Проект Конспект лекций по менеджменту 2011

-быть непротиворечивым, т.е. всесторонне согласованным с предшествующими решениями, с внутренними и внешними обстоятельствами; -быть экономичным, т.е. иметь высокие конечные результаты при наименьших затратах;

-быть понятным исполнителям без каких-либо дополнительных уточнений и разъяснений.

Технология подготовки и принятия решения.

Что представляет собой технология управленческого решения? В самом общем виде под технологией управленческого решения обычно понимают систему подходов, методов, приемов и этапов работы управленческого

персонала (государственных и иных служащих) с управленческим решением.

В специальной литературе по теории управленческих решений выделяются два общепринятых подхода: нормативный (количественный) и дескриптивный (качественный). При первом подходе во главу угла ставятся формализованные модели управленческого решения, изучаемые формальными, преимущественно экономико-математическими, инженерноэкономическими и компьютерными методами. Дескриптивный подход опирается на качественное описание и анализ проблем технологий управленческого решения, осуществляемых в основном в рамках традиционной социологии и психологии, а в последнее время и когнитивной психологии. Анализ показывает, что ни одному из этих подходов нельзя отдать очевидного предпочтения. Все зависит от конкретной ситуации: при наличии линейных зависимостей успешнее срабатывает нормативный подход, при нелинейных — дескриптивный.

Что касается структурирования технологии управленческого решения, то здесь пока нет ничего устоявшегося, преобладают различные точки зрения, из которых трудно сделать хотя бы приблизительный выбор. Приведем взгляды по данному вопросу ряда американских авторов. Например, Д. Грифитс различает в технологии управленческого решения познание, точное определение проблемы, анализ и оценку проблемы, установление критериев

истандартов, с помощью которых можно оценить решение с учетом потребностей, сбор дат, формулировку и отбор предпочтительного решения

ипроверку его исполнения. С. Ландберг выделяет осознание проблемы, обращение с информацией, выбор. П. Друкер — определение ситуации, определение относимости, объема и значительности знаний, выработку альтернативных решений, реализацию выбранного решения.

В основе рационального решения лежат следующие операции:

-предварительная формулировка проблемы или задачи;

-определение цели;

-разработка оценочной системы;

-сбор информации, ее обработка;

-анализ и диагностика ситуации;

-разработка прогноза развития ситуации;

91

-разработка альтернативных вариантов решения проблемы;

-отбор основных вариантов управляющих воздействий;

-экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий;

-коллективная экспертная оценка основных вариантов управляющих воздействий;

-принятие решения;

-разработка плана действия;

-декомпозиция принятого решения до уровня конкретных исполнителей с увязкой ресурсов и сроков;

-контроль за реализацией решения;

-анализ результатов развития ситуации после управленческих воздействий

ипри необходимости корректировка цели и задач.

Факторами, влияющими на процесс принятия решений, являются: -организационная структура; -распределение полномочий в организации; -участие работников в принятии решений; -личностные качества руководителя;

-уровень риска, время и изменяющееся окружение; -информационные и поведенческие ограничения.

При принятии решения следует учитывать, что человек больше

дорожит собственным решением, чем спущенным извне. Этот фактор особо учитывается в японских компаниях. Принятию решений здесь предшествует длительное, тщательное и всестороннее изучение проблем во всех инстанциях, подразделениях и звеньях. Если у работника создается впечатление, что ему приказывают, как автомату, то это считается грубейшей управленческой ошибкой, подрывающей “социальную гармонию” на предприятии.

Модели и методы принятия решений.

Рассмотрим особенности моделирования, типы моделей и некоторые широко используемые методы принятия решений В науке управления в настоящее время широко используются модели.

Определение. Модель – это представление объекта, системы или идеи в некоторой форме, отличной от самой целостности. Модель несколько упрощает реальную жизненную ситуацию, к которой она применяется.

Существует ряд причин, обусловливающих использование модели вместо попыток прямого воздействия с реальным миром. Среди них в первую очередь необходимо выделить следующие:

Сложность. Поскольку реальный мир исключительно сложен и фактическое число переменных значительно превосходит возможности любого человека, постичь его можно, упростив реальный мир с помощью моделирования.

Экспериментирование. Встречается множество управленческих ситуаций, в которых, до принятия окончательного решения желательно разработать и экспериментально проверить альтернативные варианты.

