12. Организация архива судебного участка

12.1. Законченные судебные дела, исполнительные производства, наряды, журналы и картотеки помещают на хранение в архив судебного участка.

12.2. При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются требования, предусмотренные Правилами по ведению архивного хозяйства и Единой государственной системой делопроизводства, а также устанавливаемые соответствующим органом субъекта Федерации, обеспечивающим организационно работу судебного участка.

12.3. В судебных делах, подлежащих помещению в архив судебного участка, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу. Опись находящихся в деле документов и их количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

12.4. Для помещения дел и материалов в архив судебного участка составляется опись этих дел и материалов в соответствии с правилами работы архивов учреждений, организаций и предприятий (форма N 57).

Опись подписывается мировым судьей и его помощником.

12.5. На обложках дел и материалов, помещаемых в архив, а также на учетно-статистических карточках или в регистрационных журналах проставляется архивный номер, за которым дело или материал помещены по описи в архив, и номер самой описи, а также указываются срок хранения в соответствии с перечнем документов Министерства юстиции, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, год и месяц отбора для уничтожения. Судебные дела хранятся в архиве по годам в порядке архивных номеров.

12.6. Разрешение на помещение судебного дела в архив дает мировой судья. При этом судья проверяет все производство по делу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения.

Разрешив помещение дела в архив, мировой судья в левом верхнем углу наружной стороны обложки после проставления штампа "Архив" ставит дату и свою подпись, а также определяет год (дату), по который включительно дело должно храниться в архиве, или делает надпись "постоянно", если дело подлежит постоянному хранению.

Эти даты переносятся помощником мирового судьи (секретарем суда) в правый верхний угол учетно-статистических карточек красным карандашом или ручкой с чернилами (пастой) красного цвета.

13. Учет, использование и хранение служебных изданий и оргтехники

13.1. К служебным изданиям относятся все поступившие в судебный участок для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные подобные издания.

13.2. Все полученные из вышестоящих инстанций, а также приобретенные или изготовленные в типографиях служебные издания помощником мирового судьи (секретарем суда) в книге учета служебных изданий (форма N 59). На сопроводительных письмах к изданиям указывается, за какими инвентарными номерами учтены издания в книге учета, и расписывается лицо, получившее издание на хранение.

На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.

13.3. В случае износа книги учета изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено, с разрешения мирового судьи может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга учета.

Переучет производится с составлением акта комиссией, назначенной мировым судьей. В новую книгу учета переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.

После переучета изданий и оформления новой книги старые книги учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.

Издания, утратившие практическое значение, уничтожаются в установленном порядке по распоряжению мирового судьи.

Мировой судья ежегодно назначает специальную комиссию, которая проверяет всю имеющуюся литературу, выявляет излишнюю, ненужную и потерявшую практическую ценность, решает вопрос о ее последующем уничтожении или направлении в вышестоящую инстанцию. Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба для служебной деятельности судебного участка.

13.4. Издания хранятся в том же порядке, что и служебные документы. Выдача изданий для пользования производится под расписку в карточке выдачи (форма N 58).

13.5. При поступлении в судебный участок оргтехники лицу, назначенному мировым судьей материально-ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в журнале (форма N 61).

Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально-ответственного лица судебного участка.

13.6. Приказом (распоряжением) мирового судьи оргтехника закрепляется под расписку за соответствующими работниками.

Работники аппарата мирового судьи несут ответственность за техническое состояние и сохранность оргтехники, закрепленной за ними.

При использовании в судебном заседании средств оргтехники магнитофонные ленты и киноленты приобщаются к делу, упаковываются и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания.