График документооборота предприятия

Утвержден приказом № **

от „____” _______201­_ г.

Наи-ме-нова-ние доку- мента

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа в бухгалтерии

Сроки передачи в архив

Коли-чество экземп ляров

Лицо, ответственное за выпис-ку

Лицо, ответственное за выпол-нение

Срок выпол-нения

Лицо, ответственное за проверку

Лицо, кото-рое предос-тавляет доку-мент

Порядок и срок предостав-ления

Лицо, ответственное за обработку

Срок выпол-нения

Лицо, ответствен-ное за фор-миро-вание дел

Лицо, ответствен-ное за фор-миро-вание дел

Срок выполнения

Каждому работнику, указанному в данном графике, выдается выписка из такого графика.

4. Основные этапы организации первичного учета

В бухгалтерском учете документ – это безусловное письменное доказательство свершения хозяйственной операции.

Классификация документов

1. По месту составления: внутренние; внешние.

2. По назначению: распорядительные; оправдательные (исполни-тельные); комбинированные.

3. По способу охвата информации: разовые; накопительные.

4. По объему отражения хозяйственных операций: первичные; сводные.

5. По методу отражения хозяйственных операций: материальные; денежные; расчетные.

6. По форме носителей информации: бумажные и электронные.

Первичные документы – документ, содержащий 1 хозяйственную операцию и подтверждающий ее осуществление.

Процессы глобализации привели к созданию на предприятиях электронных документов и, соответственно к организации на предприятии электронного документооборота. Основным Законом, регулирующим оформление хозяйственных операций электронными документами является Закон Украины «Об электронных документах и электронном документо-обороте» № 851-IV от 2003 г. с изменениями и дополнениями.

Электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, которые предусматривают обязательные реквизиты документов, в т.ч. электронную цифровую подпись. Первичные документы при электронном документообороте создаются в подразделениях предприятия на компьютерах, подключенных к локальной компьютерной сети и регистрируются в компьютерном журнале регистрации первичных документов, а также могут не иметь бумажных аналогов. Юридически, электронный документ приравнивается к бумажному, кроме таких документов, как свидетельства на право собственности и документы, которые по законодательству составляются только в одном экземпляре.

Порядок применения электронной цифровой подписи регулируется Законом Украины «Об электронной цифровой подписи» № 852-IV от 2003 г. с изменениями и дополнениями. В соответствии с данным законом электронная цифровая подпись – это вид электронной подписи, полученной в результате криптографического (закрытого) превращения набора электронных данных, которая дает возможность идентифицировать лицо, подписавшего электронный документ и гарантировать неизменность документа с момента его подписания.

Каждый пользователь, имеющий право электронной подписи имеет два ключа: – закрытый – это параметр криптографического алгоритма формиро-вания электронной информации, доступный только данному лицу;

– открытый – параметр криптографического алгоритма проверки элект-ронной цифровой подписи, доступной субъектам отношений в сфере исполь-зования электронной цифровой подписи.

Проставление электронной подписи – это последний этап создания электронного документа, после которого документ получает юридическую силу и может копироваться и пересылаться получателю. Необходимо соблюдать правила использования электронной подписи с целью обеспечения безопасности и надежности его использования.

Электронный документооборот – это совокупность процессов созда-ния, обработки, отправления, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов с использованием проверки их целостности и наличия, а при необходимости подтверждения факта полу-чения таких документов.

В соответствии Законом Украины «О бухг. Учете и финн отчетности в Украине» если предприятия ведут электронный документооборот, они должны параллельно составлять копии электронных документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций и правоохранительных органов в пределах, предусмотренных законодательством Украины.

Организация первичного учета содержит следующие этапы:

1. Организация оформления первичных документов.

2. Организация приема первичных документов.

3. Организация проверки первичных документов.

4. Организация обработки первичных документов.

5. Организация архивизации и утилизации.

