IT_LETI_EX / TextProcessorMS_Word_IT_Lab_Ivanov-Odit_2014

Лабораторная работа 5 ТЕКСТОВОЙ ПРОЦЕССОР

Цель работы – освоение функциональных возможностей инструментов текстового процессора Microsoft Word, входящего в состав пакета Microsoft Office для Windows.

Работа включает пять упражнений и контрольное задание. Установки в текстовом процессоре.

Создание нового стиля.

Форматирование текста.

Форматирование таблицы. Обработка примечаний.

5.1. Общие сведения

Работа с Текстовым процессором при вводе текста во многом напоминает работу с пишущей машинкой. Принципиальным отличием Текстового процессора является возможность отображения на экране дисплея результатов работы, контроля их правильности и редактирования текста до его печати. Сохранение на магнитных или оптических носителях текущих результатов позволяет вернуться к ним при необходимости.

Текстовой процессор – эффективный помощник при подготовке разнообразных документов: писем, служебных записок, отчетов, рефератов и пояснительных записок. Текстовой процессор позволяет легко перемещать слова, предложения или абзацы, удалять фрагменты текста и заменять их на другие, располагать заголовки по центру страницы, выделять в тексте определенные слова, вставлять в документ диаграммы, рисунки и колонтитулы, устанавливать автоматическую нумерацию страниц и многое другое.

5.1.1. Создание нового документа

Для создания нового документа во время работы в Текстовом про-

цессоре Microsoft Word нажмите кнопку Microsoft Office и выберите меню

Создать (CTRL + N). В результате выполнения команды Создать в оперативную память компьютера загружается новый файл ДОКУМЕНТ1.DOCX.

5.1.2. Открытие существующего документа

Для открытия существующего документа, хранящегося на диске, нажмите кнопку Microsoft Office и затем выберите меню Открыть (CTRL + O). Выберите нужный Вам файл из списка файлов в диалоговом окне Открыть.

68

Нажмите кнопку ОК или клавишу ENTER. На экране появится окно Текстового процессора с заголовком окна в виде имени открытого файла.

5.1.3. Набор текста в документе

При создании нового документа место ввода текста обозначается маркером "|" и находится в верхнем левом углу окна документа. При включенной кнопке Непечатаемые символы (CTRL + SHIFT + *) сразу за маркером размещается метка конца абзаца "¶". По мере набора новых строк текста эта метка перемещается вниз на новые строки до тех пор, пока не нажата клавиша ENTER. Далее начинается ввод текста нового абзаца.

Для размещения текста на экране MS Word использует перенос по словам. Это означает, что, если Вы набираете слово, выходящее за маркер правого поля, MS Word автоматически переносит все слово на следующую строку.

Если окно документа шире, чем экран, и маркер правого поля в нем не виден, документ при вводе текста автоматически прокручивается до правого поля документа и затем переходит на левое поле.

5.1.4. Присваивание имени и сохранение документа

Текущий документ хранится только в памяти компьютера. Это ненадежно, поскольку прекращение подачи электроэнергии или выключение компьютера очистит его память и приведет к потере текущей информации.

Во избежание такой проблемы необходимо производить запись документа на жесткий диск. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Сохранить (CTRL + S / SHIFT + F12). В окне Имя файла введите имя файла, состоящее не более чем из 256 символов. Расширение имени файла (.DOCX) набирать не нужно: MS Word автоматически добавит расширение к введенному имени файла. Нажмите кнопку ОК.

Присваивать имя документу следует только при первой записи на диск. Когда Вы создаете новый документ, MS Word присваивает ему имя, например ДОКУМЕНТ1.DOCX (DOCUMENT1.DOCX). Вы можете изменить это имя на другое, которое больше соответствует содержанию документа, например

E_REPORT.DOCX.

Для сохранения документа в процессе работы нажмите кнопку Сохра-

нить на Панели быстрого доступа.

5.1.5. Выделение для внесения изменений

Существует множество способов изменить документ: задать выполнение текста полужирным шрифтом или курсивом, подчеркнуть, удалить или

69

скопировать текст и т. д. Прежде чем вносить изменения, Вам нужно выделить ту информацию, которую Вы хотите изменить.

Из приведенного ниже ряда (табл. 5.1) выберите метод, которым Вы

хотите изменить текст, интервал или объект.

