2.3.4. Анализ работы с использованием анкетирования

Анкетирование целесообразно использовать, если есть возможность получить информацию от нескольких работников, выполняющих одинаковые функции. Анкетирование является единственно возможным методом сбора информации, когда аналитик и работник находятся далеко друг от друга.

Подготовка к анализу работы с использованием опросного листа во многом совпадает с содержанием подготовки к собеседованию. В частности, до выдачи опросного листа студенту рекомендуется выполнить ряд мероприятий:

1. Изучение методологии анализа работы и используемого метода исследования;

2. Предварительное ознакомление с исследуемой работой;

3. Правильный выбор людей для проведения опроса;

4. Введение в анкетирование.

Последнее мероприятие заслуживает подробного рассмотрения. Дело в том, что подавляющее большинство работников относится к опросам негативно. Справедливо считается, что опросы отнимают время у работников. Сказывается и то, что во всех инициативах, исходящих от высокого начальства, работники как правило видят желание повысить отдачу от подчиненных. Поэтому при использовании опросных листов очень велика роль преамбулы к вопроснику, то есть ОБРАЩЕНИЯ к тому, кто получит опросной лист в руки. Один вариантов обращения и вопросы, включаемые в опросный лист приведены в приложении 4.

Из опыта известно, что даже самое проникновенное обращение не гарантирует полного заполнения опросного листа и качественных ответов. Здесь важно иметь в союзниках непосредственных руководителей тех людей, от которых мы планируем получить заполненные опросные листы. Как правило, эти руководители лучше других знают интересы и слабости подчиненных и поэтому могут найти индивидуальный подход к каждому. Эти руководители лучше знают, в какое время лучше раздать людям опросные листы. Можно утверждать также, что 90% подчиненных либо испытывают уважение к своим руководителям, либо боятся их. И в том и другом случае просьба или приказание непосредственного руководителя о заполнении опросных листов будут выполнены.

Ответы на поставленные вопросы следует записывать на формах, разработанных для документального оформления результатов собеседования (см. раздел 2.1.3). Результаты опроса представляются без указания тех вариантов ответов, которые оказались не характерными для данной работы. Если в ходе опроса были получены ответы от нескольких респондентов, то полученная информация исследуется в соответствии с правилами обработки большого количества наблюдений.

Если в ходе группового опроса получены взаимоисключающие ответы, сбор информации для анализа работы необходимо повторить.

2.4. Разработка описания работы

Какого-либо стандарта на описание работы не существует. Документы такого рода могут различаться по структуре, объему, степени детализации и оформлению. Изложенные ниже методические рекомендации подготовлены с учетом передового российского и зарубежного опыта управления персоналом.

Описание работы оформляется в структурированной форме с использованием таблиц и с четким выделением разделов и подразделов. Объем описания не лимитируется. Он зависит от уровня специализации работы.

Рекомендуется при описании работы использовать следующие структуру и последовательность разделов:

1. Название должности;

2. Подразделение;

3. Цель работы;

4. Виды деятельности;

5. Функции, обязанности и ответственность по каждому виду деятельности;

6. Стандарты и нормативы по каждому виду деятельности (функции, обязанности);

7. Рабочие инструкции по каждому виду деятельности (функции, обязанности);

8. Отношения с другими людьми, возникающие при выполнении каждого вида деятельности (функции, обязанности);

9. Полномочия;

10. Условия труда и окружающая среда;

11. Методы количественной оценки результатов труда по каждому виду деятельности (функции, обязанности);

Ниже приведены требования к подготовке разделов описания работы.