Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Белгородский Государственный Университет

Пояснительная записка

к курсовой работе

по дисциплине: ”Проектирование информационных систем”.

на тему: ”Автоматизация ведения расчетов с поставщиками”

Белгород 2007

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Описание предметной области

2. Требования к автоматизированной системе расчетов с поставщиками

3. Разработка функциональной модели

4. Разработка информационной модели

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Данная курсовая работа называется “Автоматизация ведения расчетов с поставщиками”.

В ней будет теоретически изучена, а затем разработана в рамках учебного проекта автоматизированная система расчетов с поставщиками.

Становление цивилизованного предпринимательства сопровождается возрастанием роли бухгалтерской информации в управлении, контроле и анализе предпринимательской деятельности.

Перестройка управления экономикой, переход к рыночным отношениям, использование различных форм собственности невозможны без существенного повышения роли учета и контроля.

В настоящее время все организации независимо от их вида, форм собственности и подчиненности ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

В цели и задачи курсовой работы входят:

1) закрепление практических навыков проектирования, полученных на занятиях по предмету “Проектирование информационных систем ”;

2) углубление теоретических и практических знаний;

3) получения опыта сбора информации и её обработки;

4) приобретение способности обоснования проектных решений;

Данная курсовая работа состоит из 30 страниц.

Она содержит 1 таблицу, 11 рисунков и четыре раздела.

Первый раздел называется «Описание предметной области».

В нём описывается счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а так же учет поступления материалов и расчет с поставщиками.

Второй раздел называется «Требования к автоматизированной системе расчетов с поставщиками». Он содержит информацию о технических требованиях к системе.

Третий раздел «Разработка функциональной модели».

В данном разделе описываются технология исследования и проектирования систем на логическом уровне.

Четвёртый раздел «Разработка информационной модели».

Данный раздел содержит в себе описание моделирования бизнес – процессов рассмотренных в третьем разделе.

1. Описание предметной области

Поставщики – это фирмы и отдельные лица, которые обеспечивают компанию, ее конкурентов материальными ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров и услуг.

События в «среде поставщиков» могут серьезно повлиять на маркетинговую деятельность фирмы. Недостаток тех или иных материалов, забастовки и прочие события могут нарушить регулярность поставок и график отгрузки товаров заказчикам. Как следствие в краткосрочном плане будут упущены возможности сбыта, в долгосрочном – подорвана репутация фирмы.

Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями на основе договора.

В последних предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов и т.д.

Организации-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования – поручения и счета – фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние после акцепта передают их в свой банк для оплаты.

Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организации осуществляет отдел маркетинга, поэтому платежные требования – поручения и счета – фактуры в первую очередь поступают в этот отдел или в финансовый. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов, делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию организации для оплаты и сдачи в банк, а квитанция и товарно-транспортная накладная – в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии организации возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад кладовщиком выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу.

По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу организации-поставщика.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счет по отношению к балансу – пассивный; сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчиками по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету – о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту – о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.

Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале – ордере №6. это комбинированный регистр, аналитический учет в котором организуется в размере каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал- ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца, а именно:

- по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным – материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);

- по акцептованным платежным документам оплаченным – материалы не поступили (справочно «за неприбывший груз» сальдо нет);

- по акцептованным платежным документам неоплаченным – материалы не поступили (справочно «за неприбывший груз» и сальдо на начало месяца);

- сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили).

В течение отчетного месяца бухгалтерия организации получает платежные документы поставщиков, акцептованные отделом маркетинга, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов организации. Это позволяет закончить расчеты, так как каждая из сторон выполнила свои обязательства.

Журнал – ордер №6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу.

Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале – ордере №6 записываются:

- номер приходного документа склада;

- стоимость поступивших материалов по учетным ценам организации

- стоимость по платежному документу поставщика с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе.

Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям – в разрезе видов материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и др.). Сумма претензий записывается на основании актов.

По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

- полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

- излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при приемке;

- полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Организации, осуществляющие при выполнении договора строительного подряда, договора на выполнение научно-исследовательских, опытно – конструкторских и технологических работ и иного договора функции генерального подрядчика, расчеты со своими субподрядчиками так же отражают на счете 60.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или счетов учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а так же по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и тд.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.

Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а так же если при проверке счета поставщика или подрядчика были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а так же арифметические ошибки, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

За неотфактурованные поставки счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др. при этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособленно в аналитическом учете.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и тд.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.