3.5.3. Механизмы организационной культуры

Любая культура, в том числе и организационная, реализуется через какие-то механизмы. В принципе механизмов реализации может быть множество, но среди них можно выделить важнейшие:

• Лидерство. Именно лидеры устанавливают основные нормы и правила поведения в организации. Способность лидера оценивать, контролировать и поддерживать окружающих людей, намеренное влияние на их трудовые роли, обучение и тренировки, критерии вознаграждения и продвижения по службе – это всё реальные механизмы формирования и поддержания организационной культуры.

• Отбор и социализация. При отборе персонала должен соблюдаться принцип совместимости новых сотрудников с организационной культурой и традициями предприятия. На практике для этого используются различные методы: тестирование, собеседование, пробное обучение и т.п. Но как бы не был эффективен подбор и отбор персонала, новые сотрудники всегда должны проходить адаптацию к организационной культуре предприятия. Эти вопросы решает социализация (буквально превращение человека в члена социума). Обычно она проходит в три этапа. На предварительном этапе работник знакомится с организацией и со своим рабочим местом ещё до поступления на работу. На втором этапе он сравнивает свои ожидания с новой реальностью и принимает окончательное решение о месте своей работы. На третьем этапе происходит собственно адаптация, то есть согласование своих интересов и ожиданий с новой реальностью.

• Обучение персонала – важнейший механизм организационной культуры, так как с его помощью работники воспринимают и осваивают политику и идеологию организации, систему её приоритетов, защиты ценностей и мотивации, адаптации и интеграции. Обучение может быть непрерывным или периодическим. Однако в любом случае оно должно быть достаточным, чтобы работники знали не только свои непосредственные обязанности, но и сферу своей деятельности в целом, что позволит им творчески решать свои задачи.

• Организационные структуры (см. раздел 2.4). С их помощью поддерживаются отношения внутри организации и отношения организации с внешней средой. Как правило, организационные структуры в большой степени являются продуктом организационной культуры, но и организационная культура также зависит от организационной структуры.

• Оформление физической среды, то есть здания, обстановка, обустройство рабочих мест и мест отдыха и многие другие материальные факторы, являясь элементами организационной культуры, в большой степени определяют поведение работников в организации.

4. Современные информационные технологии

организационной культуры

Одно из важнейших направлений приложения информационных технологий на настоящем этапе – это организационная культура. Уровень использования информационных технологий и ресурсов является важнейшим признаком развития как самой организации, так и её организационной культуры. А овладение конкретным специалистом информационными технологиями и доступом к информационным ресурсам является мерой его ценности для организации и включённости в организационную культуру.

Информационные технологии представляют собой готовый к употреблению научно-технический продукт, полученный в результате совместного творчества математиков, программистов, экономистов, управленцев и других специалистов, то есть представителей разных организационных культур, Причём продукт этот обладает очень высокой степенью универсальности, благодаря чему через него идёт взаимопроникновение и взаимообогащение разных организационных культур. По мере развития современного общества, которое социологи определяют как постиндустриальное, эти процессы только усиливаются, соответственно превращая общество в информационное. Подобное превращение потребует серьёзных структурных изменений как в обществе в целом, так и в его отдельных организациях.

Пока футурологи пытаются предсказать каким будет информационное общество, ниже обозначены несколько основных направлений, по которым идёт внедрение информационных технологий в организационную культуру.

Прежде всего, определим, что информационные технологии – это систематизированная совокупность методов, средств и действий по работе с информацией. Перечень действий по работе с информацией может быть достаточно большим: поиск, сбор, обработка, преобразование, хранение, отображение, представление, передача и т.д. Следует отметить, что последние четыре десятилетия, словосочетание информационные технологии чаще всего употреблялись вместе со словом новые или современные – аббревиатуры НИТ или СИТ (Новые или Современные Информационные Технологии). В первую очередь это связано с автоматизацией процесса получения, обработки, хранения и передачи информации с помощью компьютеров и средств телекоммуникации. В литературе встречается также аббревиатура КИТ (Компьютерная Информационная Технология).