Организация оформления первичных документов

Первичные документы должны быть составлены в момент осуществления операции, а если это не возможно – непосредственно после ее завершения. Руководитель предприятия обеспечивает фиксацию фактов осуществления всех совершенных хозяйственных операций, в первичных документах. Наибольший экономический эффект достигается ежедневной обработкой и записью всех документов.

Для упрощения процесса создания документов осуществляется их унификация (однотипность на основе установления их оптимального количества) и типизация.

Для контроля и внедрения обработки данных на основании первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Уменьшение количества первичных документов можно достичь за счет:

1. Использования многодневных и накопительных в место разовых (например, ЛЗК в место требований или накладных).

2. Устранение лишней детализации (например, расценки за сбор помидоров может быть установлены в зависимости от массы собранных овощей или отдельно за сбор помидоров, сортировку и погрузку в машину).

3. Уменьшение количества копий документов, что позволит уменьшить затраты труда на их выписку, сверку, сравнение, обработку, хранение.

4. Объединение первичного документа с учетным регистром (например, отпуск со склада материалов без накладной, а только подпись получателя в книге складского учета и там же составление бухгалтерской проводки по итогам данного регистра – не всегда оправданно).

5. Использования компьютерной (автоматизированной) формы учета.

Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях.

Первичный документ содержит обязательные реквизиты, которые определяют содержание хозяйственных операций и дают документу доказательную силу. Это:

1. Название документа.

2. Дата и место составления.

3. Название предприятия, от имени которого составлен документ.

4. Содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения.

5. Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления.

6. Личные подписи и их расшифровки (ФИО) лиц, принимающих участие в осуществлении хозяйственной операции.

Если документ не имеет хотя бы одного обязательного реквизита, то он не может быть основанием для совершения хозяйственной операции. Для присвоения номеров первичным документам, необходимо вести книги регистрации первичных документов или журнал их регистрации.

Первичный документ может содержать дополнительные реквизиты ( снование для осуществления хозяйственной операции, реквизиты документа, который удостоверяет личность получателя, идентификационный код предприятия и т.д.).

Руководитель предприятия после согласования с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, давать разрешение на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском ТМЦ, ДС, НА, ОС и т.д. На входящих первичных документах (ПД) ставится резолюция главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия. ПД по учету движения ДС подписывает директор и главный бухгалтер.

ПД составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины и на бланках, изготовленных самостоятельно с обязательным содержанием типовых и специализированных реквизитов. Кроме того, разработанные самостоятельно ПД должны быть утверждены в Приказе об учетной политике предприятия, а формы этих документов являются одним из приложений к данному приказу. ПД составляются на украинском языке,наряду с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона «О языках в Украине» от 28.10.1989 г. №8312-ХІ.

Ошибки в первичных документах.

1. В ПД по движению ДС (кассовых и банковских) и ценных бумаг не допускаются – выписывается новый документ.

2. В других ПД исправления производится с согласия лица, оформившего и подписавшего документ с указанием даты внесения изменений (корректурный метод). Исправления осуществляется следующим образом:

– зачеркиваются в документах неверные данные одной чертой;

– возле зачеркнутой записи проставляются правильные данные и текст;

– на полях документа ставится подпись «Исправлено на ….(полностью повторяется текст новой записи)».

– лицо, которое внесло изменения, подписывается под записью на полях и ставит дату исправления;

– документ, в который были внесены изменения, ещё раз подписывают все лица, которые подписали его раньше под записью внесения изменений.

Неправильное составление первичных документов или их отсутствие – одна из причин возникновения конфликтов с работниками, партнерами по деятельности, налоговыми органами.

Организация приема документов

Все документы подаются в бухгалтерию в сроки, установленные руководителем предприятия и указанные в документообороте предприятия. Запрещается принимать не надлежащим образом оформленные первичные документы или документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку движения и использования активов и обязательств предприятия. Их передают главному бухгалтеру для принятия соответствующих решений.

