Образец-схема делового письма

Адресант:

1. Логотип организации.

2. Наименование организации, ее реквизиты (адрес, телефон, факс).

Адресат:

1. Название организации.

2. ФИО должностного лица

3. Обращение к адресату.

4. Текст письма.

5. Формула вежливости.

6. Подпись.

7. Дата.

Языковые конструкции деловых писем

Заголовок к тексту

О + сущ. в Предл. п. – О поставке компьютерной техники

По вопросу о + сущ. в Предл. п. – По вопросу о поставке компьютерной техники

Касательно: сущ. в Родит. П. – Касательно: заказа на поставку …

Выражения, подтверждающие получение документа, товаров и т.п.

Мы получили Ваше письмо от …/ Ваше письмо от .. получено нами

Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили Ваше письмо от ..

(Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение …

Выражение благодарности

(Заранее) Благодарим Вас за … / за Ваше письмо, внимание, содействие, своевременный ответ, отклик, помощь, участие

Мы были бы Вам очень признательны (благодарны), если бы Вы / прислали нам Ваш прейскурант…

Выражения, объясняющие мотивы

В порядке оказания технической помощи …

В связи с тяжелым положением …

В связи с проведением совместных работ …

В соответствии с письмом заказчика …

В целях усиления охраны государственного имущества …

В ответ на Вашу просьбу, запрос…

В подтверждение нашего телефонного разговора …./ нашей договоренности

На основании … / торгового соглашения

Выражения просьбы

Просим (Прошу) …/ Вас проверить ход выполнения работ / выслать в наш адрес более подробную информацию, принять меры, сообщить данные о …

Выражение подтверждения и т.п.

Напоминаем Вам, что.. / Подтверждаем, Завод … подтверждает, Сообщаем, что / Ставим вас в известность, что …

Гарантия

Оплату (качество изделий, сроки выполнения) гарантируем.

Предложение

Мы можем предложить Вам / Предлагаем Вам / Мы можем рекомендовать Вам

Отказ и отклонение предложения

Ваше предложение отклонено по следующим причинам…

Присланный Вами проект … на сумму … нами не может быть утвержден по следующим причинам

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам

Возражений против … не имеем.

Мы не можем поставить Вам …

Интерпретация позиции другой стороны

Совершенно необъяснимо, почему Ваше предприятие задерживает … поставку (высылку)..

Данные Вами обещания не выполняются. Это может привести к …

Заключительные слова

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

С уважением …

1. Определите текстовые функции данных языковых конструкций. Закончите фразы деловых писем.

1. На основании договора № …

2. В ответ на Ваш запрос …

3. Напоминаем, что …

4. Ставим Вас в известность, что …

5. Ваше предложение отклонено …

6. Мы можем рекомендовать Вам …

7. Просим принять участие в …

8. Надеемся, что наша просьба…

2. Проанализируйте письма. Найдите ошибки и недочеты.

1. На Ваше заявление Алексинская швейная фабрика пошива и ремонта одежды по заказам населения сообщает.

Факты, изложенные в заявлении, подтвердились. Администрация фабрики приняла меры для срочного выполнения Вашего заказа. Жалоба обсуждалась на общем собрании коллектива, доведена до сведения всех работников фабрики. Меры приняты.

Лица, виновные в нарушении сроков исполнения и за грубость, наказаны согласно приказа фабрики от 13.04.04 г. № 76/2. Сменному мастеру Волковой В.В. объявлен выговор, закройщик Гусев А.П. переведен портным в бригаду.

Директор..