Одними из важнейших являются методы, программы и технические устройства для обработки текста – так называемые текстовые процессоры (редакторы) и настольные издательские системы, которые позволяют осуществлять всевозможные операции с текстами в электронном виде, а для автоматизации ввода информации и перевода её в электронный вид используются системы сканирования и распознавания символов, а также системы речевого ввода текста. Их основные функции – ввод и представление текстовой информации, ее хранение, просмотр и печать. Примером наиболее известного текстового процессора являются MS Word из пакета программ MS Office.

Потребность создания рисунков, схем, графиков, диаграмм и другой графической продукции привела к созданию графических процессоров. Это специфические программные средства, позволяющие создавать и преобразовывать графические изображения. Информационные технологии коммерческой графики обеспечивают графическое отображение информации из табличных процессоров, баз данных или отдельных графических файлов в виде диаграмм, графиков, гистограмм. Информационные технологии иллюстративной графики предоставляют возможность создания иллюстраций для различных документов. Информационные технологии научной графики обслуживают задачи картографии, представления научных расчетов. Особенно эффективно применение графических процессоров для подготовки в режиме «on line», то есть немедленно, моментально графического изображения различных производственных, финансовых, коммерческих, социальных и иных процессов. Это позволяет руководителям, также в режиме «on line» принимать управленческие решения, предотвращая значительные потери разнообразных ресурсов.

Важнейшую роль в современных информационных процессах играет группа информационных технологий обработки данных. Большую часть общественного документооборота составляют документы табличного вида. Комплексы программных средств, реализующих создание, хранение, редактирование, обработку и печать электронных таблиц называют табличными процессорами. Табличный процессор позволяет решать такие задачи, как бюджетные и статистические расчеты, прогнозирование в различных областях, создание баз данных с удобными средствами работы в них. Пример наиболее известного табличного процессора – MS Excel из пакета программ MS Office.

Системы управления базами данных (СУБД) предназначены для автоматизации процедур создания, хранения, обработки и извлечения электронных данных. Основные функции СУБД – создание, структурирование, организация извлечения данных различного назначения и формата. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские, программные комплексы реализованы с использованием инструментальных средств СУБД. Пример СУБД – MS Access из пакета программ MS Office.

Следующее направление в прикладных пакетах программ связано с подготовкой специальных слайдов, демонстрируемых на мониторе компьютера для сопровождения всевозможных выступлений. Для подобных целей разработаны системы подготовки презентаций, примером может служить MS PowerPoint, также из пакета программ MS Office.

Системы статистической обработки позволяют осуществить статистические расчеты в различных областях: социологии, экономике, экологии, производстве и т.д. Пример – пакет SPSS.

Финансовые и производственные программы, реализующие расчеты, связанные с финансовой и производственной деятельностью и бухгалтерским учетом. Примерами могут быть программы «Производство», «Склад», «Магазин», «Транспорт», «Бухгалтерия», «Банк» и др. из пакета прикладных программ «1С».

Гипертекстовые технологии – это способы преобразования текста из линейной формы в иерархическую форму. Использование гипертекстовой технологии (по сравнению с представлением информации в обычной книге) позволяет кардинально изменить способ просмотра и способ восприятия информации. Так, читая текст в книге, человек просматривает его последовательно, страница за страницей. И если в процессе чтения, он встретил термин, значение которого объяснялось раньше, то в этом случае ему придется листать страницы книги в обратном порядке до тех пор, пока не найдем нужное определение непонятного термина. Использование же гипертекстовой технологии позволяет значительно упростить работу с текстом и найти нужное определение за считанные секунды. В настоящее время гипертекстовая технология широко используется для построения подсистем помощи пользователям при работе с диалоговыми компьютерными программами, а также для построения различных справочников, энциклопедий.

Диалоговые программы. Суть этой технологии состоит в том, специальная программа при обращении к ней человека задаёт ему встречный вопрос. Получив ответ (как правило «да» или «нет»), программа анализирует ситуацию и либо предлагает окончательный ответ, либо предлагает опять что-то уточнить в диалоговом режиме, после чего предлагает окончательный ответ. Такие циклы «вопрос – ответ» могут повторяться многократно, приводя в итоге обратившегося человека к какому-либо рациональному ответу. Диалоговые технологии позволяют человеку слабо знакомому с конкретной сферой деятельности быстро получить нужный ответ.

