Список рекомендуемой литературы

1. Схема единой классификации документной информации в система-тических каталогах государственных архивов СССР. М., 1978. 278 с.

2. Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек / под ред. З.Н. Амбарцумяна. М., 1959. 190 с.

3. Библиотечно-библиографическая классификация: рабочие табли-цы для массовых библиотек / сост. Н.Н. Асеева, Г.П. Ванская. М.: Либо-рея, 1999. 688 с.

44

4. Каталог славяно -русских рукописных книг XI–XIV вв., хранящих-ся в ЦГАДА СССР: в 2 т. / сост. О.А. Князевская, Н.С. Коваль, О.Е. Ко-шелева, Л.В. Мошкова ; под ред. М.И. Автократовой, О.А. Князевской, С.О. Шмидта. М., 1988. 349 с.

5. Каталог славяно-русских рукописных книг XV в., хранящихся в Российском государственном архиве древних актов / сост. И.Л. Жучкова, Л.В. Мошкова, А.А. Турилов; под ред. А.А. Турилова. М.: Древлехрани-лище, 2000. 416 с.

6. Писцовые книги Русского Севера / сост. Н.П. Воскобойникова, В.Ю. Беликов, Н.Ф. Демидова, М.Ю. Зенченко, Г.А. Иванова. М.: Памят-ники исторической мысли, 2001. 480 с.

7. Центральный фондовый каталог Архивного фонда Российской Фе-дерации. URL: http://212.34.41.11/CFC-search (дата обращения: 25.05.2013).

45

Глава 4 практические аспекты работы с архивными документами

Главное условие сохранности культур-ного наследия – желание его сохранить.

А.И. Комеч

4.1. Использование архивных документов и регулирование доступа к ним

Использование документов архива – комплекс работ по обеспе-чению информационных потребностей общества в ретроспектив-ной документальной информации. Это сложная и ответственная научная работа, которая требует высокого профессионализма, зна-ния в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики.

Направления и цели использования документов. В качестве важнейших задач архивоведения в направлении использования архивных документов постулируются укрепление российской го-сударственности, удовлетворение информационных потребностей общества , обеспечение законных прав и интересов граждан. В процессе использования архивных документов участвуют две сто-роны: архив и пользователь. Пользователями информации госу-дарственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суды, прокуратуры, министерства, ведомства, пред-приятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, СМИ, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, общественные организации, граждане.

Сотрудники архивов несут ответственность за точность, досто-верность и своевременность предоставления информации, неис-

46

пользование информации во вред интересам общества и личности. Цели использования документов могут быть управленческими, политическими, экономическими, научными, культурно-просве-тительскими, социально-правовыми (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предпола-гает информационное обеспечение работы какого-либо ведомства или организации, повышение эффективности управления. Ис-пользование архивных документов в политических целях осущест-вляется при разработке законопроектов и программ реформ, для укрепления государственности, при изменении административ-но-территориального деления, определении межгосударственных границ и т.д. Архивные документы могут быть использованы в экономических целях: при планировании экономического разви-тия, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных процессов.

Использование архивных документов играет большую роль в культурно-просветительской деятельности (например, для со-хранения памятников истории и культуры). Использование доку-ментов в научных целях осуществляется при проведении научных исследований и подготовке научных работ (статей, диссертаций, монографий, курсовых и дипломных работ) по историческим ис-точникам, хранящимся в архивах. Научное использование доку-ментов предполагает также их публикацию в изданиях научного типа, создание справочников и обзоров документов.

Различают следующие основные формы использования доку-ментов:

– исполнение тематических запросов и запросов в целях обе-спечения прав граждан;

– инициативное информирование учреждений о документах архива по профилю их деятельности;

– предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

– выдача дел во временное пользование на определенных усло-виях;

– публикация документов;

– информационные мероприятия в научных и культурно-про-светительских целях.

Исполнение запросов является наиболее важной формой ис-пользования документов архива. Запросом является письмо орга-низации или заявление гражданина, в котором сформулирована

47

Copyright ОАО «ЦКБ «БИБКОМ» & ООО «Aгентство Kнига-Cервис»

тема, обозначены географические и хронологические рамки нуж-ной заявителю информации. Различают тематические, персо-нальные (в т.ч. об истории семьи, рода) и социально-правовые (в т.ч. консульские) запросы.

