Вывод на печать рабочих листов и диаграмм
До сих пор мы занимались вводом данных, составлением формул, форматированием текста и построением диаграмм. Теперь, допустим, Вам нужно распечатать их с правильным разбиением на страницы. Вам может потребоваться задать верхний и нижний колонтитулы, отображающие дату, номера страниц или имя рабочей книги. В этом уроке Вы узнаете, как снабдить страницы полями и колонтитулами и как перед печатью документов получить их предварительный вид на экране компьютера. Вы научитесь выводить на печать свои диаграммы так, чтобы они занимали не слишком много места, но при этом не теряли элементы оформления.
Предварительный просмотр страниц
Предварительный просмотр листов на экране монитора позволяет до печати документов увидеть, как будут выглядеть Ваши документы на бумаге. В этом упражнении Вы предварительно просмотрите рабочий лист Бюджет 1997. В предыдущем упражнении Вы произвольным образом изменяли размер гистограммы на этом листе. Чтобы привести Ваш рабочий лист к одному виду с иллюстрациями в книге, постройте две объёмные круговые диаграммы в ячейках D24:F32 и Н24:J34, показывающие долю каждого месяца в прибыли за квартал (как показано на следующей иллюстрации). Уменьшите ширину столбца К, чтобы при печати Ваш документ занимал меньше места.
Если лист Бюджет 1997 не является текущим, щёлкните на его ярлычке.
Щёлкните на кнопке Предварительный просмотр, расположенной на стандартной панели инструментов. (Вместо кнопки можно использовать команду Предварительный просмотр из меню Файл.) на экране ваш лист отобразится таким, каким он будет выглядеть после печати на принтере. Название листа «Торговый бюджет 1997 финансовый год» не уместилось на странице, значит, его следует исправить до начала печати.
Поместите указатель мыши на изображение листа. Он примет форму маленькой лупы.
Щёлкните мышью в середине листа. Масштаб изображения изменился, и теперь видны числовые данные. Некоторые ячейки могут содержать вместо чисел ряды значков #####. В этом случае Вам необходимо увеличить ширину столбцов.
Для увеличения и уменьшения масштаба изображения можно использовать копку Масштаб в окне просмотра.
Снова щёлкните лупой-указателем, чтобы вернуться к исходному масштабу. Затем закройте окно предварительного просмотра, щёлкнув на кнопке Закрыть.
Настройка параметров страниц
При создании больших рабочих листов данные могут не уместиться на одной странице. В этом случае Вам следует задать более удобное разбиение документа на страницы. Иногда требуется добавить в напечатанный лист сверху или снизу информацию о дате печати листа или имени его файла. С помощью диалогового окна Параметры страницы можно разбить рабочие листы на страницы в заданных местах, задать подходящие поля и снабдить каждую страницу заголовками и колонтитулами.
Иногда требуется напечатать только часть рабочего листа или отдельный фрагмент базы данных. У Вас имеется возможность напечатать любую часть Ваших данных или, уплотнив информацию, напечатать большое количество данных на одном листе. С помощью команды Параметры страницы из меню Файл Вы можете задать и область печати, и масштаб.