Билет 50. Создание базы данных. Описание поля: тип, размер, формат и другие свойства поля.

Создание базы данных, сначала нужно понять как будет использоваться база данных.

Каково назначение базы данных и кто будет ею пользоваться?

Какие таблицы (данные) будет содержать база данных?

Какие запросы и отчеты могут потребоваться пользователям этой базы данных?

Какие формы может потребоваться создать?

Основные свойства поля: имя поля, тип поля, размер поля, формат поля, маска ввода, подпись,

значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке, обязательное поле, пустые

строки, индексированное поле.

Типы данных: текстовый, поле мемо, числовой, дата/время, денежный, счетчик, логический, поле

объекта, гиперссылка, мастер подстановок.

Билет 51. Ключевое поле, его назначение и использование (ms Access).

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно

определяет каждую запись в таблице. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.

2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key)

на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения

(например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения,

его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные,

можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем

изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его

ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с

помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения

составного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

3. Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц

Билет 52. Структура базы данных в ms Access. Связь между таблицами, виды связей.

Связь между таблицами: в реляционной базе данных связи позволяют избежать избыточности

данных. Например, в ходе создания базы данных, содержащей сведения о книгах, может появиться

таблица под названием "Книги", в которой будут храниться параметры каждой книги, такие как ее

название, дата публикации и издатель. Кроме того, есть и дополнительные сведения об издателе,

которые может потребоваться сохранить, такие как его телефонный номер, адрес и почтовый индекс.

Если хранить их в таблице с книгами, то телефонный номер издателя будет повторяться для каждой

опубликованной им книги. Чтобы сохранить синхронизацию, следует обеспечить целостность данных

между таблицами "Книги" и "Издатели". Связи с обеспечением целостности данных позволяют

следить за тем, чтобы данные в одной таблице соответствовали данным в другой. Например, каждая

книга в таблице "Книги" связана с определенным издателем в таблице "Издатели". Добавить в

таблицу книгу для издателя, отсутствующего в базе данных, невозможно.

Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы

связанные столбцы.

-Связи "один ко многим"- наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке

таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б

может соответствовать только одна строка таблицы

-Связь “многие ко многим”- При установлении этой связи каждой строке таблицы А может

соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот.

-Связь “один к одному”- При установлении этой связи каждой строке таблицы А может

соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот.

Билет 53. Средства MS Access для установления связей между таблицами. Целостность данных

и ее обеспечение.

Для создания связей между таблицами СУБД Access имеет специальное диалоговое окно, которое

называется "Схема данных". Окно "Схема данных" открывают щелчком на одноименной кнопке

панели инструментов или командой "Сервис" → " Схема данных". Если ранее никаких связей между

таблицами базы не было, то при открытии окна "Схема данных" одновременно открывается окно

"Добавление таблицы" , в котором можно выбрать нужные таблицы для включения в структуру

межтабличных связей. Если связи между таблицами уже были заданы, то для введения в схему

данных новой таблицы надо щелкнуть правой кнопкой мыши на схеме данных и в контекстном меню

выбрать пункт "Добавить таблицу". Добавив в схему данных все таблицы, которые необходимо

связать, можно приступать к созданию связей между полями таблиц. Связь между полями таблиц

устанавливают путем перетаскивания имени поля из одной в таблицы в другую на соответствующее

ему связанное поле, после чего открывается диалоговое окно "Связи", в котором можно задать

свойства образующейся связи. Включение флажка "Обеспечение целостности данных "позволяет

защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные

других таблиц останутся без связи.

Термин Целостность ____________данных означает систему правил, используемых в MS Access для

поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от

случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если

выполнены следующие условия:

4. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс.

5. Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика

может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве "Размер поля "(Field Size)

указано значение "Длинное целое". А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в

обеих ячейках свойства "Размер поля" (Field Size) задано значение "Код репликации".

6. Обе таблицы принадлежат одной базе данных MS Access. Если таблицы являются

связанными, то они должны быть таблицами MS Access. Для установки целостности данных база

данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных

других форматов установить целостность данных стандартными средствами MS Access невозможно.

Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам:

4. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в

ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений,

показывающих, что записи не являются связанными. Например, нельзя сохранить запись,

регистрирующую заказ, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для заказа,

который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести пустое значение в поле "Код Клиента".

5. Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней

записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы "Сотрудники",

если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику.

6. Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи,

связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице "Сотрудники", если в

таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок .

Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из

перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие

выполнено не будет. Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей,

сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки "Каскадное обновление

связанных полей" и "Каскадное удаление связанных полей". Если установлен флажок "Каскадное

обновление связанных полей", то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически

изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок"Каскадное

удаление связанных полей", то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные

записи в подчиненной таблице.