При поиске запрашиваемой информации необходимо соблю-дать сроки исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные инстанции составляет пять дней со дня регистрации; срок исполнения запроса на основании НСА ар-хива – 15 дней; срок исполнения запроса, требующего обращения

• документам архива – не более 30 дней (в случае особой сложно-сти запроса руководитель архива может продлить этот срок на 30 дней).

Архив предоставляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня документов, тематической подбор-ки, тематического обзора документов. При исполнении тематиче-ских запросов организаций в архиве могут создаваться тематиче-ские перечни, подборки и обзоры документов.

Инициативное информирование учреждений осуществляет-

ся архивом без обращения потребителя. Выявление документов ведется в расчете на потенциального потребителя информации. В результате работы по выявлению документной информации со-ставляется информационное письмо. Инициативное информирова-ние осуществляется, как правило, в целях реализации совместных проектов, заключения договоров на коммерческое использование документов.

Выдача подлинных документов и дел во временное пользова-

ние. В соответствии с законодательством гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы подлинные документы. Они выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра-нение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в исклю-чительных случаях, когда в целях обеспечения законности или государственной безопасности необходим подлинник документа. Основанием для этого является запрос фондообразователя, его на-следников или правопреемников, в котором оговаривается, для ка-ких целей требуются документы. Архив должен принять меры по обеспечению сохранности выдаваемых документов.

Публикация документов – это совокупность работ по под-готовке документов к изданию. Различают научные публикации (пофондовые, тематические, публикации документов одного ви-

48

да), научно-популярные издания, учебные издания (хрестоматии, тематические подборки). Работа по подготовке публикации состо-ит из нескольких этапов: выявление и отбор документов, выбор и передача текста документа , археографическое оформление доку-мента и составление НСА к публикации, формирование оригинал-макета.

Информационные мероприятия. Различают следующие фор-мы использования документов в научных и культурно-просвети-тельских целях: организация выставок документов, использование документов в СМИ, организация просветительских мероприятий (экскурсий, презентаций, дней открытых дверей, лекций и т.д.).

Под выставкой документов понимают художественно оформ-ленную подборку документов, предназначенную для их публич-ной демонстрации. Выставки бывают постоянно действующими, временными, стационарными, передвижными, межархивными, межрегиональными, всероссийскими, международными.

Использование документов архива в СМИ – чрезвычайно ответ-ственная работа, поскольку она дает возможность оказать влияние на отношение общества к памятникам культуры. Можно выделить такие формы использования документов в СМИ, как научно-попу-лярные статьи, тематические передачи, интервью, хроники, репор-тажи, пресс-конференции, фильмы и т.д.

Доступ к документам Архивного фонда РФ. Использование архивных документов основывается на принципах открытости и доступности. Архивные документы являются частью националь-ного и культурного достояния, поэтому работа архивов подчинена прежде всего задаче их наиболее эффективного использования в интересах общества. С этими принципами связана проблема до-ступа к документной информации, засекречивания и рассекречи-вания архивных документов. Уголовный кодекс РФ предусматри-вает наказание за неправомерный отказ в предоставлении доступа

• документам.

  • начале 1990-х гг. был принят ряд законодательных актов, со-ставляющих правовую базу для единого режима регулирования доступа к документам Архивного фонда РФ. Важную роль в де-ле рассекречивания архивов сыграли Закон РФ «О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г., Указ Прези-дента РФ «О снятии ограничительных грифов с законодательных и других актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека» от 23 июня 1992 г., Закон РФ

49

«О государственной тайне» от 21 июля 1993 г., Закон РФ «Об ин-формации, информатизации и защите информации» от 2 февраля 1995 г.

Срок засекречивания документов, содержащих государствен-ную или иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со времени их создания. Ограничен доступ к документам, содержа-щим конфиденциальную информацию (сведения о фактах, со-бытиях и обстоятельствах частной жизни гражданина; сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; служебные сведения). Ограничение доступа к документам может быть обу-словлено авторским правом.

Срок засекречивания сведений о частной жизни граждан со-ставляет 75 лет. При этом в соответствии с Законом РФ «О реа-билитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г. архив обязан предоставить гражданину, о котором имеются персо-нальные данные в документах, как сами эти документы, так и их копии на бесплатной основе.