5.1.6. Одновременный просмотр двух частей документа

При работе с документом большого размера часто возникает необходимость одновременно видеть его различные части, например: первую и последнюю страницы. Окно документа можно разделить по вертикали на два так называемых окна-фрагмента с помощью горизонтальной линии разделения. Ее фрагмент расположен в правом конце линейки разметки до-

70

кумента. При совмещении маркера мыши с этим фрагментом маркер трансформируется из стрелки в двойную линию с двумя стрелками, направленными в разные стороны. Перетаскивание вниз этого фрагмента активирует на экране горизонтальную линию разделения и дополнительную линейку разметки документа. Нужное Вам положение разделения устанавливается перетаскиванием линии вверх или вниз.

Быстрое введение или смещение разделения производится с помощью мыши: линия разделения перетаскивается к нужному месту. Быстрая отмена разделения также производится с помощью мыши: двойной щелчок мышью по линии разделения возвращает ее в исходное положение. Для перехода от одного фрагмента документа к другому щелкните по тому окнуфрагменту, в который Вы хотите передвинуться, или нажмите клавишу F6.

5.1.7. Введение, смещение и отмена разделения

На вкладке Вид в группе Окно выберите команду Разделить. Если в настоящий момент у Вас нет отдельных окон-фрагментов, MS Word выводит на экран в окне документа линию разделения. Если у Вас уже есть отдельные окна-фрагменты, MS Word предложит снять уже существующее разделение. Чтобы передвинуть линию разделения, нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ или СТРЕЛКА ВНИЗ. Если Вы хотите отменить разделения, передвиньте линию разделения в самый верх или в самый низ окна документа. Нажмите клавишу ENTER.

5.1.8. Панель инструментов и Линейка

Панель инструментов (или Лента) и Линейка предоставляют Вам быстрые кнопки многих наиболее употребительных команд текстового процессора. Исходно MS Word выводит на экран Панель инструментов и Линейку, когда Вы создаете новый документ, но Вы можете отключить это изображение, если хотите иметь большее рабочее пространство.

На Панели инструментов одним щелчком можно изменить вид выделенных символов, выровнять абзацы или выполнить такие операции, как проверка орфографии или печать документа.

Каждый раз, когда Вы выделяете отформатированный текст, соответствующие кнопки на Панели инструментов вкладки Главная изменяют свой вид и показывает вид шрифта или формат выделенного объекта.

Для быстрого изменения шрифта, вида или выравнивания абзаца: а) выделите символ или абзац, который Вы хотите изменить;

71

б) на вкладке Главная в группе Шрифт (CTRL + SHIFT + F) щелкните по кнопке той команды, которую Вы хотите выбрать, или, если Вы изменяете шрифт или размер шрифта (CTRL + SHIFT + P), щелкните по стрелке раскрывающегося списка Шрифт или по стрелке раскрывающегося списка Размер, а затем выберите нужную гарнитуру шрифта или его размер из списка, который MS Word выведет на экран.

Как использовать Линейку По Линейке Вы можете двигать маркеры отступа, чтобы устанавливать

или изменять размер отступов, а также вводить остановы табуляции щелчком кнопки мыши. По желанию можно использовать линейку со шкалой в дюймах, сантиметрах, пайках или пунктах.

На Линейке положение абзацев и остановов табуляции может определяться в дюймах, сантиметрах, пайках или пунктах. Пользуйтесь той шкалой Линейки, которая Вам более привычна, или той, которая обеспечивает нужную Вам точность.

Когда Линейка показана на экране, Вы можете изменять размер отступа абзацев, передвигая маркеры абзацных отступов на Линейке. Вы можете также вводить табуляцию по левому краю, по правому краю, по центру или с десятичным выравниванием.

Как вывести на экран или убрать Линейку На вкладке Вид в группе Показать или скрыть выберите команду Ли-

нейка. При этом рядом с ее именем появляется знак "√". Чтобы отменить показ линейки, отметьте эту команду повторно.

Для быстрого изменения абзацных отступов:

а) выделите абзац, который Вы хотите отформатировать; б) на линейке установите положение маркеров отступа: верхний левый мар-

кер задает отступ первой строки от левого поля документа, нижний левый маркер – положение остальных строк абзаца относительно левого поля документа, правый маркер – положение правой границы всего абзаца относительно правого поля документа.

5.1.9. Отмена изменений

Команда Отменить в панели быстрого доступа (CTRL + Z) может аннулировать изменения параметров печати, редактирования или форматирования в любой момент работы над текстом документа, поскольку MS Word сохраняет перечень (историю) всех использованных команд. Доступ к ранее использованным командам обеспечивается с помощью правой части двой-

72

ной кнопки Отменить на Панели быстрого доступа. Например, если Вы случайно стерли какой-то текст, для его восстановления следует использовать кнопку Отменить.

Команда Отменить может восстановить следующие изменения (табл.