92

Ориентация управления на будущее. Невозможно наблюдать явление,

которое еще не существует и, может быть, никогда не состоится, как и проводить прямые эксперименты. Моделирование – единственный к настоящему времени систематизированный способ увидеть варианты будущего и определить потенциальные последствия альтернативных решений, что позволяет их объективно сравнивать.

Типы моделей:

-физическая – то, что исследуется с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы. Например, архитектурная модель нового микрорайона города; -аналоговая – представляет исследуемый объект аналогом, который ведет

себя как реальный объект, но не выглядит как таковой. Это графики, схемы и т.д. Пример аналоговой модели – организационная схема; -математическая (символическая) – модель в которой используются

символы для описания свойств или характеристик объекта или события. Пример такой модели – формула Эйнштейна Е= mc2.

Построение модели как процесс распадается на следующие этапы:

-постановка задачи;

-построение модели – определяется главная цель модели, обобщается вся необходимая информация, включая данные о расходах и реакции людей; -применение модели – прежде всего необходимо объяснить как модель функционирует, каковы ее потенциальные возможности и ограничения. Согласно одному обследованию отделов, анализирующих операции на корпоративном уровне, лишь около 60% моделей науки управления были использованы в полной или почти полной мере. Основная причина редкого использования моделей руководителями заключается в том, что они их опасаются или не понимают; -обновление модели. Если цели системы меняются, меняются и критерии

принятия решений, а значит необходимо создавать новую модель.

В науке управления выделяют следующие основные модели:

-теория игр – метод моделирования оценки воздействия принятого решения на конкурентов. Теория игр была разработана военными с тем, чтобы в стратегии можно было учесть возможные действия противника. В бизнесе игровые модели используются для прогнозирования реакции конкурентов на изменение цен; -модели теории очередей (оптимального использования) применимы для

определения оптимального числа каналов обслуживания по отношению к потребности в них. Например, могут быть использованы в авиакомпаниях, куда звонят люди, чтобы зарезервировать места на самолеты; -модели управления запасами – используются для определения

оптимального времени размещения заказов на ресурсы и их количества, а также массы готовой продукции на складах. Цель модели – сведение к минимуму отрицательных последствий накопления запасов, влекущих дополнительные издержки;

93

-модели линейного программирования – применяют для определения оптимального способа распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих потребностей;

-имитационное моделирование – процесс создания модели и ее экспериментальное применение для предвидения изменений реальной ситуации. Используется в ситуациях сложных для математических методов типа линейного программирования; -экономический анализ – вбирает в себя почти все методы оценки издержек

иэкономических выгод, а также относительной рентабельности.

Внауке управления в дополнение к моделированию имеется ряд методов

принятия решений:

-дерево решений – это графическая схема того, к какому выбору в будущем приведет принятое решение. Используется для выбора из имеющихся вариантов наилучшего направления действий и сравнения возможных альтернатив визуально; -платежная матрица, или матрица решений – применяется, когда требуется

установить, какая альтернатива способна внести наибольший вклад в достижение цели. Она представляет собой таблицу, в которой по вертикали указываются возможные решения, а по горизонтали – состояние среды, на которую нельзя влиять. На пересечении строк и столбцов указывают решения при данном состоянии среды – “платежи”. Они могут быть выражены в суммах издержек прибыли, поступлений денежных средств. Ожидаемое значение последствий (сумма возможных значений, умноженных на их вероятности) необходимо определить прежде, чем составлять платежную матрицу. Установив ожидаемое значение каждой альтернативы и расположив результаты в виде матрицы нетрудно сделать наиболее предпочтительный выбор.

Для выявления альтернатив и их вероятности используется прогнозирование. Прогнозирование – способ определение будущего на основе анализа основных тенденций развития и использования как накопленного прошлого опыта, так и текущих допущений насчет этого

будущего. К количественным методам прогнозирования относятся:

-анализ временных рядов, иногда называемый проецированием тренда, - основан на допущении, согласно которому случившееся в прошлом дает достаточно хорошее приближение в оценке будущего. Этот анализ является методом выявления образцов и тенденций прошлого и продление их в будущее;

-каузальное (причинно-следственное) моделирование – наиболее математически сложный количественный метод прогнозирования из числа применяемых сегодня. Он используется в ситуациях с более чем одной переменной. Так, уровень личных доходов, демографические изменения влияют на будущий спрос на недвижимость. Казуальное моделирование - это попытка спрогнозировать то, что произойдет в исследуемой ситуации, путем исследования статистической зависимости между рассматриваемым

94

фактором и другими переменными. На языке статистики подобная зависимость называется корреляцией. Чем теснее корреляция, тем выше пригодность модели для прогнозирования. Полная корреляция (1.000) бывает в ситуации, когда в прошлом зависимость была истинной.

