IV. Основы делового протокола. Понятие делового протокола. Протокольные вопросы приёма делегаций.

Многовековой опыт развития деловых международных отношений позволил выработать важнейшие основные правила общения.

Эти правила в наиболее концентрированном виде представлены в дипломатическом протоколе.

Особая роль дипломатического протокола была связана с тем, что в течение многих лет международные отношения, в основном, развивались на государственном уровне, где отступление от протокола могло повлечь за собой серьёзные политические последствия.

По мере развития международных экономических связей, когда в процесс международного общения включается всё большее число людей-представителей делового мира, строгие правила дипломатического протокола находят своё применение и на этом уровне. Таким образом, в основе важнейших общепризнанных норм делового протокола лежат основные принципы дипломатического протокола. Дипломатический протокол – это совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, дипломатическими работниками и другими официальными лицами в международном общении.

Правила дипломатического протокола основаны на общепризнанном международно-правовом принципе суверенного равенства государств независимо от системы, размера территории и населения страны, политического влияния или экономической мощи. Суверенитет государства выражается в таких нормах, как оказание почести государственному флагу, исполнение гимна.

Принцип равноправия государств проявляется в очерёдности представления дипломатов высокому лицу в стране пребывания, в рассадке делегаций на международных конференциях, дипломатов на дипломатических приёмах.

Нормы дипломатического протокола не имеют обязательной юридической силы и часто варьируются в зависимости от состояния отношений между странами, поставленных задач.

Но надо помнить, что любое отступление от сложившейся традиции неизбежно будет замечено и истолковано соответствующим образом.

Таким образом, строгое соблюдение правил дипломатического протокола играет важную роль в поддержании нормальных отношений между государствами.

Рассмотрим особенности делового протокола. В своей основе – это те же самые правила, которые регламентируют порядок встреч и проводов, проведение переговоров, организацию приёмов, оформление деловой переписки. Вместе с тем правила делового протокола менее консервативны, чем правила дипломатического протокола.

Протокольные вопросы приёма делегаций.

Целью визита представителей других фирм, может быть: выяснение возможностей установления контактов; проведение переговоров; подписание документов; организация семинаров, ярмарок, выставок.

Цель визита делегации, её персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола, самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности её приёма. Другими словами, форма приёма делегации зависит от цели приезда делегации и ранга её главы.

Подготовка программы пребывания.

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы её пребывания в стране:

• общую программу, предназначенную для гостей

• техническую программу, включающую в себя детали, необходимые для принимающей стороны.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах:

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приёмы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

В технической программе необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приёмом иностранной делегации.

Необходимо проработать следующие вопросы:

• персональный состав встречающих;

• участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

• преподнесение цветов;

• приветственные речи;

• обеспечение транспортом;

• размещение в гостинице.

Каждый пункт требует детальной проработки с указанием ответственных исполнителей.

В случае, если глава делегации пребывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Следует также учесть, что, несмотря на деловой характер визита, принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать один свободный вечер.

В программе каждого дня следует оставлять время для второго завтрака и личных дел. Делегации, прибывающие с краткосрочным визитом на 2-3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.