5.2):

Для отмены последнего изменения в Панели быстрого доступа выберите команду Отменить или нажмите клавиши CTRL + Z.

Для быстрой установки отступа:

а) установите маркер на абзаце, для которого надо задать отступ; б) на Линейке передвиньте маркер отступа в новое положение.

Чтобы точно задать один отступ или все отступы одновременно, а) выделите все абзацы, для которых надо задать одинаковый отступ;

б) нажмите правую кнопку мыши, выберите команду Абзац, раздел Отсту-

пы и Интервалы; в) в полях Отступ: Слева, Справа и Первая строка наберите нужные зна-

чения.

Как задать выравнивание для визуальной организации абзацев Способ, которым абзацы выровнены на странице, может оказывать

влияние как на внешний вид документа, так и на то, насколько легко его можно будет читать. Если Вами не оговорен другой вариант, MS Word выравнивает набираемые Вами абзацы по левому краю. Однако, используя соответствующие команды и кнопки на вкладке Главная в группе Абзац, можно обеспечить выравнивание По правому краю (CTRL + R), По центру (CTRL + E) или По ширине (CTRL + J). MS Word выравнивает абзац по полям страницы или, если абзац имеет отступы, между этими отступами.

Как измененить внешний вид текста и размер шрифтов

73

Варьируя способ представления текста в документе, можно привлечь внимание к ключевым словам и фразам, сделать более понятным смысл слов и абзацев, а также зрительно выделить внесенные Вами изменения.

Как быстро сделать текст полужирным, курсивным или подчеркнутым а) выделите текст, который Вы хотите форматировать, или передвиньте место ввода туда, где Вы хотите набирать отформатированный текст; б) на вкладке Главная в группе Шрифт щелкните мышью по кнопке вы-

бранного вида: Полужирный, Курсив или Подчеркнутый, – или нажмите соответствующую комбинацию клавиш выбранного Вами вида шрифта:

CTRL + B, CTRL + I, CTRL + U.

Для быстрой смены шрифта:

а) выделите текст, который надо изменить, или передвиньте место ввода туда, где надо начать набор текста с использованием другого шрифта; б) на вкладке Главная в группе Шрифт щелкните сперва по стрелке списка

Шрифт (CTRL + SHIFT + F), а затем по названию выбранного Вами шрифта. Для быстрой смены размера шрифта:

а) выделите текст, который надо изменить, или передвиньте место ввода туда, где надо начать набор текста с использованием нового размера шрифта; б) на вкладке Главная в группе Шрифт щелкните сперва по стрелке списка

Размер шрифта (CTRL + SHIFT + P), а затем по выбранному Вами размеру шрифта.

Для одновременной замены шрифта и размера шрифта:

а) выделите текст, который надо изменить, или передвиньте место ввода туда, где надо начать набор нового текста с использованием другого шрифта или размера шрифта;

б) нажмите правую кнопку мыши, выберите команду Шрифт (CTRL + D).

в) на закладке Шрифт в диалоговых строках Шрифт и Размер выберите желаемые шрифт и размер; г) выберите кнопку ОК.

Как использовать табуляцию для формирования таблиц и списков Остановы табуляции выравнивают столбцы в таблице или списке. При

нажатии клавиши TAB MS Word вставляет в документ метку табуляции "→" и

74

передвигает место ввода к следующему останову табуляции в текущей строке.

MS Word показывает на линейке остановы табуляции для текущего абзаца или абзацев. Остановы могут быть выровнены по правому или левому краю, по центру или по десятичной запятой при использовании команды

Табуляция в меню Шрифт (CTRL + D).

Перед остановами табуляции может также стоять несколько типов символов. Такие символы (Заполнитель) связывают содержимое табулированного столбца с содержимым предыдущего столбца. Это могут быть точки (.....), тире ( – – -), двойные тире (====) или символы подчеркивания (_). Если Вы не задали символы для постановки перед остановом табуляции, то MS Word оставляет пространство между столбцами пустым.

MS Word помещает предварительно установленные остановы табуляции через каждые 1,3 см. Вы можете изменить интервал между предварительно установленными остановами табуляции, а также ввести собственные. При вставке пользовательского останова табуляции MS Word удаляет все предварительно установленные остановы слева от пользовательского.

Как заключить абзац в рамку Рамки представляют собой простые, двойные или полужирные линии

вокруг одного или нескольких абзацев. Они помогают выделить эти абзацы из остального текста. Рамки простираются от левого поля или левого отступа до правого поля или правого отступа. Рамки используются для того, чтобы привлечь внимание к определенным пунктам или отдельным разделам документа, чтобы выделить заголовки и т. д.

