1.4. Первинні документи, регістри

синтетичного та аналітичного обліку

Початковою точкою ефективного облікового механізму в банку є первинний облік, що базується на документуванні банківських операцій. Отже, первинні документи – це підстава для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками;.

Первинні документи класифікують за такими ознаками:

• за місцем складання; зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків) та внутрішні (оформлені в банку);

• за змістом: касові та меморіальні.

Меморіальні призначені для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій.

До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків належать: меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки.

Меморіальними ордерами оформляються також операції, які відображаються за позабалансовими рахунками.

Касовими документами, які поділяються на прибуткові і видаткові, оформляються операції з готівкою. Заповнюються касові документи відповідно до вимог Національного банку з організації касової роботи в банках України.

З огляду на те, що записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі первинних документів, у них зазначаються кореспондуючі рахунки за дебетом та кредитом, вказується сума операції, дата її виконання. Кожен первинний документ в обов’язковому порядку підписується відповідальним виконавцем. Якщо операція підлягає додатковому контролю, то проставляється підпис контролера. Якщо ж операція виконувалась за відповідним розпорядженням, то на первинному документі повинен бути підпис уповноваженої особи.

Важливою умовою оформлення первинних документів є заповнення всіх передбачених реквізитів.

Інформація, наведена у первинних документах систематизується у регістрах синтетичного та аналітичного обліку, до яких належать:

• особові рахунки та виписки з них;

• аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

• книги реєстрації відкритих рахунків;

• оборотно-сальдовий баланс.

Основним регістром аналітичного обліку, що вміщує записи про операції, здійснені протягом операційного дня, є особові рахунки, форму яких кожен банк затверджує самостійно з огляду на можливості програмного забезпечення. Записи у регістрах аналітичного обліку проводяться тільки на підставі відповідного санкціонованого первинного документа (паперового або електронного). До кожного особового рахунку складаються виписки, які призначені для видачі або відсилання клієнту і підтверджують виконані за день операції.

Як і до особових рахунків, до аналітичних рахунків з обліку внутрішньобанківських операцій також формуються виписки, які роздруковуються на паперових носіях за потреби. Періодичність визначається внутрішніми положеннями банку.

В книзі реєстрації відкритих рахунків накопичується інформація про номери аналітичних рахунків в порядку їх відкриття. Зміни в рахунках, проведені по книзі протягом минулого місяця, роздруковуються на паперових носіях, обов’язково станом на перше число звітного місяця. Порядок відкриття (закриття) та режим рахунків визначаються нормативно-правовими актами Національного банку. Водночас банк самостійно визначає порядок відкриття (закриття) внутрішньобанківських рахунків, призначених для накопичення інформації з обліку нарахованих доходів і витрат, отримання кредитів, розміщених депозитів, розподілу прибутку. Перелічені операції класифікуються як внутрішньобанківські.

Оборотно-сальдовий баланс як основний регістр синтетичного обліку роздруковується щоденно на паперових носіях. В Положенні про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банках України (затверджене постановою Правління НБУ від 30.12.1998 за №566) описано вимоги до порядку формування оборотно-сальдового балансу.

Ведення регістрів синтетичного і аналітичного обліку підпадає під процедури внутрішнього банківського контролю (адміністративного і бухгалтерського). Адміністративний контроль стосується налагодження безпосередньо контрольного процесу у банку. Заходи внутрішнього бухгалтерського контролю спрямовуються на процес обліку кожної банківської операції з тим, щоб забезпечити:

• обліковування кожної операції відповідно до вимог законодавства України;

• відображення змісту операції у балансі банку у тому періоді, протягом якого вони були здійснені.

Письмовим підтвердженням повного і своєчасного здійснення операції є записи в облікових регістрах, проведені на основі первинних документів.

Правильно організована система бухгалтерського обліку в банках забезпечує:

• накопичення докладної інформації про операцію;

• визначення її вартості та часу проведення;

• перевіряння правильності відображення інформації;

• арифметичну точність записів;

• підбиття підсумків та узгодженість бухгалтерських записів;

• повідомлення про помилки і розбіжності.

Важливим елементом внутрішнього бухгалтерського контролю є вивіряння (порівняння) записів в облікових регістрах з первинними документами. За виявлення розбіжності, записи в регістрах бухгалтерського обліку приводяться у відповідність до первинних документів. За результатами вивіряння банк визначає характер і суми розбіжностей, аналізує вивірені записи і перевіряє їх обґрунтування.