24. Форматирование и защита данных в Excel.

Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.

Назначение формата

1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).

2. Выберите команду "Формат"-"Ячейки" (Ctrl+1).

3. В появившемся окне диалога (подробно окно будет рассмотрено позже) введите нужные параметры форматирования.

4. Нажмите кнопку "Ок"

Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат.

Удаление формата

1. Выделите ячейку (диапазон ячеек).

2. Выберите команду "Правка"-"Очистить"-"Форматы".

3. Для удаления значений в ячейках надо выбрать команду "Все" подменю "Очистить".

Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

Форматирование с помощью панелей инструментов

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов "Форматирование". Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон ячеек и затем нажмите кнопку мышью. Для удаления формата надо нажать кнопку повторно.

Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку "Формат по образцу" панели "Форматирование".

Форматирование отдельных символов

Форматирование можно применять к отдельным символам текстового значения в ячейке так же, как и ко всей ячейке. Для этого выделите нужные символы и затем в меню "Формат" выберите команду "Ячейки". Установите нужные атрибуты и нажмите кнопку "Ок". Нажмите клавишу Enter, чтобы увидеть результаты своего труда.

Применение автоформата

Автоматические форматы Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

1. Введите нужные данные в таблицу.

2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.

3. В меню "Формат" выберите команду "Автоформат". При этом откроется окно диалога. 

4. В окне диалога «Автоформат» нажмите кнопку «Параметры», чтобы отобразить область «Изменить»

5. Выберите подходящий формат и нажмите кнопку «Ок»

6. Выделите ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и вы увидите результаты форматирования.

Защита листа необходима для исключения случайного или умышленного изменения или удаления данных (например, сложных формул или цепочек вычислений).

Для того чтобы защитить лист с данными, перейдите на вкладку Рецензирование, и в группе Изменения выберите команду Защитить лист.

В открывшемся окне Вы можете указать разрешенные действия для пользователя (например, разрешить выделение и копирование данных), а также задать пароль для снятия защиты листа.

Пароль необходим для защиты содержимого листа от намеренного искажения, поэтому если вы хотите защитить лист от случайных изменений, пароль лучше не указывать. Будьте внимательны! Не существует способа узнать установленный пароль, если Вы его забыли или утеряли.

Для снятия защиты листа воспользуйтесь командой Снять защиту листа в этой же группе Изменения.

Я защитил лист, но у меня там есть ячейки, в которые нужно вводить данные для расчетов. Мне нужно снимать защиту листа каждый раз для ввода данных?

Нет, достаточно перед установкой защиты листа указать диапазон, который не должен быть защищен. Для этого нужно выделить этот диапазон, перейти в окно настроек Формат ячеек, и на вкладке Защита убрать галочку с опции Защищаемая ячейка.

Это действие нужно повторить для каждого диапазона, который не должен быть защищен, а после этого включить защиту листа.

Я защитил лист для того, чтобы никто не видел мои формулы, но их всё равно видно в строке формул! Почему защита не работает?

Защита данных листа нацелена в первую очередь на ограничение доступа к данным. Но скрыть формулы тоже возможно. Для этого нужно выделить диапазон, содержащий формулы, которые нужно скрыть, вызвать диалоговое окно Формат ячеек, и на вкладке Защита установить галочку для опции Скрыть формулы. После этого установите защиту листа.

А можно скрыть формулы, но разрешить их редактирование?

Нет, операция запрета отображения формул в строке формул делает невозможным их редактирование.

Я защитил лист, но кто-то удалил его целиком! Что я сделал неправильно?

Защита данных листа распространяется только на данные, размещённые на этом листе. Все остальные элементы книги в этом случае остаются незащищенными.

Для защиты книги перейдите на вкладку Рецензирование, и в группе Изменения выберите команду Защитить книгу. В открывшемся меню выберите команду Защита структуры и окон.

В появившемся окне Защита структуры и окон вы можете включить защиту структуры и/или защиту окон, а так же установить пароль на снятие защиты книги.

Защита структуры книги позволяет запретить:

• Просмотр листов, которые были скрыты.

• Перемещение, удаление, скрытие или переименование листов.

• Вставку новых листов или листов диаграмм.

• Перемещение или копирование листов в другую книгу.

• Запись новых макросов, и ряд других функций.

Защита окон позволяет сохранить размер и положение окон книги при каждом её открытии, что очень удобно для систематической работы с книгами со сложной структурой окон.

А можно установить пароль на открытие книги?

Можно. Для этого необходимо выбрать команду Сохранить как в меню Office. Указав место сохранения и имя файла, нужно нажать кнопку Сервис в левом нижнем углу окна и в открывшемся меню выбрать команду Общие параметры

Откроется диалоговое окно Общие параметры, в котором Вы можете задать пароль для открытия файла, и пароль для внесения изменений в данные файла. После указания нужных паролей необходимо сохранить книгу, и изменения вступят в силу.

Кроме этого, Excel предлагает возможность шифрования содержимого файла. Установка пароля для открытия файла не изменяет структуры документа, поэтому с помощью специальных программных средств из файла могут быть извлечены данные в обход пароля, либо он может быть отключен. Шифрование данных позволяет установить максимальную защиту содержимого файла и доступа к нему.

Для шифрования файла необходимо в меню Office перейти в подменю Подготовить, в котором выбрать команду Зашифровать документ.

В открывшемся окне нужно ввести пароль и повторить его. После сохранения файла изменения вступят в силу.