1. по видам деятельности различают следующие документы:

   1. организационно-распорядительные;

   2. финансово-расчетные;

   3. снабженческо-сбытовые;

   4. отчетно-статистические;

   5. научно-технические;

   6. кадровые или документы по личному составу предприятия.

2. по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

   1. документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие  документы могут составлять работники всех подразделений.

   2. документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

3. по способу документирования:

   1. рукописные;

   2. электронные;

   3. графические;

   4. кино-, фотодокументы.

4. по происхождению:

   1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

   2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

5. по месту возникновения:

   1. внутренние документы – такие, которые создают­ся внутри данного учреждения;

   2. внешние — документы, посту­пающие из других организаций.

6. по содержанию:

   1. простые – документы, содержащие один вопрос;

   2. сложные — содержащие два вопроса или более.

7. по срочности:

   1. весьма срочные

   2. срочные

   3. несроч­ные

8. по гласности:

   1. секретные документы имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секрет­ными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ.

   2. несекретные документы могут публиковаться в открытой пе­чати.

   3. для служебного пользования – несекретные документы, содержание которых пред­назначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

9. По юридической силе:

   1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

   2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

   3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

   4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

   5. выписки (части документа с указанием из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

   6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника;

   7. черновик — это документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) — это первый экземпляр документа, составленный в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами.

10. По форме изложения (степени унификации):

    1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

    2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

    3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

    4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

    5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

11. По срокам хранения:

    1. временного хранения (до 10 лет);

    2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

    3. постоянного хранения.

Вопрос 3. Понятие системы документации

Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Типовые функции управления:

1. прогнозирование и планирование,

2. организационно-распорядительная деятельность,

3. мотивация персонала,

4. учет и отчетность,

5. финансирование.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функцио­нальных систем документации выделяют также отраслевые систе­мы, которые используются при документировании соответству­ющих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (обще­му и специальному), нотариальные, судебные и др. Организацион­но-распорядительная документация тесно связана как с отрасле­выми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, плани­рования, учета, отчетности и т.д.

В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией обще­ственной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упоря­дочения потоков информации, установления необходимого и до­статочного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная об­работка не позволяла вовремя и качественно переработать расту­щие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автома­тизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для об­работки которой они предназначены.