К качественным методам прогнозирования относятся:

-мнения жюри - формируется в результате соединения и усреднения мнений экспертов; -ожидания потребителя – базируется на результатах опроса клиентов организации;

-совокупное мнение сбытовиков – опытные торговые агенты часто точно предсказывают будущий спрос; -экспертные оценки – процедура, позволяющая группе экспертов приходить к согласию.

Еще одним методом прогнозирования является метод сценариев, который объединяет качественный и количественный подходы. Сценарий – модель будущего, в которой описывается возможный ход событий с указанием вероятностей их реализации. В сценарии определяются основные факторы, которые должны быть приняты во внимание, и показывают, каким образом эти факторы могут повлиять на предполагаемые события.

Прогнозы обычно подразделяют на: -краткосрочные (1год); -среднесрочные (2-5 лет); -долгосрочные (свыше 5 лет).

Организация выполнения решения.

Принятием решения, как известно, не заканчивается цикл процесса управления. Следующим этапом является организация выполнения решения. Как показывает практика, это наиболее слабая сторона управленческой деятельности. Организовать реализацию принятого решения – значить разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения полномочий и ответственности, а также установить взаимосвязи между различными видами работ.

Основные этапы реализации решений:

-оформление решения в виде приказа или распоряжения, где указывается программа действия для выполнения данного решения со сроками и исполнителями; своевременное доведение решения до исполнителей;

-организационная работа по выполнению решения: материальнотехническое обеспечение, подготовка и переподготовка кадров и т. д.

-контроль за выполнением решения. Система контроля должна быть направлена не столько на выявление виновных в невыполнении решений, сколько на то, чтобы достичь их своевременного выполнения.

Пути совершенствования организации выполнения решений: -повышение уровня мотивации исполнителей принятого решения, а это

возможно лишь в случае если решение отражает и их интересы; -своевременное внесение корректив в принятое решение, если практика

показывает его издержки.

95

Раздел 4. Организация как система управления

1. Понятие и сущность организации

Организация – систематизированное, сознательное объединение людей, преследующих определенные цели. Для того чтобы считаться организацией, некая группа должна отвечать следующим обязательным требованиям:

-наличие, по крайней мере, двух человек, которые считают себя членами этой организации;

-наличие, по крайней мере, одной цели, которую принимают как общую все члены группы;

-наличие членов группы, которые работают вместе для достижения

цели.

Организация обладает всеми свойствами системы: наличие множества подсистем; их относительная самостоятельность; единство главной цели для всех элементов; наличие связей между ними; определенная структура; четко выраженное управление.

Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Различают два основных типа систем – закрытые и открытые. Закрытые системы имеют границы и независимы от внешней среды. Открытые системы находятся в динамическом взаимодействии с внешней средой и подвергаются ее влиянию. Идея организации как открытой системы впервые предложена Ч. Барнардом в 30-х гг. ХХ века. В настоящее время, называя организацию системой, необходимо иметь в виду именно открытую систему, т.е. то, что она постоянно взаимодействует с окружающей средой.

Деятельность организации как открытой системы описывается в терминах входящих ресурсов, процесса трансформации, выходящих ресурсов, обратной связи и внешней среды. Входящими ресурсами являются сырье, финансы, люди, информация и другие ресурсы, используемые в производстве товаров и услуг. В процессе трансформации эти ресурсы преобразуются в товары и услуги под воздействием служащих, управленческой деятельности и применения технологий и методов работы, используемых в данной организации. Выход включает в себя товары и услуги, финансовые результаты деятельности организации, а также человеческий фактор, например, степень удовлетворенности работой и уровень производительности труда работников.

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в

среде (внутренней и внешней).

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем организации в том случае, если не обеспечивает необходимого уровня функционирования организации.

