3.3.4. Принципы рационализации
Рационализация как процесс должна привести организацию к новому состоянию. Новое состояние лучше всего характеризуется новыми результатами, которые чаще всего определяются по следующим направлениям:
удовлетворённость потребителей продукцией;
психологический климат;
себестоимость продукции;
отношение к инновациям;
эффективность управления;
социальная ответственность.
Чтобы добиться высокой результативности необходимо придерживаться ряда принципов, которые предлагается называть принципами рационализации [6]. Они излагаются ниже:
Принцип действенности. Он проявляет себя через три объективных критерия:
качество, которое определяется как степень соответствия продукции стандартам и условиям, выставленным заказчиком;
количество, то есть соответствие количества единиц продукции условиям, выставленным заказчиком;
своевременность, то есть соответствие сроков поставки продукции нужного количества и качества в соответствии с условиями, выставленными заказчиком.
Если все три критерия выполняются, то можно говорить о рациональной работе организации.
Принцип экономичности. Проявляет себя через отношение ресурсов, подлежащих потреблению, к фактически потреблённым ресурсам. Если это отношение больше единицы, то можно говорить о рациональной работе организации.
Принцип прибыльности. Проявляет себя через отношение доходов к издержкам. Для каждого вида организаций это отношение имеет свой интервал значений. Если это отношение укладывается в соответствующий интервал, то можно говорить о рациональной работе организации.
Принцип качества жизни и деятельности в организации. Этот принцип проявляет себя через субъективные показатели жизни и деятельности работников организации, которые обычно определяются с помощью социологических исследований. Высокое качество жизни и деятельности свидетельствует о рациональной работе организации.
Инновационный принцип проявляется через способность организации реагировать на возникающие внутренние и внешние нововведения в различных сферах (технической, экономической, социальной и др.). Показатели, характеризующие нововведения являются достаточно многочисленными и субъективными. Как правило, их рациональные значения для каждой организации подбираются индивидуально исходя из опыта функционирования.
3.4. Коммуникации в организации
Понятие коммуникации и коммуникационного
процесса
Для эффективного ведения деятельности в любой организации большое значение имеет всё, что связано со сбором, обработкой, хранением, передачей и распределением информации. Все перечисленные процессы являются составляющими элементами одного общего коммуникационного процесса в организации. Соответственно коммуникация означает просто обмен информацией.
Таким образом, организационные коммуникации (коммуникационный процесс в организации) служат для сбора и передачи разнообразных сведений устного, письменного, визуального и иного характера между отдельными членами организации, её подразделениями, самой организации с внешней средой и т.п. Конечная цель организационных коммуникаций – это обеспечение всех элементов организации нужными сведениями в нужном объёме в нужный момент времени и из достоверных источников. Именно коммуникации обеспечивают реализацию основных функций менеджмента в организации: целеполагание, прогнозирование и планирование, организовывание и координация, разработка и принятие управленческих решений, мотивация и стимулирование персонала, контроль и учёт.
Технически в организациях различают следующие виды коммуникаций:
по горизонтали – это обмен информацией между субъектами одного уровня подчинённости (между начальниками цехов, отделов одного завода, между рабочими одной бригады и т.п.); они носят характер договорённостей и согласований;
по вертикали вниз – это движение распорядительной информации с верхних уровней управления на нижние (от директора или главного инженера к начальникам цехов и отделов, от бригадира к членам бригады и т.п.);
по вертикали вверх – это движение ознакомительной, справочной, ситуационной, учётной, расчётной, аналитической и планирующей информации с нижних уровней на верхние (от членов бригады к бригадиру, от бригадира к начальнику участка, от начальников участков к начальнику цеха, от начальников цехов к директору завода, от директора завода в министерство, надзорные органы, в органы статистики);
с внешней средой – это обмен информацией между организацией и внешней средой (поставщиками ресурсов и услуг, покупателями, посредниками, конкурентами, государственными и муниципальными органами, средствами массовой информации и т.п.);
неформальные – это неофициальный обмен информацией в организации, как правило, между физическими лицами; характеризуется недостоверностью, несерьёзностью передаваемой информации и отражает общий фон информированности людей о каких-то событиях – чем меньше официальной и формальной информации, тем выше степень её замещения неформальной.
Коммуникации в организации можно рассматривать, используя разные подходы:
коммуникация как явление (статический подход) представляет собой установленные нормы (правила, положения, инструкции, закономерности, традиции и т.п.) отношений между людьми в организации при выполнении закреплённых за ними функций, процедур, операций, а также систему материальных носителей (бумажные, электронные), через которые эти отношения реализуются; в этом случае коммуникация представляет собой обязательный обмен информацией между людьми в соответствии с упомянутыми нормами;
коммуникация как процесс (динамический подход) представляет собой фактический обмен информацией между людьми в организации, а также между работниками данной организации и внешней средой (поставщики, покупатели, посредники, конкуренты, контактные аудитории, надзорные органы и т.п.); в этом случае коммуникация часто носит творческий, креативный характер.
Классическая схема коммуникации в организации изображена на рис.3.4.1. Всегда существует отправитель, который посылает информацию
Рис. 3.4.1. Классическая схема коммуникации в организации
получателю в виде конкретного сообщения (устного, письменного, визуального). Перед посылкой или в процессе посылки отправитель кодирует сообщение с помощью каких-либо технических средств, то есть переводит в форму удобную для доставки имеющимися средствами связи (письменное изложение сообщения, превращение его в механические колебания или электромагнитные волны). Сообщение приходит по каналу связи (почта, звуковой канал, электрические провода) к получателю. Но перед получением сообщение декодируется, то есть переводится в форму, удобную для получателя. Получив сообщение, получатель реагирует на него своими действиями. По системе обратной связи реакция доходит до отправителя.
Любая информация на всех этапах перемещения от отправителя к получателю подвергается воздействию различных помех или искажений, которые являются следствием утраты каких-либо её частей и / или появления несанкционированных дополнений (шумов). В связи с этим различают:
искажения, связанные с содержанием сообщения:
- языковые вербальные (неточность речи и отдельных терминов);
- языковые невербальные (неточность мимики, жестов и поз);
- логические (нарушение логики сообщения);
- восприятия (разные культуры, разные шкалы оценок и системы
понятий);
искажения, связанные с формой сообщения:
- сложность формы (перегруженность специальными терминами,
причастными и деепричастными оборотами и т.п.);
- непривычность, нетрадиционность формы (буквальный,
неадаптированный перевод с иностранного языка и др.);
- несоответствие формы содержанию;
- неоправданное посредничество в передаче и интерпретации
сообщений («испорченный телефон»);
искажения, связанные с каналами связи:
- низкая оперативность (канал медленно перестраивается с одного
сообщения на другое);
- малая пропускная способность канала;
- несоответствие канала передачи передаваемому сообщению;
искажения, связанные с организацией сообщения:
- низкое качество обратной связи или её отсутствие;
- недопустимое запаздывание сообщения;
- неудачный подбор партнёров по коммуникации;
- неудачный выбор времени и обстановки для процесса
коммуникации.
Могут быть и другие искажения информации, приводящие в организации к дезорганизации и потерям ресурсов.