Тема 14. Информация в системе управления

1. Понятие информации, свойства информации

Информация (лат.) – осведомление, сообщение, разъяснение.

Информация – совокупность сведений, отражающих состояние системы управления и внешней среды.

Информация – воздух управления, основа процесса управления, подготовки, принятия и реализации решений.

Свойства информации:

1. Информация есть и предмет труда, и продукт труда в зависимости от этапа процесса управления.

2. Способность отражать какие-либо события, процессы.

3. Возможность длительного многократного применения без потери потребительских свойств.

4. Способность накапливаться.

5. Возможность многоцелевого использования.

Основные характеристики информации:

1. Количество информации есть фактор загруженности аппарата управления;

2. Качество информации определяется подхарактеристиками:

А) полнота - наличие всей необходимой информации по проблеме, об объекте управления, о внешней среде;

Б) комплексность - наличие информации различного рада от разных источников;

В) системность - наличие сгруппированной, систематизированной информации;

Г) достоверность - характеризуется степенью объективности отражения реальных процессов и явлений. Зависит от сбора и обработки информации (технологии, техники, уровней обработки (количества их), степени контроля и т.п.);

Д) актуальность - своевременность данных;

Е) ценность (полезность) - понятие относительное и субъективное как правило;

Ж) экономичность - связана со сбором, обработкой и хранением информации.

Максимизация полезных свойств зависит от потребностей органа управления;

Минимизация потерь и искажений информации - от организаций коммуникаций.

З) Удобство пользования

3. Плотность информации - количество единиц информации на (в) единице носителя информации.

4. Частота предоставления.

Информация может иметь различные материальные носители: бумага, магнитные, лазерные, минидиски; кассеты; память человека.

Источники информации могут быть внешними и внутренними. Основным источником информации является экономика, т.е. производство, технико - технологические, экономические и прочие работы.

Задача информации - обеспечение непрерывного функционирования процесса управления.

2. Классификация информации

Классификация информации:

1. По степени полезности: полезная, ложная, избыточная.

2. По степени влияния на объект управления: первичная – отражает процесс, состояние объекта управления; конечная – непосредственно влияет на объект управления.

3. По степени обработки:

а) входная информация – разрабатывается либо за пределами системы управления, либо в ее первичных звеньях. Это «Сырье» для управления. Точность и своевременность информации определяют эффективность и оперативность функционирования этой системы.

б) промежуточная информация - результат обработки, входной информации; служит обоснование аналитических выводов или проектов решений. Количество зависит от сложности конкретной ситуации.

в) выходная (итоговая) информация - результат деятельности всей системы управления; определяет показатели деятельности объекта управления в целом.

4. С точки зрения процесса обработки и использования информации (по степени стабильности)

а) переменная информация – отражает движение, состояние в каждый момент времени объекта управления и внешней среды. Получение этой информации связано с фиксацией процессов и явлений.

б) условно-постоянная информация – характеризуется определенной стабильностью применения в процессе решения различных задач, используется, как правило, многократно и в неизменном виде в процессе управления.

Изменения этой информации связаны с реализацией мероприятий по совершенствованию производства и реализации продукции (изменение ассортимента и т.п.), организации производства и труда, использования ресурсов. Так, нормы расхода материалов, сырья и т.п. постоянны до изменений в производстве. Изменения в трудовой подсистеме зависят от движения профессионально-квалифицированных характеристик.

Виды условно-постоянной информации:

• Нормативная – нормы и нормативы, СниПы, ГОСТы, ОСТы, ТУ.

• Расценочная – расценки выполнения работ, цены на сырье, материалы и готовую продукцию.

• Справочная – информация об относительно постоянных свойствах объекта изучения (тарифный разряд, табельный номер, профессия, цех, место и т.д.; тип, ввод в действие, инвентарный номер оборудования)

• Табличная – совокупность взаимосвязанных (взаимополучаемых) данных. Вход - переменные данные (первичная информация); выход - результаты вычислений (например, справка о налогах, расчет заработной платы и т.п.).

• Структурная – характеризует структурный состав объекта изучения (планы цехов, участков, рабочих мест; планировки; схемы управления).

• Маршрутная – характеризует последовательность, очередность движения, прохождения чего-либо (потоки металлов, схема производственного процесса).

• Статистическая – для выявления долговременных тенденций, не изменяется.

5. По функциям управления – планирование, организация, мотивация, контроль, координирование.

6. В соответствии с объектом управления – экономическая, техническая, технологическая, финансовая, трудовая, коммерческая.

7. По назначению – для внешнего пользования; для внутреннего пользования: закрытая (коммерческая тайна) – для ограниченного круга лиц.

8. По объему информации в показателях:

а) элементарная – однозначный смысл (количество – шт., т., м.);

б) синтетическая – сводные данные (количество – усл.т., усл. ед.) Учет различных качественных характеристик.

в) интегрированная – содержит и элементарную, и синтетическую информацию;

г) агрегированная – совокупная информация, как правило, относительного характера (%), либо в стоимостном (показатели: экономичности, эффективности, рентабельности и т.д.)

9. По назначению – плановая, учетная, отчетная, статистическая

10. В зависимости от движения в иерархической структуре управления:

а) осведомительная – ‘‘снизу вверх’’, происходит процесс сжатия информации, ее очищение, фильтрация.

б) распорядительная – ‘‘сверху вниз’’, происходит процесс увеличения инфляции, когда промежуточные звенья выступают в роли генераторов дополнительной информации.

Процесс управления предусматривает учет, сбор и обработку информации.

Технология работы с информацией включает следующие работы:

1. Определение целей и задач управления;

2. Определение показателей и документов;

3. Определение видов и источников информации;

4. Выбор методов учета, сбора и обработки;

5. Порядок обработки, исполнения и контроля информации.