- •Розділ III Орфографія
- •Розділ IV Морфологія і правопис
- •Розділ V Графіка
- •Розділ VI Усне ділове мовлення
- •Роль і значення мови в суспільному'житті
- •Українська мова серед інших мов світу
- •Функції мови
- •Мовна норма
- •Офіційно-діловий стиль
- •1 Євангеліє від Матвія 7. 18.
- •2 Євангеліє від Марка 14.
- •1 Див. Розділ «Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах». 1 Див. «Російсько-український словничок типових мовних зворотів» — Додаток 3.
- •1 Дивергенція (від латин, йіьегдеге — відхилятися, розходитися) — тут утворення самостійних стилів.
- •1 Конвергенція (від латин, сопьегдепііо на грунті сагшегдо — сходжусь, наближаюсь) — тут розвиток подібних рис у різних стилях унаслідок тісних і тривалих контактів.
- •Загальні вимоги до укладання та оформлення
- •1 Реквізит (від латин, гедиізііит — необхідне, потрібне) — тут обов'язкові (вихідні) дані як елемент правильного оформлення офіційних документів.
- •2 Формуляр (нім. Рогтиіаг, від фр. (огтиіаіге, на грунті латин, (огтиіа) — форма.
- •Вимоги до укладання та оформлення документів
- •1 Документ (від латин, боситепіит) — доказ, свідоцтво, взірець, повчальний приклад.
- •Оформлення сторінки
- •Текст і його оформлення
- •1 Виняток становлять документи, текст яких складається з одного речення (напр., заява на відпустку тощо).
- •Скорочування слів і словосполучень
- •Стандартизація ділового тексту
- •Реквізити ділових паперів
- •61049, Харків-491
- •Професійна лексика
- •Організаційні документи
- •Розпорядчі документи
- •2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:
- •Довідково-інформаційні документи
- •30.11.2002 (Підпис)
- •1 Кореспонденція (від латин, саггехропсіео — відправляю, повідомляю) —
- •1 Автобіографія (відгрец. Аиіоз — сам, Ьіоз — життя, дгарНо — пишу) — опис свого життя.
- •Зміни приголосних при їх збігу
- •2. Прикметникові
- •Після шиплячих, м'яких або й з наголосом на закінченні
- •Твердої групи
- •М'якої та мішаної груп
- •Суфікс -ір-(-ир-) уживається й у дієсловах
- •Складні випадки правопису слів іншомовного походження
- •Іменник
- •2„ Рахівниця — прилад для лічби (не фах).
- •13. Іменники з дієсловами відмовлятися, ухилятися слід уживати в р. Відмінку з приймеником, наприклад:
- •1 Про вживання присвійних прикметників у діловій мові див. Тему «Особливості використання прикметників у ділових паперах».
- •Числівник
- •Займенник
- •Дієслово
- •Дієприслівник
- •2. Уникати умовного способу:
- •Неправильно правильно
- •Прислівники (складні)
- •Прийменники (складні)
- •1. Разом пишуться
- •1. З уживається:
- •2. Окремо пишуться
- •Основи культури мовлення
- •Культура усного ділового мовлення
- •1 Лекція (від латин. Іесііо — читання) — публічний виступ на яку-небудь тему.
- •Ділова бесіда
- •Ділове спілкування
- •Синтаксис1 усного й писемного ділового мовлення
- •1. Сформулюйте поняття «термін» і «професіоналізм».
- •1. Які іменники чоловічого роду однини II відміни у Кл. Відмінку мають закінчення:
- •1. Що таке доручення? Які бувають доручення за походженням?
- •- Внутрішніх справ ввс
- •Уленшпіґель Тіль
Текст і його оформлення
Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:
на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні — на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;
підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;
у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.
Рубрикація — це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.
Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.
Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.
Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:
зачин (формулює тему абзацу — про що йтиметься);
фраза (містить основну інформацію абзацу);
коментар (підсумок усього абзацного змісту).
Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4 —5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.
Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.
Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських та римських цифр і доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.
Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною, логічною й будуватися за спадковою ознакою:
Комбінована (традиційна) |
Нова |
А. Б. В. Г. Д. ... Розділ І І. II. III. IV. V. ... Частина 1 1. 2. 3. 4. 5. ... Частина 2 1); 2); 3); 4); 5); ... пункт 1 а); б); в); г); д); ... § 1 §2 пункт 2 Частина 3 Розділ II і т. д. |
1 1. 1 1. 2 1. 2. 1 1. 2. 1. 1 1. 2. 1. 2 1. 2. 2 1. 3 2 і т. д. |
І ] Увага! Слід пам'ятати, що для системи буквеної руб-рикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.
Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.
Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним — однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.
Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.
Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів
Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:
1, 2, 3 й т. д.
Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.
Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.
Після номера підрозділу крапку не ставлять:
1.1, 1.2 й т. д.
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:
1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.
Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3і тд.
Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі — на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1:1.3, 1-2.1 й т. д.
Після номера підпункту крапку не ставлять.
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.
Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою системою див. вище.
Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008 — 95 і спрощує обробку документів (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.
Більшість текстів1 містять такі основні логічно взаємозумов-лені частини (елементи):
вступна (причинова) — у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);
доказова (фактологічна) — у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);
закінчення (висновкова) — містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).
Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5. З» — третя таблиця п'ятого розділу).