61049, Харків-491

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.

Тут і далі у прикладах прізвища, адреси та ін. відомості наведено довільно.

у Н. відмінку Вищий арбітражний суд

Відділ листів у Д. відмінку п. Зленку Я. О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верх-яьому куті конверта:

1) Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку вул. Грінченка, 14-а у Р. відмінку Донецької області

м. Макіївка-19 у Н. відмінку

86019

Адресу одержувача (адресата) — у правому нижньому куті конверта:

2) у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу у Н. відмінку с. Санюкі

Єльський район Мазирська область Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) — рівнозначно нормативні.

Ґриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчо­го документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою осо­бою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В. Б. Корольов 26.04.2003

Якщо документ затверджується спеціально для цього вида­ним документом, то ґриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу № 41-в від 03.09.2003

Як у першому, так і у другому випадках гриф затверджен­ня розміщують у верхній правій частині документа. Цей рекві­зит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

Резолюція

У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й на­ступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьо­вого боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату Аб, наприклад:

Начальникові рекламного відділу Коваленку 3. Б.

Підготувати проект контракту до 29.01.2003 (підпис керівника) 07.01.2003

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відпові­дальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.

Віза

Віза — реквізит, близький за змістом і призначенням до гри­фа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шля­хом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Віза може складатися з:

а) назви посади службової особи;

б) підпису та його розшифрування;

в) однозначного лаконічного рішення (позитивного, негатив- ного);

г) дати візування, наприклад:

Керівник проекту (підпис) В. Д. Орєхов Зауважень немає. 19.10.2003

або

Не заперечую.

Голов. інженер (підпис) Б. В. Горбань 20.10.2003

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, воно викладається на окремому ар­куші паперу, наприклад:

Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А. О. Пугач Зауваження додаються. , 28.10.2003

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що зали­шається в організації.

Підпис

Підпис — обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найме­нування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підпи­сала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, на­зву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керів­никові організації. У випадках його відсутності або за відсутно­сті особи, підпис якої зазначено на проекті документа, пра­во підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з приймен­ником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Директор коледжу, проф. Пономарьова Ю. І.

В. о. директора, доц. (підпис) В, Д. Без¹ язичний

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:

Ректор академії (підпис) С. О. Горобець

Голов. бухгалтер (підпис) В. Б. Ванштейн

Голова профкому (підпис) Л. А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташову­ють на одному рівні:

Проректор з адміністративно- Проректор із навчально- господарських питань виховної роботи (підпис) Я. В. Бездітно (підпис) С. Т. Лєсникова

В актах, висновках та подібних документах, укладених гру­пою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови — за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:

Голова комісії (підпис) Б. О. Єрьомін

Члени комісії: (підпис) 3. Я. Всеволозький

(підпис) Л. 3. Луб'янова

(підпис) А. І. Сосєдський

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали ке­рівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:

Оригінал підписали: Голова Дроб'язкін В. Ю.

Секретар Ізмаїлова П. С.

З оригіналом згідно: секретар-референт (підпис) О. П. Ілляшкевич

| Л Увага! Розшифрування підпису (ініціали та прізви­ще) в дужки не береться.

Терміни та їх місце в діловому мовленні

Наукові поняття визначаються спеціальними словами — тер­пінами¹, які складають основу наукової мови. Термін — це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається ж> нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, ка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі являються, що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший цн. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде ■умілим лише завдяки його дефініції — лаконічному логіч­ну визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або зна­чення поняття, тобто його зміст і межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);

б) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;

г) стилістична нейтральність;

д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпо­теза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі нау­ки (знаменник, дільник, чисельник).

На відміну від загальнолітературної, мова професійного спіл­кування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, зафіксованих у термінах. Для будь-якої сфери діяль-вості це дуже важливо, оскільки неточне вживання того чи іншого слова може мати небажані наслідки. Цього можна лег­ко уникнути, якщо вживати терміни лише в тій формі та зна­ченні, які зафіксовані в словниках останніх видань.

У множині термінів кожної галузі вирізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія — це така гпдмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термі­нології, терміносистема — це опрацьована фахівцями певної

Термін (від латин іегтіпиз — кордон, межа, кінець)

галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й од­нозначно відображає систему понять цієї галузі [34, с. 224].

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви — своє­рідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви — одиничне.

До номенклатури входять серійні марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, гео­графічні назви та назви рослин, звірів і под.