4. Организация работы с документами

Организация работы с документами – это:

1. Резолюция

2. Регистрация

3. Контроль исполнения

4. Исполнение документов

5. Формирование дел

6. Текущее хранение и использование документов

7. Передача на архивное хранение

8. Уничтожение документов.

Документирование – это создание документов, то есть.:

1. Составление проектов документов

2. Согласование проектов со специалистами

3. Проверка правильности оформления документов

4. Подписание документов руководителями

Документооборот – это движение документа внутри учреждения с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени называется объемом документооборота.

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и оправданным. Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки.

Различают три основных потока документов:

• Входящий

• Исходящий

• Внутренний

Обработка входящих документов:

• Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности достоверности и целостности вложений. Проверяется адрес документа, количество листов, приложений.

• Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию проводят с помощью Перечня нерегистрируемых документов. На регистрируемых документах проставляется «отметка о поступлении».

• Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата передаются руководителю. Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюции на них. Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.

• Получив от руководителя документы с резолюцией, секретарь вносит сведения о документе и резолюцию в журнал входящей корреспонденции.

• Документы должны передаваться руководству или исполнителям в день их поступления. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

• Затем секретарь ведет контроль исполнения документа в определенные сроки.

• Исполненные документы передаются для подшивки в дело.

Обработка исходящих документов:

• Составление проекта документа

• Согласование проекта

• Проверка правильности оформления документа

• Подписание и утверждение (если необходимо)

• Регистрация (в журнале или на карточке)

• Отправка документа адресату

• Подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов.

Исходящие документы подписываются руководителем учреждения или руководителем структурного подразделения. Подписанные документы регистрируются, на них проставляется регистрационный номер и дата.

Исходящие документы печатают в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, отправляют адресату, второй (отпуск)-помещается в дело.

Обработка внутренних документов:

• Составление проекта документа;

• Согласование;

• Проверка правильности оформления;

• Подписание документа руководителем;

• Регистрация.

Прохождение на этапе исполнения:

• Передача документа исполнителю;

• Контроль исполнения документа:

• Исполнение документа;

• Подшивка исполненного документа в дело.