19. Основные правила совершения нотариальных действий

В соответствии со ст. 40 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальные действия могут совершаться в любой нотариальной конторе на всей территории РФ, за исключением случаев, когда место совершение нотариального действия определено законом (например, удостоверение сделок с недвижимостью, выдача свидетельств о праве на наследство и т.п.).

Нотариальные действия совершаются в помещении нотариальной конторы , но по ряду причин (болезни, инвалидности) могут быть совершены и вне ее. В таком случае об этом делается соответствующая запись с указанием места и адреса его совершения как в документе, оформленном нотариусом, так и в реестре для регистрации нотариальных действий.

В соответствии со ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате нотариус должен установить личность обратившегося к нему за совершением нотариального действия лица. Гражданина РФ – по общегражданскому внутреннему паспорту. Граждане РФ, постоянно проживающие за границей, предъявляют общегражданские загранпаспорта. Личность иностранцев устанавливается по национальному паспорту с отметкой о регистрации в отделах виз и регистраций. Военнослужащие предъявляют удостоверение личности или военный билет. Для детей – свидетельство о рождении или запись в паспорте родителей. Установление личности может производиться на основании другого документа (например, свидетельства о регистрации транспортного средства), исключающего любые сомнения относительно личности обратившегося за совершением нотариального действия лица.

В соответствии со ст. 43 Основ законодательства РФ о нотариате, при совершении большинства нотариальных действий (например, сделок) нотариус обязан проверить гражданскую дееспособность обратившихся к нему граждан. Прежде всего, он устанавливает возраст обратившихся к нему лиц. В обязанности нотариуса не входит установление дееспособности граждан с медицинской точки зрения. В случае же возникновения подозрения в психическом здоровье обратившегося лица, нотариус вправе отложить совершение нотариального действия и направить запрос в суд по месту жительств этого лица о том, было ли оно лишено дееспособности или ограничено в дееспособности.

Если в действиях участвует юридическое лицо, нотариус обязан проверить его правоспособность и полномочия представителя. Проверяя правоспособность юридического лица, нотариус в первую очередь проверяет учредительные документы, свидетельство о регистрации юридического лица, так как только с момента регистрации учредительных документов и получения свидетельства о регистрации юридическое лицо получает правоспособность. Кроме того, нотариус обязан проверить, соответствует ли целям деятельности юридического лица то нотариальное действие, совершить которое оно намеривается. Нотариус должен проверить и полномочия представителя юридического лица. Полномочия подтверждаются доверенностью, выданной на его имя от имени руководителя юридического лица, которому учредительными документами предоставлено право совершать сделки. Если же юридическое лицо представляет его руководитель, то ему достаточно предъявить, кроме учредительных документов, документ, подтверждающий его должностное положение: протокол общего собрания об избрании должностных лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, или приказ о их назначении. 

Установив личность и проверив дее- или правоспособность, нотариус, в соответствии со ст. 45 Основ законодательства РФ о нотариате, рассматривает существо действия и представленные ему документы. И только в случае их полного соответствия предъявляемым требованиям, нотариус совершает нотариальное действие.

Нотариус не принимает к производству документы, имеющие подчистки, какие бы то ни было приписки, зачёркнутые слова, любые другие не оговорённые исправления. Не принимаются документы, выполненные карандашом, не зависимо от их содержания, правильности оформления. Текст, предъявляемого для совершения нотариального действия документа должен иметь необходимые реквизиты, а именно: исходящий номер, если это предусмотрено для данного вида документов, дату, подпись с указанием должности и фамилии подписывающего лица. Если в документе есть надлежащим образом оговоренные поправки, документ не может рассматриваться как неверно оформленный.

Такие же строгие правила предъявляются и к документам, оформленным нотариусом. Текст нотариально оформленного документа должен быть написан ясно и чётко. Если число листов документа превышает один лист, то они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью нотариуса (указывается также количество листов). В тексте документа все числа и сроки, относящиеся к содержанию документа, должны быть хотя бы один раз обозначены словами. В отношении физических лиц – фамилии, имена и отчества, адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания указываются полностью, а также в большинстве случаев указывается дата рождения, документ, удостоверяющий личность и его реквизиты (при совершении нотариальных действий от имени иностранных граждан указывается также и гражданство). В отношении юридических лиц указывается полное наименование, индивидуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, дата и место государственной регистрации, номер регистрационного свидетельства, адрес фактического местонахождения.

Все свободные места на документах, в том числе и не законченные строки прочёркиваются. Это требование не распространяется на документы, оформляемые для действий за границей.

Если в тексте документа сделаны исправления, приписки или поправки, то они должны быть в обязательном порядке оговорены не только нотариусом, но и участниками сделки, а также в конце удостоверительной надписи подписью и печатью нотариуса. Если исправления внесены в документ, не подписываемый гражданами или представителями юридических лиц, достаточно оговорки нотариуса о внесённых в текст исправлениях за его подписью и печатью в конце удостоверительной надписи.

В соответствии со ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате, содержание нотариально удостоверяемой сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух участникам. Документы, оформляемые в нотариальном порядке, подписываются в присутствии нотариуса (если же они подписаны не в присутствии нотариуса, то подписавшие документ лица должны подтвердить этот факт).

Если гражданин, вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может лично расписаться, по его поручению, в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин с указанием причин, в силу которых документ не мог быть подписан собственноручно гражданином, обратившимся за совершением нотариального действия. В определённых законом случаях необходимо указать место жительства рукоприкладчика.

Если обратившийся для совершения нотариального действия глухой, немой или глухонемой гражданин неграмотен, то при совершении нотариального действия присутствует лицо, которое может объясниться с ним и удостоверить своей подписью, что содержание сделки, заявления или иного документа соответствует воле участвующего в ней неграмотного глухого, немого или глухонемого. Указанное лицо, как правило, представляет документ, подтверждающий, что оно имеет специальные познания по общению с данной категорией граждан. Личность данного лица устанавливается, а дееспособность проверяется в соответствии со статьями 42,43 Основ.