Тема 8. Функции управления: контроль и координирование

1. Функция управления – контроль

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цели контроля – снять неопределенность в настоящем и будущем:

1. Выявление и разрешение проблем до того, как они станут опасными и серьезными для организации (упреждение опасных ситуаций) (производство, люди).

2. Стимулирование эффективной деятельности – необходимость реорганизации и адаптации (продать, производство, отделение, образовать отдел).

3. Обеспечение развития организации в определенном направлении; предохранение от хаоса.

Задачи контроля:

количественная и качественная оценка и учет результатов деятельности.

Инструменты контроля: - наблюдение, проверка (инвентаризация, осмотр, аттестация) всех сторон деятельности, учет и анализ.

Виды контроля:

1. Предварительный осуществляется до фактического начала работ в области:

а) человеческих ресурсов – определение профессиональных и квалификационных качеств; подбор кадров; полномочия и ответственность – т.е. соответствие работников выполняемой работе;

б) материальных ресурсов – определение и обеспечение необходимого количества качественных материально-технических ресурсов; уровень запаса; срочность поставок;

в) финансовых ресурсов – посредством финансового плана – определение сумм и сроков денежных потоков (затраты и поступления), их вероятности (т.к. план);

2. Текущий контроль – осуществляется в ходе выполнения работы, на основе измерения фактических результатов, полученных после проведения частей работы. Обычно это проверка (регулярная) руководителем своих подчиненных.

Цель – своевременное выявление и разрешение производственных проблем.

Основа контроля – обратная связь.

Текущий контроль может быть:

а) направляющий – ориентирует работника на определенную деятельность, на достижение определенных количественных и качественных характеристик работы.

б) фильтрующий – цель: текущее исправление выявленных недостатков в работе.

3. Заключительный контроль – осуществляется после завершения работы по достижению целей организации, либо при исчерпании лимита времени на работу.

Основа контроля – обратная связь.

Цели контроля:

а) получение информации для будущего планирования этой работы;

б) установление (для будущего использования) четкой связи “Результат- Вознаграждение”- мотивация по теории ожиданий.

В зависимости от задач контроля контролируемого объекта различают следующие виды:

а) линейный контроль – за объектом управления в целом;

б) функциональный контроль – за подсистемами объекта управления;

в) операционный контроль – за отдельными характеристиками объекта управления.

Этапы процесса контроля:

1. установление норм и нормативов – выработка показателей результативности (количество и качество). Таким образом, результат (или цель) должны иметь конкретный критерий и временное ограничение.

2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными нормами и нормативами- степень отклонения результатов; своевременное измерение результатов; информирование о результатах.

3. Выбор подходящей линии поведения- ничего не предпринимать; устранить отклонения (причину, а не следствие); пересмотр норм и нормативов.

Требования к контролю:

1. стратегическая направленность – контроль в стратегически важных видах – не обязателен;

2. ориентация на результаты, а не на измерение и недопущение отклонений;

3. своевременность;

4. гибкость – способность адаптации к изменениям во внутренней (сменные – сквозные бригады) и внешней среде.

5. простота – её понимают контролируемые люди.

6. экономичность – т.е. выгоды должны быть больше затрат на систему контроля.

Недостатки контроля с точки зрения психологии людей:

1. возникновение поведения, ориентированного на контроль, а не на достижение результатов. Т.е. люди будут стремиться делать то, что от них хотят видеть при проверке. – где контроль отсутствует, возможно пренебрежение работой.

2. Возможна выдача некачественной информации. Т.е. установление завышенных норм расходов ресурсов (зная, что после проверки в любом случае лимиты снизят), либо заниженных целей (следовательно, при проверке возможно вознаграждение).

Пути преодоления недостатков контроля по Ньюмену:

1. установление реальных (достижимых) и понятных сотрудникам норм и нормативов.

2. Недопущение чрезмерного контроля – иначе перегрузка подчиненных и психический срыв.

3. Вознаграждение за выполнение норм и нормативов (теория ожиданий).

Контроль – есть обратная связь в процессе управления; тесно связан с функцией планирования) .

Разновидности контроля неэффективного:

1. контроль, ограниченный инцидентами – т.е. по мере возникновения нештатных ситуаций, исключительных событий.

2. тотальный контроль – контроль всей получаемой информации. - Порождает чувство недоверия, сомнения в профессионализме контролера (не умеет “читать с листа”).

3. скрытый контроль – тайный контроль создает атмосферу подозрительности, поисков “компроматов”, мошенничестве, фальсификации, злоупотреблений. Просто оскорбляет проверяемого.

4. избирательный контроль – контроль только определенной сферы деятельности, человека (“любимчика” или “опального”), того, что просто попало в поле зрения – мнение о некомпетентности руководителя ( контролирует, что знает).

5. формальный контроль – контроль ради проформы, т.к. положено контролировать вызывает чувство досады своей поверхностью, бесцельностью, тратою времени и усилий.

6. контроль из недоверия – важно, чтобы недоверие не переросло в подозрительность и не оскорбляло контролируемого.

7. отсутствие контроля – свидетельство незаинтересованности.