Порядок приема первичных документов

П рием документов

П равильность оформления

Б ухгалтерия

КОНТРОЛЬ

Законность отраженных операций

Плановая служба

ПРИНИМАЮТ УЧАСТИЕ

По полноте составления

Технологичес-кая служба

По реальности отраженных операций

Общая проверка нескольких служб

Если при приеме документов выявляются нарушения в их оформлении, то такие документы отправляются в подразделения, где они составлялись к работнику, ответственному за их оформление для исправления, дооформления или переоформления.

Организация проверки первичных документов.

Документы, находящиеся в бухгалтерии, детально проверяются перед занесением их данных на счета бухгалтерского учета как с точки зрения законности оформления операции, так и по форме.

Для правильного отражения данных ПД в учете необходимым является выполнение следующих правил:

1. Четкое отделение бухгалтерских документов от небухгалтерских.

2. Обязательно выполнение порядка обработки документов.

Существует множество методов проверки приема ПД, например:

1.Экономический: изучение хозяйственной операции по обеспеченности источниками финансирования, плановыми расчетами, определения финансовых результатов от совершения операции и его влияние на конечный финансовый результат.

2. Встречный прием: определение правдивости операции путем сопоставления документов и записей в учетных регистрах, которые относятся к одним и тем же операциям.

3. Прием обратного счета: например, определение израсходования сырья по фактическому выпуску готовой продукции относительно установленных норм, с целью выявления незаконного расходования ТМЦ.

4. Формальный прием: установление полноты и правильности оформления документа, заполнение реквизитов, достоверности подписей лиц, составивших документ.

5. Арифметический прием: проверка всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе.

6. Другие приемы.

После приема в бухгалтерию и проверки документы подлежат бухгалтерской обработке.

Организация обработки документов

Объектом организации является технологический процесс учета, контроля и анализа.

Технологическая структура бухгалтерского учета (этапы )

Первичный учет Текущий учет Итоговый учет

(документирование (Регистрация (Формирование

хозяйственных хозяйственных результативной

операций и операций и информации)

явлений ) явлений в системе

счетов)

Предметом труда в учетном, контрольном и аналитическом процессах является первичная информация, которая подлежит переработке в результативную.

Обработка информации в учетной системе – это прохождение ее в течении учетного периода, через соответствующие фазы (этапы) бухгалтерского учета

Бухгалтерской обработкой ПД называется подготовка документов для записи сумм хозяйственной операции на счетах синтетического и аналитического учета.

Стадии обработки документов в бухгалтерии:

1. Группировка.

2. Таксировка.

3. Контирование.

4. Включение в учетные регистры (постинг).

При группировке первичных документов:

1. Показатели в группировочной ведомости подсчитываются так, чтобы результат можно было использовать для контроля за выполнением плана, как по предприятию, так и по его структурным подразделениям и исполнителям.

2. Осуществлять контроль за сохранностью имущества предприятия: при суммировании показателей отдельно группируются показатели движения ценностей, ответственность за которые несут разные материально-ответственные лица.

3. Показатели группировочной ведомости должны быть пригодными для составления бухгалтерских проводок, без дополнительных выборок и определения первичных документов.

4. Группировочная ведомость должна соответствовать позициям форм финансовой отчетности без дополнительных расчетов (сумма ПЗ на конец месяца в балансе).

5. Первичный документ необходимо обрабатывать одновременно с записью его в группировочную ведомость в течении одного дня.

Таксировка документов – это денежная (стоимостная) оценка определенных материальных ценностей в документе. Под таксированием понимают умножение цены на количество, под расценкой – расчет цены, под оценкой – проставление цены в документе (расчет стоимости).

Контирование – проставление на первичных документах бухгалтер-ских проводок (например в приходных и расходных кассовых ордерах).

Включение в учетные регистры (Постинг). Первичные документы которые прошли обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования:

– при ручной обработке дату записи в учетном регистре и подпись лица, производившего обработку;

– при компьютеризированной обработке – штамп лица, ответственного за обработку.