14. Применение правовых средств для сокращения материальных потерь

В условиях становления рыночных отношений не теряет остроты задача обеспечения сохранности материальных ценностей в организациях любых форм собственности.

Являясь собственниками имущества, хозяйственные общества и товарищества заинтересованы в его сохранности и эффективном использовании. Поэтому одной из важных задач юридической службы должно быть признано применение правовых средств для обеспечения сохранности имущества.

Обеспечение сохранности имущества представляет собой отдельное направление правовой работы в организации в целом и работы юридической службы в частности.

Применение правовых средств для усиления сохранности денежных и материальных ценностей определяется в зависимости от того, на какой стадии движения имущества (при транспортировке, хранении, в производственном процессе, отпуске и т. п.) произошли потери, каковы их причины, по вине каких структурных подразделений и лиц они возникли.

Одной из первых и постоянных задач является учет требования сохранности имущества при проверке юристами проектов приказов, положений, инструкций, договоров и других документов, в которых затрагиваются вопросы сохранности имущества и предупреждения необоснованных потерь.

Юридическая служба должна добиваться закрепления в таких документах конкретных обязанностей подразделений и работников по обеспечению сохранности материальных ценностей, надлежащему осуществлению приемки, хранения и учета материальных ценностей, предупреждения хищений, прочих потерь, стимулирования за экономию материальных ресурсов.

Юридическая служба должна уделять внимание договору об охране объектов между организацией и охранным предприятием. Деятельность охранных предприятий регламентируется Законом РФ 1992 г. «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации». Статья 1 Закона определяет частную охранную деятельность как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам предприятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

Статья 3 относит к видам частной охранной деятельности:

• охрану имущества собственников, в том числе при его транспортировке;

• проектирование, монтаж и эксплуатационное обслуживание средств охранно-пожарной сигнализации;

• консультирование и подготовку рекомендаций клиентам по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств.

Положения о частной охранной деятельности не распространяются на объекты, подлежащие государственной охране, перечень которых утверждается Правительством РФ.

Частные охранники имеют право применять специальные средства для пресечения преступления против охраняемой ими собственности, когда правонарушитель оказывает физическое сопротивление.

Эффективность охраны может быть обеспечена только при четкой разработке и соблюдении условий заключаемого с нею договора. Основанием договора служит составляемый сторонами акт о технической укрепленности объекта и средствах охраны. В договоре следует предусматривать регулярную (не реже двух раз в год) совместную проверку технического состояния объекта. При обнаружении недостатков в техническом оснащении должны предусматриваться меры по усилению защищенности и сроки их осуществления. При составлении договора важно обращать внимание на правильность и полноту определения условий об обязанностях охранной организации, обеспечивающих надлежащую охрану объекта.

Для охраны должны создаваться условия в осуществлении контроля за вывозом из организации материальных ценностей. Должны быть четко определены виды документов на вывоз (вынос) за пределы территории материальных ценностей и подписывающие их лица. Следует обращать внимание на недопустимость вывоза (выноса) материальных ценностей по устным указаниям или запискам руководящих лиц без оформления надлежащих документов.

Вопросы обеспечения сохранности материальных ценностей, их экономного расходования должны отражаться в коллективных трудовых договорах и договорах с материально ответственными лицами. Опыт хозяйствования советского периода позволяет утверждать, что особое место среди мер по обеспечению сохранности имущества также и в рыночной экономике может занимать материальное стимулирование за экономию материальных ресурсов в производстве. Порядок и условия материального стимулирования за экономию ресурсов целесообразно предусматривать в локальных нормативных актах организации: коллективном договоре, прилагаемом к нему положении об оплате труда.

Обязанностью юридических служб является надлежащее оформление договоров с материально ответственными лицами. В соответствии с Трудовым кодексом РФ договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, которые занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей, перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Юридический отдел (юрисконсульт) должен проверять и визировать все заключаемые организацией договоры о полной материальной ответственности. При этом следует выяснить, относится ли сторона по договору к категории работников, с которыми согласно действующему законодательству может быть заключен такой договор, своевременно ли заключается договор.

Юристам необходимо обращать внимание на подробное изложение обязанностей администрации и материально ответственного лица. Отпуск, увольнение, перевод на другую работу материально ответственных лиц должны проводиться при обязательном документальном оформлении, инвентаризации и полной передаче числящихся за ними материальных ценностей. При проверке соответствия закону проекта приказа об увольнении и переводе лица, несущего полную материальную ответственность, необходимо убедиться в том, что приказ предусматривает передачу в установленном порядке материальных ценностей другому лицу.

Юридическому отделу (юрисконсульту) рекомендуется организовать совместно с заинтересованными подразделениями (отдел сбыта, транспортный отдел и др.) изучение материально ответственными лицами действующих правил хранения и перевозки материальных ценностей, инструкций о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

Вопросы предупреждения и сокращения потерь товаров должны находить решение в заключаемых с контрагентами договорах купли-продажи, поставки и др. Так, подлежат конкретизации условия об используемой таре и упаковке, их совершенствовании для предупреждения утраты товара. Важное значение имеет установление в договорах обязанности использования отправителем специализированной тары и упаковки. Таковы специализированные контейнеры, поддоны, грузовые сетки, оборудование в вагонах стеллажей и креплений, увязка изделий в блоки, пачки. Их применение не только позволяет механизировать и значительно ускорить погрузочно-разгрузочные работы, но в несколько раз сокращает потери от боя и затрудняет хищения.

