36. Система коммуникаций в структуре управления.

Коммуникации в системе управления, их роль и значимость. Виды коммуникаций в организации 07.03.2012, 15:32

Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, т.к. руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать полезные для процесса управления.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов и т.д. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления.

Эффективность обмена информацией достигается, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает, поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

Выделяют 4 элемента в процессе обмена информацией:

- отправитель - лицо, которое отбирает информацию и передает ее;

- сообщение - сущность информации, передающейся устно или символами;

- канал - средство передачи информации;

- получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Процесс обмена информацией происходит на нескольких этапах:

1. Формирование идеи. Отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Трудности возникают при передаче необдуманной идеи. Чтобы обмен информацией прошел эффективно, учитываются ситуационные факторы, воспринимающая сторона и последствия коммуникационного процесса.

2. Кодирование и выбор канала. Идея превращается в сообщение, Т.е. кодируется с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, видеоленты и т.д. Более эффективными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы). Для уверенности поступления информации к получателю пользуются 2-3 каналами.

3. Передача информации. Эффективность коммуникаций зависит от важности и своевременности идеи, умения ее правильно закодировать и после выбора оптимального канала связи донести до получателя. Для этого ее передают выбранному каналу связи. Это чисто физическая передача сообщения.

4. Декодирование. Получив сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования символы отправителя превращаются в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совладают, получатель осознает идею отправителя. Если реакция на идею не требуется, то на этом процесс обмена информацией завершается.

Для подтверждения результата коммуникации необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются ролями. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение, она повышает эффективность коммуникационного процесса и способствует подавлению искажения смысла сообщение.

Коммуникация подразделяются на две группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями. К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений и т.д. являются реакцией на воздействие внешней среды.

Ко второй группе относятся:

- межуровневые коммуникации - коммуникация осуществляется по вертикали и по горизонтали между подразделениями. Сверху вниз передается информация о принятых решениях, текущих задачах, рекомендации, снизу вверх - информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, поступлении сырья в виде отчетов;

- коммуникации между различными подразделениями - обмен информацией для координации задач и действий подразделений организации. Координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, сбытом продукции. Руководители информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Устанавливаются равноправные отношения между подразделениями.

- коммуникации «руководитель-подчиненный» - это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, проблемах, изменениях, результатах и т.д. Оказывают непосредственное влияние на производственный процесс;

- коммуникации между руководителем и рабочей группой - важный компонент для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации;

- неформальные коммуникации - мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителю по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения, предупреждать конфликтные ситуации.