UchebnikBukhuchet / Раздел 4. Бухгалтерский учет на персональном компьютере

Раздел 4. Бухгалтерский учет на персональном компьютере

Автоматизированная форма сбора, обработки и обобще­ния информации с применением различных программ явля­ется на сегодняшний день наиболее прогрессивной формой учета, а при большом объеме учетной информации — един­ственно возможной. Рассмотрим основные возможности универсальной системы, наиболее распространенной и при­меняемой в практической деятельности организаций.

Система «1-С: Предприятие» включает в себя несколько компонент: бухгалтерский учет (учет основных средств, нематериальных активов, материалов, товаров и услуг, денежных средств, расчетов с дебиторами и кредиторами, по заработной плате и другие участки учета); оперативный учет (учет складских запасов, расчет цен, контроль опла­ты за товары, учет коммерческих кредитов и другие виды учета в реальном времени), расчет (расчет заработной пла­ты и компенсаций, себестоимости продукции, работ, услуг, стоимости заказов и другие периодические расчеты).

Ввод информации в систему можно делать как вручную, так и в режиме типовых операций или автоматического формирования операций. Набор документов в системе совпадает с действующими документами, такими, как наклад­ная, счет фактура, кассовые ордера и другими, имеет свою экранную и печатную форму, а также неограниченное число реквизитов, которые заполняются при его вводе в систему (или выписке).

Компонента «Бухгалтерский учет» включает в себя:

• счета, с определением длины кода, количества субсче­тов и знаков в субсчете каждого уровня;

• операции и проводки;

• субконто для ведения аналитического учета;

• типовые операции, когда данные автоматически за­полняются по шаблону типовой операции, например, по­ступление товаров от поставщиков;

• корректные проводки, которые позволяют пользова­телю проверить правильность применяемых им бухгалтер­ских записей;

• журналы проводок и операций, которые позволяют просмотреть список всех бухгалтерских операций.

В компоненту «Оперативный учет» входят:

• регистры — исключительно для пользователя — бух­галтера, данные по регистрам и изменения остатков по ним производятся автоматически и по документам;

• точка актуальности — для определения реального вре­мени составления и отражения документов в учете, пере­ставляется на последний проведенный в учете документ.

В компоненту «Расчет» входят:

• виды расчетов — алгоритмы проведения расчетов, на­ пример, амортизации или заработной платы;

• группы видов расчетов — например, совокупный об­лагаемый доход и другие результаты по нескольким видам расчетов;

• журналы расчетов — формируются на основании спра­вочников системы, например, журнал для расчета дивиден­дов на основании справочника акционеров;

• календари — создаются в неограниченном количестве для целей оперативного учета времени работы сотрудни­ков, рабочего времени организации и т.д.

Система «1-С: Предприятие» позволяет вести учет по нескольким организациям, для чего применяется раздели­тель учета, например, «организация А», который вносит­ся в каждую бухгалтерскую проводку, что, соответственно, позволит получить отдельные итоги и баланс по каждому предприятию и организации. В системе можно получить стандартные отчеты (оборотную и шахматную ведомости), регламентированные отчеты — для налоговых инспекций; специализированные отчеты — по отдельным участкам уче­та или особой выборке информации.

Для удобства пользователей в системе служат констан­ты — для хранения информации, которая либо не изменя­ется, либо изменяется редко. Если в константу вносятся изменения, то они автоматически отражаются везде, где данная константа используется. Работа с константами ведется в «Окне констант», которое на экране вызывается пунктом «Константы» в меню «Операции». Справочники служат для хранения информации, в том числе аналитиче­ского учета по счетам. Работать со справочниками можно как в режиме просмотра и редактирования (форма спра­вочника открывается из главного меню программы), так и в режиме выбора (форма открывается при вводе значе­ния субконто, константы, реквизита документа). Докумен­ты в системе «1С: Предприятие» могут относиться к компо­нентам «Бухгалтерский учет» (автоматически формирует бухгалтерскую операцию), «Оперативный учет» (изменяет состояние регистров учета), «Расчет» (вызывает изменение в журнале расчетов). В системе можно создать неограни­ченное количество документов, при этом один вид докумен­та может отражаться в разных журналах. Для конкретных журналов можно указать перечень документов, которые в нем используются.

Для вывода на экран журналов используется главное меню, пункт «Журналы документов» меню «Операции». В окне с журналом документов присутствуют: дата, время, документ, номер. Пользователь может просмотреть журнал документов, установив условия их отбора. Ввести докумен­ты можно из полного журнала, меню, журналов операций и проводок, при этом полный журнал, это тот, где отражены все документы, введенные в систему, а журнал «прочие» — для тех документов, где не указан конкретный журнал ото­бражения. В процессе проведения документов формирует­ся бухгалтерская проводка по заданному алгоритму. Если документ не проведен, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Проведение документов оперативного учета вызывают изменения в ре­гистрах, поэтому особое значение имеет определение точки актуальности в режиме «Управление итогами», например, точка актуальности — 29 июня 2010 г., это значит, что при подсчете итогов будут учтены все документы по 28 июня 2010 г. включительно. Пользователь может просмотреть движение регистров в соответствующем окне. При проведении документов расчета вносятся изменения в состояние журналов расчета по заданному алгоритму.

