Тема 1. Теоретические основы документоведения. Понятие о документе. Функциональный анализ документа

1.1 Понятия «документ» и «информация». Трансформация понятия «документ». Соотношение понятий «информация» и «документ». Значение информации в экономических, социальных и политических процессах, для принятия управленческих решений.

Эволюция термина «документ». Понятие «документ» в научных дисциплинах: праве, источниковедении, архивоведении, информатике, документалистике и др. Правовой, управленческий и исторический аспекты в определении документа. Влияние развития науки и техники на расширение понятия «документ». Определение понятий «документ», «документированная информация», «электронный документ» в законодательстве и документоведении.

Документы официальные (служебные), личные (персональные) и личного происхождения.

Документы рукописные и изготовленные с помощью технических средств. Документ на машинном носителе. Понятие «видеограмма». Изобразительные и графические документы.

1.2 Функции документа. Понятие «функция документа». Значение изучения функций документа для практики делопроизводства. Связь функции документа с документообразующей средой. Полифункциональность документа. Функции общие и специальные (специфические). Состав функций. Различные подходы к квалификации функций. Функции постоянные и оперативные.

Информационная функция документа – основная его функция, являющаяся средством запечатления, организации и сохранения информации. Социальная функция. Коммуникативная функция документа как средство передачи информации во времени и пространстве. Культурная функция в документах, закрепляющих и передающих традиции и опыт.

Правовая функция документа. Документы, изначально имеющие правовое значение. Особенности управленческой функции. Роль документа в управлении экономическими, социальными и производственными процессами. Функция документа как исторического источника. Функция учета явлений, событий и фактов.

Функции документа в условиях компьютеризации управления, массового внедрения автоматизированных информационных технологий. Влияние функций документа на его содержание, структуру, принадлежность к соответствующей системе документации.

Тема 2. Способы и средства документирования

2.1 Понятия «документирование», «средства документирования», «способы документирования». Исторические этапы развития способов и средств документирования. Звуковая речь, ее возможности и недостатки в закреплении и передаче информации. Предметный, звуковой, начертательный способы передачи и хранения информации. Классификация способов документирования.

2.2 Текстовое документирование. Понятие «текстовой документ» в Государственном стандарте на терминологию.

Исторические этапы развития письменности. Пиктографическое и логографическое (идеографическое) письмо, его достоинства, недостатки, применение в настоящее время. Слоговое письмо. Фонетическое (буквенное) письмо. Сфера использования фонетического письма. Стенография.

Средства текстового документирования. Машинописный способ документирования. Документирование с помощью организационной техники: телетайпов, телефаксов, регистраторов, оргавтоматов и т.п. Текстовое документирование с использованием печатающих устройств. Современные способы документирования с использованием информационных технологий. Область применения текстового документирования.

2.3 Фоноаудиодокументирование, его область использования. Понятие «фонодокумент» в Государственном стандарте. Средства для записи звуковой информации.

2.4 Кинодокументирование, видеодокументирование. Комплексное кинофонодокументирование. Область применения и средства кинодокументирования. Понятие «кинодокумент» в Государственном стандарте.

2.5 Фотодокументирование: возникновение, развитие. Средства фотодокументирования, область применения. Понятие «фотодокумент» в Государственном стандарте, сферы применения фотодокументирования.

2.6 Техническое изобразительное документирование и сферы его применения. Чертежно-графическое документирование. Чертежи, рисунки, схемы, проектно-сметная, технологическая, научно-исследовательская документация. Документы по изобретательству, строительству и стандартизации. Документирование картографической, инженерно-геологической, метеорологической, топографо-геодезической информации. Комплексное документирование научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Средства технического документирования. Техническое документирование с использованием печатающих устройств и видеотерминалов. Автоматическое документирование технологических и исследовательских процессов. Перспективные способы и средства технического документирования. Критерии сохранения документа на бумажном носителе в техническом документировании.

2.7 Классификация средств документирования. Ручные пишущие средства. Печатные машины. Диктофонная техника, ее применение в делопроизводстве. Печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители. Специализированные программные продукты для персональных компьютеров. Фототехника, аудиотехника.

2.8 Основные способы и средства копирования и размножения документа. Светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрография, микрография. Способы размножения документов с помощью оперативной полиграфии. Микрофильмирование. Виды микродокументов. Трафаретная, офсетная, гектографическая печать.

2.9 Средства передачи информации. Организационная техника: телетайпы, телефаксы, регистраторы, аргонавты.

Массовые способы и средства документирования на языках общения человека с техническими средствами.

Средства для перфорационного способа закрепления, передачи и хранения информации, история возникновения этого способа и область применения в настоящее время.

Магнитный способ закрепления, передачи и хранения информации. Комбинирование этого способа с микрофильмированием документов.