1 / 41

41. Особенности формирования процессного подхода в транспортной организации;

В теории управления находят применение на практике три подхода к обоснованию и принятию управленческих решений. Упорядочение их по принципу взаимной встраиваемости описывает понятийный ряд: системный подход, процессный подход, ситуационный подход. Это означает, что инвариантный по значимости системный подход может быть реализован применением процессного подхода и адаптирован к условиям принятия управленческих решений через ситуационный подход. Принято считать, что действующие на уровне предприятия (организации) эти подходы отличаются по содержательным характеристикам объекта управления. При системном подходе объектом управления предстает организация и ее структурные подразделения; при процессном подходе — функции и (или) процессы; при ситуационном — конкретная ситуация как набор обстоятельств, с которыми сталкивается и должна считаться организация, пребывающая в состоянии текущей производственно-хозяйственной деятельности или развития. Ситуация формируется в комбинации внешних и внутренних условий хозяйствования, существенных для решения той или иной управленческой задачи. Решение воплощает или корректирует функции и (или) процессы, сохраняя системные свойства организации. Значит, процессный подход обладает определенной двойственностью: он может осуществляться в форме функционально-ориентированного и процессно-ориентированного управления, в том числе с элементами заимствования у функционально-ориентированного подхода. При этом в рамках процессно-ориентированного управления процесс рассматривается не как способ реализации функциональной деятельности, а как чисто функционально-ориентированное управление или способ осуществления предпринимательской функции. Он соотнесен с миссией организации, видением рыночного присутствия, целевыми ориентирами руководства организации, ее политикой и стратегией.

Интенсивное развитие рынка транспортных услуг доказывает приоритеты выбора форм и методов организации управления в пользу процессно-ориентированного подхода. Объектом управляющего воздействия выступает процесс как устойчивая совокупность взаимосвязанных видов функциональной деятельности, которые по определенной технологии и при использовании предусмотренных этой технологией ресурсов преобразуют входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Процессно-ориентированное управление аккумулирует функциональную деятельность с ее элементами, включая операции, действия (операционный менеджмент), а также управление ресурсами, включая материалы, персонал, оборудование (ресурсный менеджмент). Оно строится на основе организации сети взаимосвязанных бизнес-процессов c целью постоянного улучшения качества конечного продукта, снижения его стоимости и удовлетворения клиента.

Реализация процессного подхода предполагает формирование системы процессно-ориентированного управления, для осуществления которой может быть предложен следующий поэтапный алгоритм:

— первый этап — строится матрица «цикл управления — объекты управления» для формирования организационных структур и обоснования компетенций с позиции централизации-децентрализации функций управления. Критериями оценки служат равномерность структуризации и «вырожденные» ветви, что позволяет выделить бизнес-процессы;

— второй этап — определяется структура бизнес-процессов; создается сеть взаимосвязанных бизнес-процессов; осуществляется их регламентация; строится система показателей результативности процессов;

— третий этап — производится оценка эффективности управления на основе процессно-ориентированного подхода.

Применительно к транспортно-экспедиторской деятельности, носящей логистический, т.е. потоковый характер, процессно-ориентированный подход должен осуществляться в отношении логистических бизнес-процессов, входы и выходы которых представлены грузопотоками, а содержание формируется набором из состава видов функциональной деятельности — транспортной и экспедиторской компонент. Так, для экспедиторской компоненты на рассмотрение может быть представлен следующий состав:

— маршрутизация доставки грузов клиентам с наименьшими затратами времени, денег, в назначенное место и без потерь;

— координация (согласование) коллективных действий участников доставки для достижения поставленных клиентом целей — экономии времени, денег при доставке в точно названное место и время, без потерь. Координация позволяет согласовать деятельность многих организаций, отраслей или более крупных экономических систем, таких, например, как национальный транспортный рынок или международный транспортный рынок;

— распределение — самостоятельный технологический процесс, определяющий порядок выполнения операций по подготовке и доставке грузов, перемещению их потоков в пространстве и времени, а также возникающие по этому поводу отношения между участниками данного процесса. В контексте этой функции трактуется понятие экспедиционной услуги, которая подразумевает выполнение следующих видов работ;

— сопровождение товара в пути следования, предоставление клиенту связанных с доставкой информационных услуг и услуг по оборудованию транспортных средств или предоставлению специальных транспортных средств;

— оформление товаротранспортной документации, необходимой для обеспечения доставки грузов;

— организация выполнения комплекса операций с использованием собственной или клиентской производственной базы по сборке, разборке, сортировке, упаковке, погрузке, разгрузке, взвешиванию и прочим операциям с грузом;

— организация консолидации и разукрупнения партий грузов на собственных терминалах;

— содействие таможенной очистке товаров, фитосанитарному контролю и карантинным операциям;

— оформление коммерческих актов о недостаче, излишках, порче, повреждении товара;

— ведение от лица и за грузовладельцев и перевозчиков расчетов за доставку товара;

— координация и согласование действий участников транспортного процесса для обеспечения доставки груза с максимальной эффективностью для клиентов и перевозчиков.

