2.2. Определение запасов материальных ресурсов на складах
Управление товарными запасами имеет огромное значение для дистрибьюторских компаний, т.к. они – компании являются своего рода звеном между производителем и потребителем. Основная задача – закупка у производителей крупных партий товаров, с последующей продажей розничным торговцам, но уже более мелкими партиями. При этом при управлении товарными запасами необходимо учитывать ряд факторов, носящих неопределенный характер, таких как сезонность, колебания спроса.
Следовательно, важную роль приобретает планирование и прогнозирование товарных запасов, а также грамотное и эффективное управление.
Схематично систему управления товарными запасами можно представить как взаимодействие следующих звеньев, что показано на рисунке 2.1.
В коммерческом отделе ООО «САНГ-Иркутск» работает ряд торговых представителей, основной задачей которых является продвижение продукции компании на рынке, посредством мониторинга продаж товара в торговых точках, развитии существующей клиентской базы, приеме и обработке заказов. Таким образом, ТП в режиме реального времени посредством КПК с ИС MobileBranch проверяют соответствие заказа клиента с фактическими остатками на складе и посылает заказ на склад для комплектации. В случае, если товара на складе нет, ответственное лицо на складе отправляет запрос в ЦО на пополнение запаса.
Рис. 2.1. Управление товарными запасами
Далее рассмотрим бизнес-процессы, относящиеся к УТЗ более подробно.
Формирование заявки на пополнение товарных запасов.
Осуществление пополнения товарных запасов склада г. Новосибирск производится централизованно в ОЛ по УТЗ Центрального офиса на основе статистических данных, представленных с логистическом модуле ИС Branch.
Как уже было сказано ранее, компания «САНГ» работает с 12 финансовыми направлениями, 9 из которых представлены в ДП г. Новосибирск. В данной работе будет рассмотрено такое направление как СМС/ЧС (сухие моющие и чистящие средства) компании «Хенкель-Рус». Весь ассортимент категории СМС/ЧС разделен на три категории: основной, заказной и акционный.
Дистанционное управление товарными запасами в регионе осуществляется сотрудниками ОЛ ЦО только по основному ассортименту, на основе статистических данных ИС. Сотрудники ОЛ ЦО самостоятельно формируют заявки и отправляют непосредственно производителю. Ответственные сотрудники ДП могут, по мере возникновения необходимости, предоставлять свои пожелания по увеличению ТЗ основного ассортимента, подкрепляя их четким обоснованием и принимая во внимание товар, уже имеющийся на складе ДП, в пути и, также, товар уже находящийся в заявке, отправленной на Завод.
Заявка на отгрузку товара формируется на базе системы Branchв электронном формате и отправляется производителю не менее чем за 6 рабочих дней до желаемой даты отгрузки. Важным условием формирования заявки при заказе СМС/ЧС является максимальная загрузка ТС. Поставки с завода г. Пермь на склад в г. Новосибирск осуществляются автомобильным транспортом, используя при этом контейнеры 40 ft. Грузоподъемность такого контейнера 10-20 тонн, при вместимости порядка 38 паллет.
За 1 день до даты отгрузки с завода в заявку могут быть внесены корректировки в связи с отсутствием товара по некоторым заказанным позициям. Таким образом, отгрузка продукции осуществляется по конечному варианту откорректированной и утвержденной заявки, что отражено на рисунке 1.7.
После момента отгрузки товара с завода производителя, оператор ОЛ по УТЗ обязан в течение 2-х рабочих дней получить у ООО «Хенкель Рус» отгрузочные документы и завести их в базу, создав электронный вагон. Дальнейшие процедуры, касающиеся отправленного вагона, осуществляются сотрудниками ДП и экономистами ЦО.
Расчет количества товара, необходимого для заказа.
Расчет товарного запаса в компании «САНГ» автоматизирован и осуществляется посредством ИС Branch. При управлении товарным запасом используются такие понятия, как:
- Пороговый уровень заказа – или «точка заказа», в соответствии с источником [16] пороговый уровень заказа определяет такую его величину, при достижении которой осуществляется очередной заказ;
- Страховой запас – предназначенный для поддержки и защиты от неопределенности. Основное назначение – покрытие потребностей, вызванных кратковременными колебаниями спроса или поставок;
- Оптимальный страховой запас.
