Создание пользовательского стиля
Стилями называются наборы параметров форматирования, которые можно применить ко всем частям документа сразу и использовать многократно. Word позволяет пользователю создавать собственные стили. Также реализована возможность «Экспресс-стили», которая позволяет за короткое время профессионально оформить документ, выбирая требуемый стиль из списка.
Добавление стиля в коллекцию экспресс-стилей:
Выделите текст, на основе которого будет создан новый стиль. Например, что словосочетание «информационная технология» нужно выделить в документе шрифтом синего цвета с размером 14 пт.
На мини-панели инструментов, которая будет отображена над выделенным фрагментом, задайте нужный формат текста. Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши, выберите Стили и щелкните Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
Присвойте стилю имя и нажмите кнопку ОК. Вновь созданный стиль будет отображен в коллекции экспресс-стилей под этим именем.
Задание: оформите два текстовых фрагмента отчета собственными стилями.
Шаблоны
Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, например, раскрывающийся список или специальная эмблема. В Word шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле). Начать можно с пустого документа и сохранить его как шаблон или создать шаблон на основе существующего документа или шаблона.
Создание нового шаблона на основе существующего:
Нажмите кнопку Создать и затем выберите нужную категорию шаблонов (Установленные, Существующие или ранее созданные вами из группы Мои шаблоны).
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и др.Можно также добавить пояснительный текст, элементы управления содержимым, такие как выбор даты, и графические объекты, которые должны присутствовать во всех новых документах, основанных на данном шаблоне.
Выберите команду Сохранить как. В левом верхнем углу диалогового окна Сохранение документа выберите Надежные шаблоны. Введите имя файла для нового шаблона, в списке Тип файла выберите Шаблон Word и нажмите кнопку Сохранить. Закройте шаблон.
Добавление к шаблону элементов управления содержимым
Щелкните значок Кнопка Microsoft Office
,
а затем выберите пункт Параметры Word
и в раскрывшемся окне пункт Основные.
Установите флажок Показывать
вкладку
«Разработчик»
на ленте и нажмите кнопку ОК.
Откройте шаблон, к которому нужно добавить элементы управления содержимым, и затем щелкните в месте вставки элемента управления. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым, который требуется добавить к документу или шаблону. Выберите элемент управления содержимым в документе и щелкните Свойства в группе Элементы управления. В диалоговом окне Свойства укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.
Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст и затем выберите Группировать в группе Элементы управления. После группирования нескольких элементов командой Группировать они могут быть изменены или удалены только как группа.
Добавление к шаблону пояснительного текста
Инструкции по заполнению элементов управления содержимым, добавленных к шаблону, значительно облегчают работу с документом. Эти инструкции заменяются содержимым при использовании шаблона.
На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Режим конструктора.
Если элемент управления содержимым еще не добавлен к документу, щелкните в месте вставки элемент управления и затем щелкните элемент управления.
На вкладке Разработка в группе Элементы управления выберите пункт Режим конструктора.
Щелкните элемент управления содержимым, к которому нужно добавить этот замещающий текст.
Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
Чтобы замещаемый текст в добавленном элементе управления содержимым текстового поля исчезал при вводе реального текста в документе, в группе Элементы управления выберите Свойства и установите флажок Удалить элемент управления содержимым при редактировании содержимого.
Запрет изменений в шаблоне
К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.
Защита элементов шаблона
Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту. Выберите элементы управления содержимым или группу элементов управления, изменения которых требуется запретить. В группе Элементы управления выберите пункт Свойства. В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка выполните любое из следующих действий.
Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.
Установите флажок Содержимое нельзя редактировать. Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.
Защита всего содержимого шаблона
Откройте шаблон, который нужно защитить от изменений.
На вкладке Разработчик в группе Защитить выберите команду Защитить документ и затем щелкните Ограничить форматирование и редактирование.
В области задач Защита документа в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. В списке ограничений редактирования выберите нужные ограничения.
В разделе Включить защиту щелкните Да, включить защиту.
Для установки пароля на документ и предоставления знающим пароль пользователям возможности снять защиту введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.
Важно. Если пароль не задан, установленные ограничения могут быть изменены любым пользователем.
Задание: создать шаблон для оформления Личной карточки студента с использованием элементов управления. Заполнить шаблон личными данными и поместить результат в отчет.
На карточке следует разместить:
место для фото, ФИО, пол (выбор из двух пунктов), дата рождения, адрес, группа (выбор из списка с возможностью редактирования), поле для дополнительной информации, дата заполнения.
Практическое задание W3
Слияние документов
Слияние применяется, когда нужно создать набор документов, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках, которые рассылаются большому числу заказчиков. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.
Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:
Настройка основного документа. Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес, логотип отправителя, приветствие на бланке письма.
Подключение документа к источнику данных. Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма, информация для получателей.
Уточнение списка получателей или элементов. Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого элемента или записи файла данных. Если файл данных — это список рассылки, то элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи), которые требуется включить в список, можно выбрать.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.
Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно просмотреть.
Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.