09.11-2013_17-45-47 / 26_vopros

26. Системный подход к проектированию организационных структур в образовательном учреждении.

Организационная структура включает в себя: технологические, экономические, организационно-административные и социально-психологические взаимодействия между элементами. Поэтому используются для ее проектирования формальные методы моделирования, опыт ведущих организаций, практический опыт специалистов и консультантов.

Ведущим методом организационного проектирования является системный подход, который предполагает:

- определение целей организации;

- формирование задач, необходимых для достижения целей;

- определение критериев эффективности организационной структуры;

- распределение прав и ответственности между руководителями по вертикали;

- формирование системы связей;

- регламентация структур.

Системный подход реализуется с помощью следующих взаимосвязанных методов:

1. Метод аналогий – предполагает разработку и применение типовых организационных структур, что определяется отраслевой принадлежностью и размерами организации.

2. Экспертно-аналитический – состоит в выявлении особенностей и узких мест применяемой организационной структуры. Установление причин ее неэффективности в разработке новой структуры, оценке ее рациональности и выборе оптимальной.

3. Метод структуризации целей – предусматривает построение дерева целей, разработку нескольких вариантов организационной структуры, позволяющих обеспечить достижение целей каждого уровня, сравнение вариантов и выбор оптимального с точки зрения достижения целей и затрат.

4. Метод организационного моделирования – построен на установлении пропорциональности между объектом и субъектом управления. Для этого используют статистические данные и логический анализ. В частности с помощью регрессионного анализа устанавливают функциональную зависимость количественных параметров структуры от различных факторов. Чаще всего таким параметром является численность административно-управленческого персонала, а факторами – объем производства, стоимость основных фондов и так далее. На основе полученных зависимостей рассчитывается численность управленческого персонала для данной организации, и принимают решение по формированию подразделения.

5. Метод функционального моделирования – включает в себя выявление всех видов функций организации, необходимых для осуществления целей деятельности организации и обеспечения ее нормальной работы. Затем рассчитывают численность управленческого аппарата по каждому виду деятельности, сопоставляют с оптимальной нормой управления и принимают решение о формировании отделов, бюро, секторов, управлений.

Указанные методы можно использовать как для проектирования, так и для изменения организационной структуры.

Система - это средство организации функций взаимосвязанных элементов для достижения определенной цели.

Триада системного подхода.

Во-первых, любая оргсистема создана для решения определенных задач, т.е. имеет определенное предназначение, задаваемое ее целями.

Во-вторых, для реализации этого предназначения она должна уметь выполнять определенные функции, владеть некими технологиями деятельности.

И, наконец, носителями этих технологий являются ее элементы, между которыми установлены определенные связи, позволяющие взаимодействовать для достижения установленных целей.

Вот это взаимодействие, а точнее взаимосодействие, и дает, так называемый, системный эффект, проявляющийся в наличии у системы особых свойств, не присущих её отдельным элементам, а также сумме элементов, если они не соединены системообразующими связями.

"Системный подход" - предписывает видеть организацию, как целенаправленную систему, состоящую из элементов, подсистем, реализующих определенные функции.

Оптимизация структур организаций, с применением данного подхода, основана на согласовании компонент "системной триады":

1. Целей, которые определяют смысл создания и существования организации и ее частей.

2. Деятельности в различных ее формах (функциональные задачи, процессы и т.п.), которая обеспечивает реализацию целей.

3. Организационной структуры, определяющей устройство организации.

Проектирование организации состоит из следующей последовательности шагов:

1. Разработка системы целей и показателей

2. Разработка системы деятельности

3. Синтез оргструктуры, т.е. распределение ответственности за реализацию целей путем осуществления определенных элементов деятельности с помощью выделенных активов[6].

Причем, эти шаги повторяются несколько раз на разных уровнях детализации. Вначале на концептуальном уровне определяются главные цели организации, выявляются основные элементы деятельности для достижения этих целей, разрабатывается концепция оргструктуры.

После согласования общей модели организации производится более детальная ее проработка на разных уровнях подсистем.

Системность в самом деле проектирования модели организации нужна для того, чтобы:

- Гарантировать полноту решения и того, что ценности и ожидания всех заинтересованных сторон найдут свое отражение в целях компании, и никакая деятельность, необходимая для их достижения, не будет забыта;

- Предоставить возможности для понимания и анализа деятельности. Неструктурированные линейные списки из сотен позиций не позволят это сделать. Лучшее, что они могут сделать - это выступить в роли снотворного. Причем, важна и наглядность представления - отсюда особое внимание к способам визуализации знаний об организации деятельности компании.

- Лучше распределить ответственность по оргструктуре путем анализа и проверки существующих принципов и правил организационного проектирования.