Access / Лабораторная №4по Access_2010

ОТЧЕТЫ

Структура отчета

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы. Содержание отчета размерами в лист формата А4 можно увидеть в окне предварительного просмотра, но нельзя разобрать его содержание. При просмотре документа с увеличением в окне предварительного просмотра помещается только часть отчета. Возможен просмотр макета отчета в режиме конструктора.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления. Представление о том, как выглядит конструктор отчета в Access представлено на рис. 3.40

на примере макета отчета.

Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса

Примечание группы — печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Рис.3.40. Макет отчета в окне конструктора отчета

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

4.Выбрать из списка Доступные поля сначала поле Группа, затем все оставшиеся поля. (рис.3.37). Далее>.

5.В следующем диалоговом окне Создание отчетов отобразиться уровень группировки по полю Группа (если уровень группировки не определиться, выделить поле, по которому следует группировать записи и щелкнуть по кнопке со знаком >)(рис.3.38). Далее>.

Рис.3.38. Окно для выбора уровней группировки при создании отчета.

6.В следующем диалоговом окне поставить сортировку по полю Дата рождения. Далее>.

7.В следующем диалоговом окне выбрать:

вид макета для отчета — Структура, ориентация отчета — книжная и нажать кнопку

Далее>.

8.В следующем диалоговом окне согласиться с названием заголовка отчета — Студенты допризывного возраста и установить переключатель Просмотреть отчёт.

9.Щелкнуть по кнопке Готово. Появится отчет в режиме просмотра.

Задание 5.2. Оформить макет отчета в режиме конструктора в соответствии с образцом

(рис.3.47).

Порядок выполнения задания.

1.Открыть отчѐт Студенты допризывного возраста в режиме конструктора.

2.Перенести информацию из Заголовка отчёта в Заголовок группы. Область заголовка отчѐта закрыть всю.

3.Вставить изображение — логотип БГУЭП.

4.Вставить в область Заголовка группы элемент Поле (рис.3.39).

Рис.3.39. Размещение элемента поле в отчете.

5.Разместить надпись и поле как на образце, наложить на элементы формат заголовка

(рис.3.40).

Рис.3.40. Вид элемента поле в отчете.

6.Поменять надпись на слово год.

7.Задать следующие свойства поля (рис.3.41).

Рис.3. 41. Окно свойства поля для вывода названия текущего года.

8.Инструменты конструктора отчѐтов › Конструктор › Группировка и итоги › Группировка (рис.3.42).

Рис.3.42.

9.В окне Группировка, сортировка и итоги на уровне Группировка Группа щѐлкнуть Больше► (рис.3.43).

10.Добавить раздел примечаний группы.

11.Задать признак Конец страницы после группы в свойствах примечания группы (рис 3.44).

Рис. 3.44. Окно свойств области примечаний группы.

12.Заменить в области Заголовок группы поле Группа на список Группа, пользуясь Списком полей. Установить требуемые свойства данного поля для отображения названия групп.

13.Переместить столбец Дата рождения после столбца Отчество.

14.Добавить новое поле в область данных перед полем Фамилия (поле для нумерации студентов группы по порядку).

15.Открыть окно свойств добавленного поля и установить следующие значения (рис 3.45).

Рис. 3.45. Окно свойств для автоматической нумерации студентов группы.

16.Ввести название колонки «№ п/п» в зоне Верхнего колонтитула.

17.Добавить в Примечание отчёта поле.

Надпись переименовать в Количество студентов допризывного возраста ЧИБГУЭП.

В поле ввести выражение подсчитывающее количество студентов допризывного возраста в институте: =Count([Студенты допризывного возраста]![Фамилия])

18.Установить размер шрифта 12 пт.

19.Отформатировать макет отчѐта по своему вкусу.

20.Просмотреть полученный результат (рис. 3.46, 3.47).

Рис. 3. 46. Отчет Студенты допризывного возраста в режиме конструктора.

Рис. 3. 47. Постраничный вид отчета Студенты допризывного возраста в режиме просмотра.

Задание 4.2. Создать бейджики всем студентам вашей группы, для участия в организационных

мероприятиях по проведении конференции.

Порядок выполнения задания.

1.Создать запрос Студенты группы с параметром Группа, полями Фамилия, Имя, Отчество,

Фото.

2.Выделить запрос Студенты группы.

3.Создание › Отчѐты › Наклейки.

Рис.3. 48. Диалоговое окно Создание наклеек.

4. Создать наклейку с собственными размерами 5,5смх8,5см, нажав кнопку Настройка…

(рис.3.48).

9. Выбираем: шрифт, размер, насыщенность, цвет текста в соответствии с образцом (рис.3.50).

Далее›.

Рис.3. 50. Диалоговое окно Создание наклейки. 10. Выбрать из доступных полей поля в прототип наклейки.

11. Введите имя отчета.