Основы делопроизводства

Вопрос 1. Понятие документа. Виды документов и их классификация.

Документ – это материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве реквизитов следует понимать обязательные элементы оформления официального документа. Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Функции документа (5 функций):

• информационная;

• организационная;

• юридическая;

• коммуникативная;

• воспитательная.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называют системой документации.

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхожде­ние, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, сте­пень обязательности, степень унификации, характер содержа­ния.

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, кон­структорская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

По способу фиксации (запечатления) информации докумен­ты делятся на письменные, графические, фото- и кинодокумен­ты, акустические.

Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным спо­собом, а также изготовленные на множительных аппаратах и ти­пографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, кар­ты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими сред­ствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную за­пись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также прото­колировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

По наименованию различают следующие разновидности до­кументов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряже­ния, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявле­ния, чертежи, технологические карты и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индиви­дуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящи­ми органами для подведомственных организаций с однородны­ми функциями и носят обязательный характер. Примерные доку­менты также разрабатываются вышестоящими органами для орга­низаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конк­ретными организациями для внутреннего пользования. Трафа­ретные документы изготовляются типографским способом, при­чем постоянная часть текста документа отпечатана на полигра­фических машинах, а для переменной информации оставляют сво­бодные места.

По степени сложности различают простые документы, за­трагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять по­иск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внут­ренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в уч­реждении для решения вопросов, не выходящих за пределы уч­реждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок испол­нения документа, который устанавливается законом и соответ­ствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефоно­граммы. Остальные документы исполняют в сроки, установлен­ные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и офици­ально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую — касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.

По степени гласности выделяют открытые, секретные доку­менты, документы конфиденциальные и документы для служеб­ного пользования (ДСП). На секретных, документах ДСП и кон­фиденциальных документах проставляется гриф ограничения до­ступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в ус­тановленном законом порядке с соблюдением всех правил; под­ложными — документы, содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным до­кумент становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока дей­ствия.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинни­ки (оригиналы) и копии.

Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как пра­вило, созданию документа предшествует стадия черновика-доку­мента в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверен­ная, имеют равную силу.

Копия — документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубли­кат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставша­яся у отправителя, которая изготовляется одновременно с под­линником и также заверяется подписью.

Выписка из документа — распечатка части документа, а дубли­кат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основ­ные группы: постоянного срока хранения, временного срока хране­ния свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информаци­онные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нор­мы.

По степени унификации различают документы индивиду­альные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и уни­фицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специ­фическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический про­цесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформле­нии.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления до­кументов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используются различные документы, оформляющие вза­имоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, ко­торая суммируется, обобщается во вторичных документах.