Важное место в процессе интеграции информационных технологий занимают сетевые информационные технологии. Они представляют собой объединение технологии сбора, хранения, передачи и обработки информации на компьютере с техникой связи и телекоммуникаций. С появлением персональных компьютеров возникли локальные сети, которые позволили повысить эффективность применения вычислительной техники, улучшить качество обработки информации. Они позволили поднять на качественно новую ступень управление производственным процессом, создать новые информационные и коммуникационные технологии. Объединение локальных вычислительных сетей и глобальных сетей открыло доступ к мировым информационным ресурсам. Одной из самых популярных и перспективных сетевых технологий является WWW-технология, которая представляет собой распределенную систему гипермедийных документов, отличительной особенностью которых, кроме привлекательного внешнего вида, является возможность организации перекрестных ссылок друг на друга. Это означает присутствие в текущем документе ссылки, реализующей переход на любой документ WWW (World Wide Web, всемирная паутина), который физически может быть размещен на другом компьютере сети. Используя специальную программу просмотра документов WWW (браузер), пользователь сети может быстро перемещаться по ссылкам от одного документа к другому, путешествуя по пространству всемирной паутины.

Наиболее распространенной коммуникационной технологией в компьютерных сетях стала электронная почта – технология компьютерного способа пересылки и обработки информационных сообщений, обеспечивающая оперативную связь между людьми. Электронная почта (E-mail) – система для хранения и пересылки сообщений между людьми, имеющими доступ к компьютерной сети. Посредством электронной почты можно передавать по компьютерным сетям любую информацию (текстовые документов, изображения, цифровые данные, звукозаписи и т.д.). Она выполняет такие функции, как редактирование документов перед передачей; их хранение; пересылка корреспонденции; проверка и исправление ошибок, возникающих при передаче; выдача подтверждения о получении корреспонденции адресатом; получение и хранение информации; просмотр полученной корреспонденции.

Одной из сетевых технологий обмена информацией между людьми, объединенными общими интересами, является телеконференция. Телеконференция – сетевой форум, организованный для ведения дискуссии и обмена новостями по определенной тематике. Телеконференция позволяют публиковать сообщения по интересам на специальных компьютерах в сети. Сообщения можно читать, подключившись к компьютеру и выбрав тему для себя. Далее, по желанию, вы можете ответить автору статьи или послать собственное сообщение. Таким образом, организовывается сетевая дискуссия, носящая новостной характер. Наличие аудио и видеооборудования (микрофон, цифровая видеокамера и др.), подключенного к компьютеру, позволяет организовать компьютерные аудио и видеоконференции.

Одной из важнейших сетевых технологий является распределенная обработка данных. Персональные компьютеры стоят на рабочих местах, т.е. на местах возникновения и использования информации. Если они соединены каналами связи, то это дает возможность распределить их ресурсы по отдельным функциональным сферам деятельности и изменить технологию обработки данных в направлении децентрализации. Преимущества распределенной обработки данных: большое число взаимодействующих между собой пользователей, выполняющих функции сбора, регистрации, хранения, передачи и выдачи информации; снятие пиковых нагрузок с централизованной базы путем распределения обработки и хранения локальных баз данных на разных компьютерах; обеспечение доступа информационного работника к вычислительным ресурсам компьютерной сети; обеспечение обмена данными между удаленными пользователями. В наиболее сложных системах осуществляется подключение к различным информационным службам и системам общего назначения (службам новостей, национальным и глобальным информационно-поисковым системам, базам данных и банкам знаний и т.д.).

Чрезвычайно важной технологией, реализованной в компьютерных сетях, является технология автоматизированного поиска информации. Используя специализированные средства – информационно-поисковые системы, можно в кратчайшие сроки найти интересующие вас сведения в мировых информационных источниках.