11.Понятие «Документ». Классификация документов.

Документ – текст на материальном носителе, составленный учреждением или должностным лицом, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Существует несколько классификаций документов в зависимости от их целей, задач, содержания и др. факторов. Наиболее значимым основанием для классификации документов является фактор адресации, в соответствии с которым выделяют служебные (внутренние) и официальные (внешние) документы.

Служебные (внутренние) документы регламентируют деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных. В зависимости от функций, содержания и сроков исполнения служебных документов выделяют следующие виды и жанры:

1. Личные: Автобиография , Анкета, Апелляция ,Биография , Доверенность, Резюме Характеристика

2. Распорядительные документы. Их основное назначение – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации обеспечивать реализацию поставленных целей и задач. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя к структурным подразделениям и работникам.

Постановление ,Приказ ,Протокол ,Распоряжение ,Решение ,Указание

3. Инструктивно-методические:

Должностная инструкция ,Инструкция

4. Административно-организационные:

Отчёт ,Устав

5. Информационно-справочные: акт, выписка, докладная записка, объяснительная записка, расписка, справка:

Официальные (внешние) документы фиксируют отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью. К официальным документам относятся: деловое письмо, договор, контракт.

12.Номенклатура дел организации. Индивидуальные, примерные и типовые номенклатуры.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*.

Номенклатура дел представляет собой план группировки документов в дела в процессе текущего хранения документов.

Этот план предусматривает дела, которые должны быть заведены для текущего хранения документов, сколько дел будет заведено, какие документы будут помещены в каждое дело, в нем также устанавливаются сроки хранения дел.

НД дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер.

При наличии типовой или примерной номенклатуры дел упрощается процесс создания индивидуальной номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел создается для конкретной организации с учетом ее специфики.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел относится к организационно-распорядительным документам и поэтому оформляется на общем бланке организации, в соответствии с требованиями к бланкам документов, установленными ГОСТ Р 6.30-2003**. Форма номенклатуры закреплена в ГСДОУ и Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел едина для организаций различных организационно-правовых форм собственности.

Главное различие в форме номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти, муниципальных, государственных (бюджетных) организаций и организаций частных (негосударственных) заключается в том, что частные организации не обязаны проходить процедуру согласования сводной номенклатуры дел в государственных архивах, так как они не обязаны передавать свои документы на хранение в государственные архивы. Поэтому на номенклатуре дел частных организаций часто отсутствует гриф согласования экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. Есть частные организации, в структуре которых отсутствует архив. В таких случаях на номенклатуре дел не будет проставлена виза заведующего архивом или архивиста (архивариуса), ответственного за архив.