4.2 Документация

Руководству организации следует определить документацию, включая соответствующие записи, необходимую для создания, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и для поддержки результативного и эффективного функционирования процессов в организации.

Содержание и объем документации должны соответствовать требованиям контракта, законодательным и нормативным требованиям, а также потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон и быть приемлемыми для организации. Документация может быть в любой форме и на любом носителе, соответствующими потребностям организации.

Для того, чтобы обеспечить наличие документации, необходимой для того, чтобы удовлетворить потребности и ожидания заинтересованных сторон, руководству следует рассмотреть

• контрактные требования со стороны потребителя и других заинтересованных сторон;

• соответствие международным, национальным, региональным и отраслевым стандартам;

• соответствующие законодательные и нормативные требования;

• решения самой организации;

• источники внешней информации, подходящие для повышения уровня компетентности сотрудников, и

• информацию относительно потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.

Создание, применение и управление документацией следует оценивать с точки зрения результативности и эффективности организации на основании таких критериев, как

• функциональные возможности (например, скорость операций);

• удобство для пользователя;

• ресурсные потребности;

• политики и цели;

• текущие и будущие требования к знаниям в области менеджмента;

• сравнение с другими системами документации (бенчмаркинг) и

• средства связи (методы взаимодействия), применяемые потребителями, поставщиками и другими заинтересованными сторонами.

Следует обеспечить уверенность в доступности документации для сотрудников организации и других заинтересованных сторон, основанную на коммуникационной политике организации.

ИСО 9001:2000. Системы менеджмента качества - Требования

4.2 Требования к документации

4.2.1 Общие положения

Документация системы менеджмента качества должна включать:

1. документально оформленные заявления о политике в области качества и целях в области качества,

2. руководство по качеству,

3. документированные процедуры, требуемые настоящим международным стандартом,

4. документы, необходимые организации для обеспечения уверенности в эффективном планировании, реализации и управлении ее процессами, а также

5. записи, требуемые настоящим международным стандартом.

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Когда в тексте данного международного стандарта встречается термин «документированная процедура», это означает, что процедура разработана, документирована, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

ПРИМЕЧАНИЕ 2. Объем документации системы менеджмента качества может изменяться от одной организации к другой в зависимости от

1. размеров организации и видов деятельности,

2. сложности процессов и взаимосвязей между ними, а также

3. компетентности персонала.

ПРИМЕЧАНИЕ 3. Документация может быть на носителе любой формы или типа.