Изучение особенностей оформления управленческих документов
2.1 Анализ бланков
Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Установлены два стандартных формата бланков:
А4 (210 x 297 мм).
А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм –нижнее.
Применяются следующие бланки:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения документов устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано или флаговым.
2.2Правила оформления документов
В своей деятельности Сектор паспортно - визовой работы издает следующие документы: ходатайства, уведомления о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина, служебные записки, гарантийные письма, уведомления и т.п.
Так же используются унифицированные формы документов такие как: уведомление о завершении или прекращении обучения иностранного гражданина.
Документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
При подготовке документов реквизиты документов оформляют с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Код организации (ФГОУ ВО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, указанному в Уставе. Полное наименование: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Удмуртский государственный университет».
Сокращенное наименование – ФГБОУ ВО «УдГУ», УдГУ, ФГБОУ ВО «Удмуртский государственный университет», которое помещают в скобках ниже полного наименования.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, телеграфный адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты, web – страницы в Интернете.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например 05.06.2003.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Адресат
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже а должность и фамилия в дательном.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
10. Текст документа Текст документа оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
11. Подпись
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются ректором или, по его поручению проректором.
Документы, направляемее подчиненным и другим организациям, гражданам подписываются ректором, проректором или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.
12. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.