4. Документы-инструменты для осуществления pr-задач.

К ним можно отнести документы-инструменты для работы со СМИ, это:

– пресс-релиз;

– пост-релиз;

– проект сотрудничества/сценарии/планы/коммерческое предложение;

– официальные запросы от СМИ для комментирования в адрес руководства компании;

– официальные ответы/комментарии/отказы на запросы СМИ.

К документам-инструментам в процессе реализации проекта можно от­нести:

– официальное приглашение к сотрудничеству;

– пригласительная открытка к участию/посещению;

– проект сотрудничества/сценарии/планы/программа и регламент мероприятия;

– коммерческое предложение;

– годовой отчет (социальный/финансовый);

– благодарственное письмо;

– речи для руководства в рамках проекта;

– доклады для руководства в рамках проекта;

– отзыв по итогам сотрудничества;

– уведомление-отказ с подходом дипломата;

– поздравление.

Важное место занимает внутрикорпоративная деловая переписка, к ней относятся:

– электронное письмо;

– корпоративное печатное или электронное издание.

Кроме этого, для установления благоприятных отношений с персоналом, внутренней аудиторией организации, используют корпоративное издание, ньюс-леттер.

Как все пиар-документы, вышеперечисленные направлены на определенные целевые аудитории.

Стоит отметить, что есть группа документов, которые ориентированы на несколько целевых групп. Например, годовой отчет может быть предназначен как для партнеров, так и для клиентов, журналистов. Тем не менее, разделение существующих PR-документов по принципу аудитории, на которую они направлены и функции, которые они выполняют, позволяют их систематизировать.

Контрольные вопросы

1. Что такое документооборот в организации?

2. Для чего нужны документы в связях с общественностью?

3. Какие группы документов в связях с общественностью вы знаете?

4. Проанализируйте и сгруппируйте образцы документов в приложении.

5. Напишите деловое письмо, сценарий встречи партнера вашей организации.

Список рекомендуемой литературы

1. Гундарин М. Книга руководителя отдела PR / М. Гундарин. – М.; СПб.: Питер, 2006.

2. Игнатьев Д. Настольная энциклопедия Public Relations /Д. Игнатьев, А. Бекетов. – М., 2004.

3. Кривоносов А.Д. PR-текст в системе публичных коммуникаций / А. Д. Кривоносов. – 2-е изд., доп. – СПб.: Петербургское Востоковедение, 2002.

4. Связи с общественностью как социальная инженерия / под ред. В.А. Ачкасовой, Л.В. Володиной. – СПб.: Речь, 2005.

5. Татаринова Г.Н. Управление общественными отношениями / Г.Н. Татаринова. – СПб.: Питер, 2004.

Планы семинарских занятий

Семинар № 1. Планирование и программирование работы подразделения, ее место в разработке общекорпоративной стратегии.

1. Принципы выбора необходимого объема PR-деятельности для организации.

2. Разработка типового плана.

Семинар № 2. Текущая (плановая) и внеплановая (оперативная) деятельность по связям с общественностью.

1. Оценка и корректировка типового плана.

2. Анализ текущих PR-документов.

Семинар № 3. Функциональный принцип формирования отдела по СО.

1. Анализ должностных инструкций PR-менеджеров разного уровня.

2. Типы PR-менеджеров.

Семинар № 4. Функции СО в организации.

1. Анализ примеров реализации функций СО в организации.

2. Письменная работа по теме «Связи с общественностью как технологии оптимизации деятельности организации».

Семинар № 5. Организация и проведение фокус-группы. Технология составления опросника для фокус-группы.

1. Технология составления опросника для фокус-группы.

2. Анализ и корректировка текста опросника.

Семинар № 6. Технологии и методы развития креативности.

1. Метод выявления скрытых ресурсов (анализ примеров).

2. Метод ассоциативного мышления (анализ примеров).

3. Технология проведения мозгового штурма (работа в аудитории).

Семинар № 7. Использование медийных сайтов при подготовке аналитической базы.

Занятие в компьютерном классе. Изучение программ Integrum, Practica и специализированных PR-сайтов и форумов.

Семинар № 8. Проблемы и способы оптимизации взаимодействия с клиентом. Разбор практических примеров.

1. Определение проблем.

2. Разбор практических примеров.

Семинар № 9. Качественные и количественные методы оценки эффективности мероприятий по связям с общественностью.

1. Виды отчетных документов в СО.

2. Виды количественных и качественных методов оценки эффективности в зависимости от вида PR-кампании.