96

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее жизнедеятельности, внутреннего потенциала на должном уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой.

Взгляд на организацию как на живой организм привел к развитию концепции жизненного цикла организации. Жизненный цикл организации = совокупность стадий, которые проходит организация в период своей жизни. Наиболее распространенный вариант жизненного цикла организации включает следующие фазы: создание, рост и развитие, зрелость, упадок.

На стадии рождения происходит создание организации предпринимателем. Коммуникации между сотрудниками неформальны. Все работают с большим энтузиазмом. Контроль основан на личном участии руководителя во всех рабочих процессах. Организация не формализована и не бюрократизирована, для нее характерна простая структура управления. Основное внимание уделяется созданию нового продукта и завоеванию места на рынке.

Переход организации к стадии роста часто осложняется тем, что создатели организации из предпринимателей должны превратиться в профессионалов-менеджеров. Это означает серьезное изменение стиля управления, к которому многие предприниматели не готовы. Стадия роста характеризуется: увеличением числа сотрудников; разделением труда и ростом специализации; более формальными и обезличенными коммуникациями; внедрением систем стимулирования, бюджетирования, стандартизации работ и др. Главными задачами организации становятся: создание условий для экономического роста; обеспечение высокого качества товаров и услуг.

На стадии зрелости организация достигает лидирующего положения на рынке. По мере расширения ассортимента выпускаемой продукции и комплекса предоставляемых услуг создаются новые подразделения, структура становится более сложной и иерархической. Формализуются политика и распределение ответственности, усиливается централизация.

На стадии спада снижается спрос на продукцию, возрастает роль цены и качества в конкурентной борьбе. На этом этапе организация часто перестает соответствовать требованиям внешней среды, становится чрезмерно бюрократической и консервативной. В этих условиях требуется корректировка стратегии развития компании и структуры ее управления.

По мере перехода организации от одной стадии развития к другой происходит накопление организационных проблем. Какова их основная причина возникновения? Чтобы найти ответ на этот вопрос перейдем к изучению следующего раздела.

97

2. Иерархических систем управления и их свойства

Иерархическую схему управления можно представить в виде рис 15. Эта схема характеризуется количеством промежуточных уровней управления, находящихся между верховным элементом системы управления (высшим уровнем управления) и производственными подразделениями, а также числом руководителей на промежуточных уровнях (на рис. два промежуточных уровня). Если в этом примере под производственными подразделениями понимать цеха завода, то первый уровень - это начальники цехов, второй уровень занимают заместители директора, на высшем уровне - директор завода.

Верховный элемент системы управления

Производственные подразделения

Рис 15. Пример многоуровневой иерархической системы управления

Примеры иерархических структур можно найти и в живой природе, и в технических, и в общественных системах. Структура центров нервной системы высших животных, включающая спинной и продолговатый мозг и кору больших полушарий с подкорковым образованиями, организованы про иерархической схеме. На каждом уровне регулируется строго определенная функция организма (дыхание, слюноотделение, движение и др.). Интеллектуальные задачи решаются на высшем уровне - на уровне коры головного мозга. Нервные центры перестраивают свои функции в случае нарушений на периферии с передачей решаемых задач с нижних уровней на верхние. В нормальном же состоянии центры обладают, по Анохину К.П., свойством автоматии, выполняя определенные специфические функции. “Высшие мозговые центры не повторяют действия низших, не берут на себя их обязанности, но включают ту или иную функцию в общую приспособительскую реакцию организма”.

Кора больших полушарий осуществляет интегрированную регуляцию разнообразных функций организма, осуществляет постоянную оценку значений внешних сигналов из внешнего мира.

98

Иерархическое управление можно встретить в организации технических объектов. Показателен пример трехуровневой системы управления газотурбинного двигателя: на 1-м уровне осуществляется управление непосредственно параметрами объекта управления - частотой вращения турбокомпрессора, значениями давления и температуры в различных сечениях двигателя; 2-й уровень решает задачи обеспечения желаемых динамических свойств системы в целом на основе соответствующего взаимодействия регуляторов 1-го уровня; высший 3-й уровень осуществляет оптимизацию показателей эффективности функционирования силовой установки - тяги, удельного расхода топлива. Каждый уровень решает свою задачу, используя информацию, получаемую от нижестоящих уровней. С повышением уровня сложность решаемой задачи возрастает.