Рис. 2.2. Процедура заказа ТМЦ
Пороговый уровень запаса рассчитывается в несколько этапов, которые представляют собой следующее:
- на основе целевого плана продаж на определенный год рассчитывается среднедневной показатель продаж (в тоннах по брендам);
- определяется количество дней, необходимых для полного цикла поставки (при средней длительности поставки с завода г. Пермь в Новосибирск в 10 дней);
- рассчитывается пороговый уровень по следующей формуле (1):
ТЗ = Иср * (t1 + t2), (1)
где: ТЗ – точка заказа;
Иср– среднедневной показатель продаж;
t1 - количество дней, необходимых для обработки заказа;
t2– количество дней в пути;
Расчет страхового запаса состоит из следующих этапов: производится классификация товаров по принципу АВС – анализа; считается страховой запас, в соответствии с формулой (2); далее рассчитанный страховой запас увеличивается в соответствии с распределением по группам: А группа - + 8 дней; Вгруппа - + 6 дней; С группа - + 3 дня запас.
СЗ = Иср *tabc, (2)
где: СЗ – страховой запас;
Иср– среднедневной показатель продаж;
tabc - количество дней, необходимых для обработки заказа, в соответствии с группой, определенной в ходе АВС – анализа.
Оптимальный уровень запаса рассчитывается по формуле (3):
ОТЗ = ТЗ + СЗ, (3)
где: ОПТ – оптимальный товарный запас;
ТЗ – товарный запас;
СЗ – страховой запас.
На основе рассчитанных показателей, а также статистических данных о приходе/расходе товара, по каждому SKUстроится график расхода товарных запасов, с указанием порогового уровня заказа, страхового и оптимального.
Как было указано, при расчете страхового запаса в компании САНГ распространено использование АВС - метода, который служит основным инструментом для распределения всей совокупности запасов на группы, в зависимости от стоимости хранимого запаса. В основе АВС – метод лежит так называемое «правило 80/20», согласно которому на 20% общего количества хранимых товарных запасов приходится 80% стоимости запасов.
Применительно к компании САНГ разделение товарной номенклатуры по всем SKU внутри каждого финансового направления. В качестве результирующего признака выступает показатель «объем продаж за отчетный период» в денежном эквиваленте. Расчет производится автоматически посредством системы Branch.
Рассмотрим применение АВС – анализа на ФН «СМС/ЧС» компании Хенкель по итогам продаж отчетного периода, а именно месяца. Общее количество SKU, соответствующих категории СМС/ЧС, составляет 146 штук, распределение которых представлено в таблице 2.3.
Таблица 2.3
Распределение товарной номенклатуры на группы
Группа |
Количество |
Реализация |
А |
36% |
80% |
В |
25% |
15% |
С |
39% |
5% |
Товары рассматриваемой товарной номенклатуры являются товарами народного потребления (бытовой химической промышленности), ввиду этого им присущ ряд определенных характеристик, таких как: высокая конкуренция на рынке, большое количество товаров-заменителей, относительно одинаковый уровень цен. Ввиду влияния подобных факторов, распределение на группы АВС имеет пропорции 36*64, а не стандартные 20*80, что говорит о том, что на практике для эффективного управления, необходимо учитывать множество факторов, влияющих на бизнес.
Проанализировав систему пополнения товарных запасов, был выявлен ряд факторов, которые, на мой взгляд, негативно влияют на всю систему управления товарными запасами.
- Прежде всего, данные о расходе товарных остатков со склада заносятся вручную сотрудниками склада, т.к. на складе не предусмотрена сканерная проверка отгружаемых заказов. В связи с этим, часто в систему попадают некорректные данные о расходе;
- При расчете уровней запаса система ссылается только на среднедневные продажи прошлых периодов, при этом не производится полноценное прогнозирование спроса с учетом тренда и сезонности, что часто приводит к завышенным/заниженным показателям;
- При формировании заказов часто учитывается видение/пожелания сотрудников филиалов, что часто носит субъективный характер;
- Планирование продаж осуществляется коммерческим отделом, основываясь на годовом и квартальном плане без разбивки по товарным позициям;
- Не используется комплексный метод оценки товарных запасов ABC-XYZ.