4 курс 2 сем / АРХ-ИС 2 сем / Лек1.АИС2

Лекция 1. Основы управления информационными системами

Задача управления информационными системами определяется как систематизированная структура взаимоотношений и процессов выбора вектора развития организации и методов управления в сфере информационных и смежных технологий.

Управление информационными системами структурно связывает информационные процессы, необходимые ресурсы и информацию, инициируя выработку стратегий организации и достижение целей.

Одной из наиболее распространенных проблем большинства организаций является «зоопарк» информационных систем. Вначале использование множества различных информационных систем, иногда дублирующих друг друга, не кажется проблемой. Однако по мере роста организации «зоопарк» пополняется, и в какой-то момент при попытке внести изменения в бизнес-процесс, затрагивающий множество подразделений и ведомств, приходится изменять большое число существующих информационных систем, что не всегда возможно или требует серьезных ресурсов.

Не менее острой является проблема «лоскутной» автоматизации. Если автоматизацию организации вести на основании функционального подхода к управлению, что в большинстве случаев и происходит, то в организации возникают функциональные «островки» автоматизации, которые не связаны между собой. При проведении аудита проекта внедрения информационной системы часто можно видеть, что при большом проценте автоматизированных функций сквозная автоматизация бизнес-процесса отсутствует.

Это приводит к тому, что при переходе потока работ от одного подразделения к другому меняются носители, форматы и состав информации. Примером этого может быть печать документа из одной системы и передача его в бумажной форме в другое подразделение, где этот документ опять переводят в цифровую форму и заносят в свою «локальную» информационную систему, что сильно снижает эффективность автоматизации.

Еще одной проблемой для множества организаций является отсутствие качественного документирования существующих решений в области ИТ. Собственные разработки или внедренные информационные системы должны быть документированы на должном уровне, иначе организация в определенный момент столкнется с «черным ящиком», работа которого непонятна никому.

На практике существует множество случаев, когда организации из-за некачественного документирования внедренной информационной системы, то есть невозможности ее качественной поддержки и внесения в нее изменений, через некоторое время отказывались от ее использования и начинали внедрение нового решения.

В то же время основной проблемой при автоматизации бизнеспроцессов является разрыв между существующими бизнес-процессами и средствами их автоматизации. Очень часто приходится сталкиваться неудовлетворенностью пользователей внедренной информационной системой. В большинстве случаев причиной этого является неудобство использования, недостаток существующей функциональности и сложность внесения изменений.

Если обобщить все эти факторы, можно увидеть, что существующие бизнес-процессы и внедренное ИТ-решение часто не соответствуют друг другу. При этом, если не предпринимать специальных мероприятий, «разрыв» между ними будет только увеличиваться, пока не произойдет отказ организации от использования информационной системы.

Согласование требований существующих бизнес-процессов и ключевых пользователей с внедряемым функционалом информационной системы должно начинаться еще на этапе выбора информационной системы и продолжаться непрерывно до конца ее эксплуатации. Все упомянутые проблемы еще более усугубляются при необходимости организации межведомственного взаимодействия разнородных информационных систем. Растущая зависимость бизнес-процессов от качества и надежности поддерживающих их информационных систем требует системного подхода к их автоматизации в тесной увязке с решением вопросов построения как ИТ-архитектуры, так и архитектуры бизнеса в целом.

Все больше и больше руководители понимают, какое существенное влияние может иметь информация на успех деятельности организации. Руководству необходимо понимать принципы работы информационных технологий, а также вероятность их положительного влияния на достижение целей организации. В частности, высшему руководству необходимо знать, управляет ли организация информацией должным образом, а именно: − успешно для достижения целей организации; − достаточно гибко для обучения и подстройки под текущие и будущие нужды; − разумно избегая риски, которым подвергается; − должным образом распознавая возможности и действуя согласно им. Особое значение эти факторы приобретают для органов государственной власти и местного самоуправления при решении задач внедрения электронного правительства.

1. Основные определения .

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах, закономерностях), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.).

Наиболее важным для нас в этом пространном определении является то, что информация (в отличие от данных, сведений и др.) должна быть полезной ее потребителю за счет уменьшения имеющейся у него неполноты знаний об объекте управления вплоть до уровня, позволяющего принимать обоснованные управленческие решения или осуществлять оперативную деятельность.

Информационные технологии (ИТ) (или Информационнокоммуникационные технологии – ИКТ) – приемы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования данных .

В более общем понимании – это широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, а также создания данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

Информационная система в таком контексте должна рассматриваться как среда, обеспечивающая целенаправленную деятельность организации. Т.е. она представляет собой совокупность таких компонентов как информация, процедуры, персонал, аппаратное и программное обеспечение, объединенных регулируемыми взаимоотношениями для формирования организации как единого целого и обеспечения её целенаправленной деятельности .

Рис. 1. Основные компоненты информационной системы

Следствием принятия такого определения является тот вывод, что эффективность информационной системы может быть оценена только в терминах ее вклада в достижение организацией ее целей.