115

Заполняет вручную

Заполняет вручную

Заполняет вручную

Проверка, контроль и при необходимости печать

Работа 2 Составление сценария автоматизации технологической операции

1. Ознакомиться с функциональными возможностями программного продукта MS Access.

2. Сформулировать и обосновать предложения о том, какие из элементов технологии будут выполняться вручную, а какие — с помощью ЭВМ.

3. Сформулировать предложения о функциях различных пользователей АРМ.

4. Принять решения о вариантах доступа к информации для различных категорий пользователей АРМ.

5. Продумать варианты интерфейсов для различных пользователей будущего АРМ.

6. Принять решения об обработке бумажных документов.

7. Разработать сценарий автоматизированной операции.

8. Обсудить сценарий с преподавателем.

Сценарий работы арм, соответствующий принятому варианту автоматизации

Создаваемая база данных предполагает автоматизацию рабочего места по составлению сопроводительной документации для переводных телеграмм. Бланк переводной телеграммы содержит большое количество информации, связанной с заполнением адреса отправителя, адреса получателя, необходимостью написания переводной суммы прописью и т.д. Эта информация может несколько раз повторяться, поэтому необходимо исключить ввод дублирующихся данных. Для дальнейшего использования ранее введенной информации необходимо предусмотреть легкий доступ к ней и удобное ее хранение. Для оптимального хранения данных необходимо использовать таблицы.

В большинстве своем предприятия почтовой связи используют бумажные носители информации. Поэтому, создавая автоматизированное рабочее место, помимо использования электронных форм и отчетов необходимо предусмотреть их вывод на бумагу.

Для работы создаваемой базы данных нужно использовать как можно меньшее количество работников. Поэтому работать с базой данных будут три человека: 2 оператора и начальник. В обязанности оператора будет входить учет и заполнение входящих переводных телеграмм ф. ТГ 115; в обязанности начальника проверка правильности работы операторов, путем просмотра заполненных отчетов на переводные телеграммы и контрольного журнала ф.20, печать необходимых сведений.

База данных может хранить сведения, не предназначенные для просмотра работниками определенных должностей. Следовательно, нужно предусмотреть систему паролей. Введя пароль, соответствующий занимаемой должности, работник попадает только в ту часть базы данных, которая предусмотрена для его работы. Несанкционированный доступ к базе данных должен быть исключен.

Для быстрого нахождения и учета информации, а также выполнения различных проверок необходимо предусмотреть систему поиска либо по дате заполнения переводной телеграммы, либо по сумме перевода.

Для оператора

Оператор имеет доступ к бланкам ф. ТГ-115 и ф.20, выполненным в электронном виде, может заполнять данный бланк, просматривать предыдущие записи и при необходимости вывести текущую форму на печать.

Для начальника

Начальник имеет доступ к формам «отчет по ф. ТГ-115», «отчет по ф. 20. Также начальник имеет доступ к форме «Сотрудники отделения почтовой связи», содержащей данные о сотрудниках отделения связи и их паролях доступа, что облегчает контроль работы операторов. Данные о сотрудниках должны содержаться в таблицах, так как это удобно для просмотра. Начальник может пополнять эти списки при приеме на работу новых сотрудников или наоборот удалять старые записи.