Пример многоуровневого управления в общественных системах можно привести из области войсковых частей и подразделений. Отдельные военнослужащие группируются в отделения. отделения - во взводы, из взводов формируются роты, из них батальоны , далее полки и дивизии. Командир дивизии является верховным элементом системы управления войскового соединения. Он решает наиболее ответственные и масштабные задачи боевой подготовки и боевых действий вверенных ему частей и подразделений. На нижестоящих уровнях выполняются менее значительные функции. При нормальном ходе боевых действий вышестоящие командиры не вмешиваются в действия нижестоящих, они осуществляют общее управление боем. Но если возникает резкое ухудшение положения на одном из участков, то задачей роты начинают заниматься командиры вышестоящих уровней вплоть до командира дивизии.

Свойства иерархических систем управления

Выполненный анализ некоторых примеров позволяет выявить общие свойства иерархических систем управления. Прежде всего это то, что в них сочетаются механизмы централизованного и децентрализованного управления и каждый из уровней решает свою группу задач. Далее, распределение задач по уровням управления осуществляется исходя из сложности решения: на высших уровнях решаются задачи более сложные, на низших - менее сложные. Затем, верхние и нижние ярусы работают относительно независимо, задача высшего уровня состоит не в том, чтобы управлять работой элементов низших ступеней, а в том, чтобы обеспечить эффективность их взаимодействия. Наконец, иерархическая архитектура обладает, по выражению Анохина П.К., свойствами функциональной системы в том смысле, что деятельность входящих в ее состав элементов на всех уровнях направлена на достижение единых для всей системы целей поддержания состояния и обеспечения развития, при этом верхние ступени более загружены задачами развития объекта управления и совершенствованием управления, нижние - задачами поддержания целесообразного текущего состояния.

99

Применительно к системам управления социально-экономическими объектами перечисленные свойства проявляются следующим образом. Объект управления в соответствии со своей целью (со своими целями) существования решает определенное множество задач. В зависимости от масштабов объекта число задач может быть очень большим, а может представлять и небольшую совокупность. В масштабах всей страны их решается очень много, в пределах одного административного района - гораздо меньше. Задачи разные, одни из них требуют очень больших ресурсов, другие - не очень больших, при этом разный и объем информации, подлежащей анализу для их успешного выполнения. Отсюда следует, что разные народнохозяйственные задачи должны решаться на разных уровнях управления: так, обеспечение обороноспособности является прерогативой общегосударственного уровня управления, организация внутригородских перевозок населения - дело городской мэрии, обеспечение жителей микрорайона местами отдыха и развлечений - это забота не более как административного района. При благоприятном состоянии дел все системы управления функционируют самостоятельно, без воздействия вышестоящих уровней. Но когда возникают серьезные сбои, появляется необходимость вмешательства свыше. С ростом численности населения в микрорайоне появляется надобность в строительстве новых спортивных комплексов, новых зрелищных залов. Это требует привлечения ресурсов на уровне города, оно не по плечу одному району. В результате обеспечение жителей микрорайона местами отдыха и развлечений становится задачей более высокого уровня управления. Точно так же организация городского пассажирского транспорта может перейти на уровень области (края, республики) если, например, появится необходимость ввода нового вида транспорта. Здесь город со своими ресурсами эту задачу решить не сможет.

При всем этом и организация отдыха жителей микрорайона, и обеспечение жителей города транспортными средствами, и создание системы защиты страны от вражеских действий направлены на достижение общих для всего государства целей - удовлетворения потребностей граждан условиями мирной жизни и активной трудовой деятельности.

Проявление свойств иерархических систем управления рассмотрим еще на одном примере - на товаропроизводящем объединении, имеющем в своем составе научно-исследовательский институт (НИИ), несколько заводов и сбытовую фирму. НИИ занимается разработкой новых образцов товаров и новых технологий изготовления, на заводах создается товарная продукция, сбытовая фирма реализует произведенные товары. Объединение возглавляется генеральным директором, на его уровне решаются в основном вопросы развития производства, он имеет право распоряжаться ресурсами всего объединения. Генеральный директор решает задачи более ответственные, чем директора заводов и НИИ. Важность задач, возложенных, в свою очередь, на директоров предприятий, выше важности задач начальников отделов (ответственность и важность задач можно

100