По общим правилам цикл процессно-ориентированного управления предусматривает осуществление общих функций управления, включая планирование, организацию, мотивацию, контроль, регулирование. При этом в силу организационной специфики транспортно-экспедиторской деятельности управление ее логистическими бизнес-процессами требует введения координированного руководства относительно экономически обособленных, технически оснащенных и технологически взаимосвязанных территориальных и отраслевых систем управления грузопотоками. Следует ожидать, что при построении такой надсистемы управления важную роль получат вертикально и горизонтально интегририрующие транспортно-логистические центры. Они будут осуществлять функцию логистической координации, действуя на базе единой инфраструктуры с широким использованием телекоммуникационных сетей и современных информационных технологий. Работа этих центров должна быть подчинена решению транспортных задач клиентов, а алгоритмы решений отработаны на моделях бизнес-процессов.

Модели бизнес-процессов позволяют получить целостную картину всех взаимосвязанных между собой процессов транспортно-экспедиторской деятельности как внешних, так и внутренних. Для моделирования бизнес-процессов широко используются методы структурного анализа и проектирования. Информация, участвующая в управленческой составляющей деятельности, классифицируется как:

— ограничительная — сведения о том, что нельзя делать. Она содержится в законах, подзаконных актах, международных и отраслевых стандартах, а также в специальных внутренних положениях и документах предприятия, технических требованиях, регламентах;

— предписывающая (управляющая) — сведения об условиях и правилах преобразования потока на входе в поток на выходе. Она содержится в технологических инструкциях, руководствах, документах, определяющих «настройки» и характеристики;

— описательная — сведения об атрибутах деятельности, содержащиеся в технических и иных описаниях, реквизитах и других документах.

В процессе моделирования бизнес-процесс, будучи сложно устроенным объектом управления, объединяющим многие виды функциональной деятельности, дезагрегируется на операции и действия. Действие как предельный элемент состава деятельности характеризуется:

— ресурсами, которые необходимы для его выполнения и определяют стоимость;

— рабочей нагрузкой на действие, которая определяет его производительность;

— дефектами выполнения действия, которые определяют его качество;

— уровнем нанесения возможного ущерба, который определяет его риски.

Ставка на моделирование бизнес-процессов в логистической системе транспортно-экспедиторской деятельности позволяет создать так называемое «табло управления» грузопотоком. Его использование позволяет получить широкий спектр управленческой информации: об издержках, потребляемых ресурсах, обеспеченности работниками и оборудованием и т.д. Оценке могут быть подвергнуты также трудоемкость выполнения действий в рамках бизнес-процессов, трудозатраты персонала, энергозатраты оборудования, а также себестоимость продуктов (услуг), стоимость бизнес-процессов, оценка потребных ресурсов в расчете на планируемый объем работ.

В основу организации процессно-ориентированного управления транспортно-экспедиторской деятельностью может быть положен информационный процесс, ориентирующий на создание конкурентной стоимости транспортных и транспортно-экспедиционных услуг. Это дает основание связывать перспективы развития логистической системы процессно-ориентированного управления с созданием транспортной информационно-логистической системы интегрированного типа.

Оценивая процессный подход к управлению транспортно-экспедиторской деятельностью, можно констатировать, что ключевым условием системного объединения бизнеса является создание совместного информационного ресурса, дополнением которому должно служить формирование системной инфраструктуры.

К числу типичных объектов транспортно-логистической инфраструктуры можно отнести: производственные предприятия, склады, погрузочно-разгрузочные терминалы, перегрузочные центры, узловые станции, порты и т.д. Определение необходимого количества объектов каждого типа, их географического местоположения и предпринимательских функций является непременным условием обеспечения целостности бизнес-процессов. В особых случаях ведение транспортных операций на таких предприятиях может быть передано логистическим посредникам, которые оказывают соответствующие услуги на принципах аутсорсинга. Вне зависимости от того, кто реально выполняет работу, все инфраструктурные подразделения должны рассматриваться как продуценты транспортной информационно-логистической системы.

По априорным оценкам построение бизнес-процессов для всех составляющих транспортной информационно-логистической системы позволяет достичь преимуществ, связанных с разделением бизнес-рисков, повышением качества и снижением затрат на транспортное обслуживание грузопотоков.