2.4.3.3. Модель создания и развития механизма организации
При моделировании организационной системы следует учитывать основные принципы системного анализа и в первую очередь, принцип развития систем, их жизненный цикл.
Организационная система состоит из объективных и субъективных элементов, т.е. из механизмов и сознательных решений, формируемых человеком (элементов субъективной реальности, инициирующих, запуск, контроль и регулирование работы механизма).
Механизм организационной системы рождается и совершенствуется воображением человека, его мозгом. Речь идет о постоянном итеративном процессе : "человек" - "модель организационной системы" - "механизм организационной системы" - "человек". Каждая итерация изменяет свойства организационной системы и самого человека, являющегося частью созданной им организационной системы.
О необходимости непрерывного улучшения процессов в самых различных областях деятельности говорится в концепции "Plan-Do-Check-Act" (PDCA), предложенной В.Шухартом в 1939 г. В настоящее время данный цикл получил название "Цикл Шухарта – Деминга" в соответствии с именами его изобретателя В.Шухарта и пропагандиста метода Э. Деминга. Эффективность концепции В.Шухарта подтверждена международной практикой использования и закреплена в серии стандартов, посвященнойсистемам менеджмента качества ISO 900х:2000, ГОСТ Р ИСО 900х:2001.
При построении модели организационной системы следует определиться с первичностью действий "создание процесса" и "создание механизма".
В самом деле, новый процесс задает новые требования к характеристикам механизма. Одной из альтернатив желаемого механизма может явиться и существующий механизм. Существующий механизм может выполнять новый процесс, если будет разработана новая инструкция в рамках возможностей этого механизма.
В результате под действиями "создание процесса" и "создание механизма" будем подразумевать взаимную генерацию процесса и механизма в результате итерационной работы "архитектора-проектировщика".
На рис.2.2 представлена графическая модель создания и развития организационной системы. Последовательно рассмотрим ее основные составляющие при первоначальном создании и радикальном перепроектировании организационной системы.
1. "Архитекторы":
Процесс целеполагания с учетом внешнего давления,доступныхресурсов и свойств "архитекторов"
Рис.2.2. Графическая модель создания и развития организационной системы
Процесс целеполагания инициируется "архитекторами" системы или ее специальной подсистемой развития. Итог данного процесса представляет собой умозаключение о том, куда следует двигаться в стратегической перспективе. Зачастую данное умозаключение опирается на аналитические исследования специалистов в области свойств системы и среды. Процесс целеполагания осуществляется спонтанно или по определенному регламенту.
Определяющим моментом для конкурентоспособного существования системы является результат целеполагания функциональных областей. На этом этапе можно, структурировать деятельность организации, например, с позиций реинжиниринга бизнес-процессов (максимальная ориентация на клиентов, большой объем делегируемых полномочий командам процессов и т.д.). А также максимально учесть необходимый уровень управления фоновыми воздействиями на первичные процессы.
Определяются цели, метрики первичных управляемых процессов функциональных областей.
Для каждого первичного управляемого процесса определяется механизм его реализации.
Каждому первичному управляемому процессу ставится в соответствие управляющий процесс. То есть, формируются первичные функции управления.
Определяются механизмы управляющих процессов (блоки управления или люди). Управляющие процессы (функции) вменяются в обязанность штатным единицам нижнего уровня.
Для координации работы штатных единиц нижнего уровня формируются необходимые функции управления, которые вменяются в обязанность штатным единицам следующего более высокого уровня.
Определяются механизмы реализации данных функций.
В итоге растет пирамида функциональнойподчиненности сотрудников, состоящей из объектов и субъектов управления. Совокупность всех субъектов управления образуетсистему управленияорганизационной системы.
Здесь уместно напомнить, что один и тот же сотрудник может выполнять различные роли. Отметим также, что одна функция управления может быть распределена по времени исполнения и по трудоемкости между различными исполнителями.
Далее схема может оптимизироваться при делегировании полномочий с образованием горизонтальных связей (обеспеченных арбитражными процедурами) и специализации подразделений с образованием слабых связей.
При фактическом замещении штатных единиц конкретными работниками организационная структура может потребовать изменения ввиду несоответствия паспорта рабочего места штатной единицы и возможностей, личностных свойств конкретного человека.
Приведенная схема запускается в работу периодически и выполняется до конца даже в случае неизменности результатов предшествующих пунктов работы. Такой подход позволяет оперативно учитывать изменившиеся условия функционирования системы.
Улучшениесуществующих процессов не изменяет систему процессов, а предполагает изменение свойств конкретного процесса посредством модернизации соответствующих механизмов. Эта работа должна координироваться на уровне всей организационной системы.
Можно предположить, что целостность целенаправленной системы определяется качеством наделения и исполнения порученных субъектам управления функций.