2. Руководство делопроизводством по судебному участку

мирового судьи и распределение основных обязанностей

между сотрудниками его аппарата

2.1. Мировой судья руководит делопроизводством и отвечает за его состояние.

Мировой судья систематически проверяет состояние делопроизводства в суде и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

Мировой судья:

- организует работу аппарата судебного участка в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и Инструкцией по статистической отчетности с соблюдением установленных государственных стандартов;

- в целях повышения производительности труда, наиболее четкого исполнения служебного долга распределяет должностные обязанности между работниками аппарата судебного участка и осуществляет систематический контроль за их выполнением;

- контролирует сроки прохождения по судебному участку дел и поступающих отдельно материалов;

- организует хранение, отбор и сдачу в архив документов судебного участка, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;

- не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;

- дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, материалов, документов;

- внедряет в практику работы аппарата судебного участка передовой опыт работы других судебных участков по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;

- обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками канцелярии по повышению деловой квалификации, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.

2.2. Помощник мирового судьи (а в тех случаях, где эта должность не предусмотрена, секретарь суда) в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству организует работу аппарата мирового судьи.

На него возлагается:

- ведение учета явки на работу и ухода с работы работников аппарата мирового судьи, контроль за исполнением секретарем судебного заседания его обязанностей;

- ведение нарядов, книги приказов и распоряжений мирового судьи;

- принятие, регистрация, учет и хранение гражданских дел и вещественных доказательств;

- принятие, регистрация жалоб, протестов на решения, определения и постановления мирового судьи;

- подготовка к отправке и отправка дел с апелляционными, кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящие суды;

- учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других судов, а также учет и контроль за исполнением судебных поручений мирового судьи, направленных в другие суды, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;

- контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по гражданским делам и др.), составление статистических отчетов по утвержденным формам;

- учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;

- ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей;

- учет юридической литературы, поступающей в судебный участок, учет и систематизация законодательства и судебной практики вышестоящих судов;

- ведение архива судебного участка мирового судьи, подготовка и оформление помещения в архив законченных дел, журналов и карточек, обеспечение сохранности судебных дел и документов, создание необходимого режима хранения, ведение журналов архива суда;

- рассмотрение годовых описей судебных дел и документов постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, и передача дел (по согласованию с архивным учреждением) в государственный архив;

- отбор судебных дел, материалов, нарядов и других документов для постоянного хранения или оформление их для уничтожения;

- снятие с разрешения мирового судьи копий с документов, необходимых для вручения или высылки гражданам и должностным лицам;

- выдача с разрешения мирового судьи документов из дел и дел из архива;

- регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение службе судебных приставов-исполнителей;

- подготовка и направление документов по исполнению решений, определений, постановлений и контроль за получением сообщений об их исполнении;

- выполнение другой работы по поручению председателя суда и заведующего канцелярией (старшего секретаря).

2.3. На секретаря судебного заседания возлагается:

- выполнение необходимой работы при приеме мировым судьей граждан, оформление запросов, писем и повесток;

- вызов участников процесса и свидетелей;

- подготовка и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;

- проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и сведений о вручении вызовов неявившимся лицам, изготовление отметок в повестках о времени нахождения явившихся лиц в судебном заседании;

- ведение протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;

- оформление гражданских дел после их рассмотрения;

- отметка в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;

- выписка исполнительных листов по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению;

- выполнение другой работы по поручению мирового судьи и его помощника (секретаря суда).

В том случае, если мировые судьи, несмотря на то что каждый имеет свой территориально выделенный участок, располагаются в одном здании и возникает возможность организовать работу аппарата, объединив соответственно штатные единицы, установленные для каждого мирового судьи в одно целое, т.е. в единый аппарат нескольких мировых судей, может быть по-иному организована работа специалистов, помощников мировых судей, секретарей судебного заседания.

В этом случае обязанность по организации работы объединенного аппарата мировых судей может быть возложена на одного из них (на мирового судью организатора), и именно этим мировым судьей должно быть обеспечено повседневное руководство и соответственно контроль за правильным исполнением каждым работником аппарата его инструктивных обязанностей.

При разработке инструкций для работников объединенного аппарата обязательно должны быть охвачены все делопроизводственные операции, и четко должны быть они обозначены в инструкции каждого.

При этом рекомендуется иметь в виду, что функции секретаря судебного заседания определяются во многом процессуальным законодательством, и передача этих функций секретаря судебного заседания как участника судебного процесса другим специалистам недопустима.