В договорах следует предусматривать предельные размеры одновременно отгружаемых партий товара, устанавливать расписание отгрузок или интервалы времени между каждой отгрузкой. Данное условие особенно важно при поставках массовых или скоропортящихся грузов. Необходимо предусматривать обязанность уведомления продавцом покупателя по телефону или телеграфом об отправке ему товара. Это позволяет покупателю подготовиться к получению товара, своевременно произвести его выгрузку из транспортного средства. Условия, направленные на повышение сохранности грузов при перевозке, могут предусматриваться также в организационных договорах с транспортными организациями.

Юридическому отделу (юрисконсульту) необходимо участвовать в разработке документов, касающихся вопросов обеспечения сохранности собственности, в том числе инструкций, устанавливающих порядок поступления и приемки в фирме материальных ценностей, учета их движения с материальных складов в производство, учета выпуска и отпуска готовой продукции.

Юридической службе совместно с работниками бухгалтерии и другими подразделениями следует активно содействовать ликвидации дебиторской задолженности. В этих целях необходимо:

• участвовать в организации работы по взысканию задолженности с лиц, причинивших материальный ущерб хищениями, недостачами, порчей материальных ценностей;

• разрабатывать мероприятия, исключающие возможность пропуска сроков исковой давности на взыскание дебиторской задолженности;

• контролировать обоснованность списания на убытки и отнесения на забалансовые счета сумм, числящихся за неплатежеспособными должниками.

Особое место в вопросах обеспечения сохранности имущества принадлежит четкой организации приемки получаемых материальных ценностей по количеству и качеству. Значительная нагрузка в организации приемки ложится на юридическую службу.

Основные функции юристов в этом деле сводятся к следующим:

1) обеспечение четкого определения в договорах на отчуждение и приобретение товаров порядка их приемки по количеству и качеству;

2) контроль за соблюдением установленного нормативными актами и договорами порядка приемки товаров по количеству и качеству;

3) разработка форм актов приемки товаров по количеству и качеству, их распечатка и обеспечение бланками соответствующих лиц.

4) организация изучения соответствующими работниками нормативных актов, регулирующих порядок приемки, оказание необходимой помощи при составлении актов приемки;

5) обеспечение возмещения ущерба, причиненного недостачей или недоброкачественностью поступившего товара по вине контрагента или перевозчика.

Юридический отдел (юрисконсульт) должен периодически контролировать соблюдение в организации порядка приемки товаров по количеству и качеству. При этом необходимо выяснять, правильно ли фиксируются количество и качество товаров в момент их получения от транспортных организаций или поставщиков (изготовителей) и в процессе оприходования. При выявлении недостатков следует вносить руководству организации предложения по совершенствованию порядка приемки материальных ценностей.

Одной из обязанностей юристов, предусмотренных п. 9 Общего положения о юридической службе в части обеспечения сохранности материальных ценностей, является:

• участие в работе по ликвидации дебиторской задолженности, обеспечение соблюдения законодательства при списании денежных средств и материальных ценностей.

При рассмотрении вопросов списания имущества юридическая служба обязана контролировать соблюдение порядка списания и недопущение списания имущества, долгов, недостач и других потерь без принятия всех мер к возмещению причиненного организации ущерба и привлечения виновных лиц к ответственности.

Необходимо совместно с заинтересованными подразделениями (бухгалтерия, отделы снабжения и сбыта, производственный и др.) анализировать причины, повлекшие за собой порчу материальных ценностей, а также причины и условия, способствующие хищениям, возникновению потерь. При этом, в частности, следует использовать материалы инвентаризаций, ревизий и аудиторских проверок. По результатам анализа надлежит подготавливать соответствующие предложения.

Формы участия юридической службы в работе по списанию с бухгалтерского баланса имущества могут быть различными. Таковы непосредственное участие юриста в работе балансовой комиссии, визирование подготовленных бухгалтерией документов и др.

Юристы должны проверять документы на списание, причины порчи или недостачи, реальное наличие изношенного или поврежденного имущества, наличие документов, обосновывающих списание, уточнять, принимались ли меры к установлению виновных лиц и привлечению их к ответственности, проверять возможность частичного использования имущества, его реализации.

В случае истечения срока исковой давности на взыскание просроченной дебиторской задолженности должны определяться лица, не принявшие своевременных мер ко взысканию, для решения вопроса об их персональной ответственности.

Решение о привлечении к материальной ответственности рабочих и служащих принимается руководителем организации на основании материалов, которыми подтверждается факт причинения ущерба, а также с учетом предложений главного бухгалтера и руководителя юридической службы.

Крупный ущерб зачастую причиняется организациям действиями их руководителей и должностных лиц. Прежде всего, имеются в виду незаконное использование и присвоение средств, уплата организацией санкций за нарушение договорных обязательств и правил ведения хозяйственной деятельности. Уголовный и Трудовой кодексы РФ предусматривают возмещение подобного ущерба за счет виновных должностных лиц, в том числе руководителей организации.