Информационные письма

Информационное письмо ставит своей задачей своевременное оповещение адресата (другой организации или заинтересованных лиц) о произошедшем событии или свершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают с целью рекламы деятельности отдельных организаций. Информационные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.

Объем информационного письма может меняться от одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. В зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Часто для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Информационные письма подразделяются на: 

• письмо-сообщение (письмо-извещение, письмо-уведомление) – готовится при необходимости информирования о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес для отправителя и адресата. Примером таких писем являются: сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Может быть отправлено из вежливости, в знак благодарности за скорый ответ, как выражение готовности к сотрудничеству и т.п.;

• письмо-подтверждение – подтверждает какой-либо факт, действие; получение документов, материалов, товаров и т.п. Чаще всего является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру;

• письмо-заявление – объясняет причины, формулирует позицию автора по каким-либо вопросам, акцентирует внимание адресата на решении определенных задач и т. п.;

• письмо-напоминание – направляется, когда не удается в оговоренные ранее сроки получить необходимый ответ или добиться выполнении принятых решений, договоренностей. Цель такого письма – тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства;

• рекламно-информационное письмо – содержит рекламную информацию о производимых товарах или услугах, информирует клиентов о позитивных изменениях в ценовой политике, расширении ассортимента товаров или услуг.

Письмо-сообщение (извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

• В ответ на Ваше письмо...

• В дополнение к нашему письму...

• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

• В соответствии с нашей договоренностью...

• На основании нашего телефонного разговора...

• На основании устной договоренности...

• Согласно постановлению правительства...

• Согласно Вашей просьбе...

• Согласно протоколу о взаимных поставках...

или

• В целях выполнения распоряжения...

• Для согласования спорных вопросов...

• Для согласования вопросов участия...

• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...

• Для решения спорных вопросов...

• В целях безопасности прохождения груза...

• Во избежание конфликтных ситуаций...

• С целью ознакомления с... высылаем Вам...

В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

• Сообщаем, что...

• Извещаем...

• Уведомляем...

• Информируем...

• Ставим Вас в известность, что...

• Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

• Доводим до Вашего сведения, что...

• Нам приятно сообщить (Вам), что...

• Имеем честь сообщить (Вам), что...

• С радостью сообщаем (Вам) о...

Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

• ООО «Престиж» уведомляет Вас о том, что...

• ОАО «Максимум» информирует партнеров (клиентов) о...