44. Порядок свидетельствования нотариусом копий документов и выписок из них

Для свидетельствования верности копий документов и выписок из них лицо может обратиться в любую государственную нотариальную контору или к нотариусу, занимающемуся частной деятельностью (как владелец документа, так и любое другое лицо по его поручению).

В соответствии со ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате, нотариальное свидетельствование копий документов и выписок из них производится нотариусами при условии, что они не противоречат законодательству Российской Федерации и имеют юридическое значение.

В соответствии с действующим законодательством, нотариально засвидетельствованная копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо подписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка “подпись”, вместо печати “печать” и текст расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии (форма № 45), либо верности выписки из документа (форма № 46), либо верности копии с копии документа (форма № 47), в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, либо свидетельствование верности фотокопии (форма 48). После этого фиксируется регистрация в реестре, сумма взысканной госпошлины или тарифа, производится подпись нотариуса с выполнением оттиска печати. Не заполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на обратной стороне листа прочеркиваются. Если копия документа или выписки из него состоит из нескольких листов, то листы прошнуровываются, пронумеровываются, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати.

Свидетельствование копии документа, выданного властями других государств, производится только при наличии на документе отметки о легализации (свидетельство консула или консульского управления МИД РФ о соответствии документа законам страны, властями которой он выдан и, что подписи должностных лиц на нем не вызывают сомнения в их подлинности).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Для стран, подписавших Гаагскую конвенцию в 1961 году или присоединившихся к ней позже (конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года в соответствии с постановлением Верховного Совета ССР от 17 апреля 1991г. № 2119-1 “О присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов”), документы могут быть удостоверены особым способом – посредством апостиля, отменяющего требования легализации.

Нотариус может свидетельствовать верность копии документа с документа, выданного гражданином, при условии, что документ имеет юридическое значение, его содержание соответствует закону, подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована соответствующими органами и должностными лицами.

В соответствии с п. 2 ст. 77 Основ выписка из документа может быть засвидетельствована нотариусом в том случае, если в ней содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, содержание которых касается отдельного физического или юридического лица. Она должна воспроизводить полный текст части документа по отдельному вопросу.

При необходимости в нотариальном порядке может быть засвидетельствована верность копии с копии документа. Совершение такого нотариального действия возможно при условии, что верность копии была ранее засвидетельствована в нотариальном порядке или же копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит документ. Такая копия должна содержать не только полный текст первоначальной копии с указанием подписи должностного лица, текста расшифрованной печати выдавшего его учреждения, удостоверительной надписи на ней о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, но и надпись на оттиске печати, приложенной к первоначальной копии документа. И только после этого она свидетельствуется путем совершения на ней удостоверительной надписи специальной формы (форма № 47) и проставлением сверху отметки “копия с копии”. При нотариальном свидетельствовании копий документов и выписок из них, нотариус производит подробную запись в реестре основных реквизитов документа, так как у него не остается в архиве никаких документов относительно данного нотариального действия.

Нотариус свидетельствует верность копий документов исходящих от юридических лиц, если они не противоречат действующему законодательству.