Чтобы заключить абзац в рамку, а) поместите маркер на абзац, который надо заключить в рамку;

б) на вкладке Главная в группе Абзац нажмите на стрелку вниз у кнопки

Границы и заливка и выберите пункт меню Внешние границы.

Как удалить рамку а) поместите маркер на абзац, для которого Вы хотите удалить рамку;

б) отожмите кнопку Внешние границы на вкладке Главная в группе Абзац. Как задать конец страницы

MS Word автоматически расставляет в документе метки конца страницы, которые при выводе на печать определяют начало каждой страницы. Вы можете также вставлять собственные метки конца страницы, если хотите, чтобы страницы начинались с разных мест. Когда Вы задаете конец страниц вручную, MS Word удаляет или корректирует все автоматически

75

расставляемые метки конца страницы. Метки, установленные автоматически, и метки, установленные вручную, MS Word обозначает по-разному.

Вы можете отформатировать абзацы таким образом, чтобы метки конца страницы не разбивали их или не отделяли от следующих абзацев. При таком форматировании таблица не окажется размещенной на разных страницах, а заголовок – отделенным от дальнейшего текста.

Чтобы вставить метку конца страницы, а) передвиньте место ввода к началу строки, с которой надо начать новую страницу;

б) нажмите клавиши CTRL + ENTER или на вкладке Вставка в группе Страницы выберите команду Разрыв страницы. В конце страницы появится метка (непечатаемый символ) – Разрыв страницы.

Для удаления метки конца страницы:

а) передвиньте место ввода в начало страницы, следующей непосредственно за меткой конца страницы;

б) удалите метку конца страницы нажатием клавиши BACKSPACE "←". Как пронумеровать страницы документа

На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы. Выберите требуемое положение номера страницы. Строка состояния текстового процессора в нижней левой части экрана отобразит абсолютный и относительный номера текущей страницы и общее количество страниц в документе. При переходе на новую страницу указанная информация будет обновляться.

Как создать верхний или нижний колонтитул и нумерацию страниц Верхний колонтитул – текст, который печатается вверху каждой рас-

печатанной страницы документа.

Нижний колонтитул – текст, который печатается внизу каждой распечатанной страницы документа. Вы можете использовать верхние и нижние колонтитулы для нумерации страниц и их сопровождения названиями глав, датами или другой информацией.

Абзацы-колонтитулы могут состоять из одной или нескольких строк и включать в себя рисунок или другой объект. Этот текст и его объекты можно копировать, перемещать или форматировать так же, как любой другой.

В колонтитулы можно включать заданного размера табуляцию (клавиша TAB), которая обеспечит их взаимное положение на странице, и способ выравнивания колонтитула: по левому, по правому краю или по центру.

Для создания колонтитула:

76

а) на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний

(Нижний) Колонтитулы;

б) в диалоговом окне выберите нужный тип колонтитула; в) при необходимости переход от верхнего к нижнему колонтитулу и обрат-

но можно произвести кнопкой Перейти к нижнему (верхнему) колонтитулу.

Чтобы вставить номера страниц в нижний колонтитул, а) на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Нижний

Колонтитулы и внизу выберите Изменить нижний колонтитул;

б) нажмите кнопку Номер страницы или используйте комбинации клави-

шей ALT + SHIFT + C;

в) обеспечьте необходимое положение номера страницы относительно ее полей, используя выравнивание абзаца.

Для изменения номера начальной страницы:

а) на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы и выберите пункт Формат номера страницы;

б) в соответствующем диалоговом окне для параметра Нумерация страниц установите нужное значение, например: активируйте режим начать с: и наберите номер начальной страницы.

Для изменения положения границ верхнего и нижнего колонтитулов:

а) на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выбери-

те команду Поля; б) выберите необходимый тип поля из предложенных, либо выберите раз-

меры полей вручную, выбрав меню настраиваемые поля.

Как печатать первую страницу без верхнего или нижнего колонтитула а) на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний

(нижний) колонтитул, выберите Изменить верхний (нижний) колонти-

тул, на вкладке Конструктор в группе Параметры выберите команду Раз-

личать колонтитулы и активируйте режим Особый колонтитул для первой страницы;

б) чтобы MS Word отображал колонтитулы четных и нечетных страниц по-

разному, активируйте параметр Различать колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Предварительный просмотр документа перед выводом на печать Имеющаяся в MS Word команда Предварительный просмотр доступна

при выборе меню Печать при нажатии кнопки Microsoft Office. Команда позволяет увидеть, как будут выглядеть страницы документа при печати. За-

77