Система «1С: Предприятие» предусматривает примене­ние нескольких планов счетов. План счетов можно посмо­треть в окне «План счетов» в главном меню «Операции», при этом по счету отражается под, наименование счета и субсчета, указание на то, какой это счет — активный, пассивный или активно-пассивный, аналитический разрез к каждому счету по видам субконто. План счетов можно просмотреть, ввести новые или удалить счета и субсчета в целях учета по сумме, по количеству и в определенной валюте.

Для просмотра операций, сформированных документа­ми или введенными вручную, созданы журнал операций и журнал проводок. Первый — для просмотра операций, второй — для просмотра проводок по разным операциям. В журнале операций можно посмотреть и проводки по ним (в одном окне), можно проводки посмотреть отдельно в меню «Журналы» пункт «Журнал проводок». Проводки за определенный период можно отобрать по критериям пользователя. При вводе операций заполняются общие реквизиты: дата, номер, содержание; ввод бухгалтерских проводок можно сделать в меню «Действия» пункт «Новая проводка». Проводки можно удалить, изменить их поря­док, проверить их правильность в меню «Действия» пункт «Проверка проводок».

В системе «1С: Предприятие» результаты расчетов от­ражены в журналах расчетов, которые можно просмотреть, в том числе по отдельным объектам расчета, по документам, времени и другим параметрам. Удаление того или иного до­кумента вызывает удаление записей в журналах расчетов, и, наоборот, ввод нового документа вызывает новые записи в журналах расчетов.

Во время работы с системой можно получить необходи­мую помощь по работе с различными объектами и функ­циями программы, вызвав окно описания, в левой части которого предусмотрен перечень тем, а в правой — текст описания.

Система «1С: Предприятие» имеет так называемую ком­плексную конфигурацию «Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры». При этом для ведения торгового учета целесообразно использовать конфигурацию «Торговля и склад», обеспечивающую и оперативный управленческий учет. В торговом учете автоматизированы следующие виды деятельности организаций: оптовая и розничная торговля как собственными, так и купленными товарами; оптовая и розничная торговля комиссионными товарами; передача собственного и ком Справочники комплексной конфигурации предназна­чены для ввода информации в первичные документы и ве­дения аналитического учета. Так, например, справочник «Варианты реализации» предназначен для автоматизации операций по реализации и аналитического учета по счетам: 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка», 62 «Расчеты с покупа­телями и заказчиками», субсчет 1 «Расчеты с покупателя­ми и заказчиками в рублях», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 2 «Расчеты с покупателями и за­казчиками в валюте», 62 «Расчеты с покупателями и за­казчиками», субсчет 3 «Векселя полученные», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 4 «Авансы полу­ченные». Справочник «Расходы на продажу» предназначен для ведения учета расходов на продажу и аналитическо­го учета к счету 44 «Расходы на продажу» в соответствии с утвержденной номенклатурой статей.

Константы в комплексной конфигурации используются для хранения общих сведений, которые используются в си­стеме. Например, константа «Основной склад — элемент справочника «Места хранения» используется для подста­новки в реквизит «Склад» новых документов.

Документы в комплексной конфигурации делятся условно на 4 группы: торговые, торгово-бухгалтерские, бух­галтерские, по начислениям и удержаниям из заработной платы. Торговые документы формируют регистры, по ним не производятся бухгалтерские записи (расходная наклад­ная, приходная накладная, чек, отчет реализатора, инвен­таризация реализатора). Торгово-бухгалтерские документы формируют как бухгалтерские операции, так и регистры (движение по расчетному счету, приходный кассовый ор­дер и расходный кассовый ордер — все по торговым опе­рациям). Бухгалтерские документы формируют операции и проводки (счет-фактура, книга продаж, книга покупок, приходные и расходные кассовые ордера для бухгалтерских операций и др.). Документ «Формирование бухгалтерских проводок по торговым операциям» предназначен для авто­матического формирования бухгалтерских проводок за ме­сяц в разрезе аналитического учета.

В комплексную конфигурацию включены стандартные бухгалтерские отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, шах­матная ведомость, обороты счета (главная книга), журнал-ордер и ведомость по счету и другие. К специализирован­ным отчетам, формируемым в указанной конфигурации, можно отнести такие, как «Кассовая книга», «Книга продаж и покупок», «Отчеты по торговой деятельности», «Товар­ный отчет». Составляются автоматизированно: «Справка о доходах сотрудника», «Налоговая карточка», «Отчеты в Пенсионный фонд» и другие.

Комплексная конфигурация рассчитана на управленче­ский, финансовый, кадровый учет и расчет заработной пла­ты, в связи с чем пользователь должен определить, какие из указанных направлений будут задействованы.

Контрольные вопросы

1. Каковы компоненты системы «1С: Предприятие», их содер­жание?

2. Для чего нужны разделители учета?

3. В чем заключается назначение констант и справочников?

4. Какие виды деятельности торговых организаций автоматизи­рованы в конфигурации «торговля + склад»?

5. Какие регистры бухгалтерского учета формируются в ком­плексной конфигурации?