2. Рабочие книги и файлы.

Рабочая книга представляет собой единицу организации данных и состоит из рабочих листов. При создании или открытии рабочей книги она будет открыта в отдельном окне. Закрытие окна означает и завершение работы с рабочей книгой.

Данные, сохраненные в виде файлов из других приложений (сохраненные в других форматах), могут быть импортированы в Excel для обработки. Информация, с которой вы работаете в Excel, может быть сохранена в других форматах, и, таким образом, экспортирована.

Как и в других Windows-программах, обмен данными в Excel может осуществляться через буфер обмена или с использованием механизма Drag & Drop (перетащить и положить).

С помощью механизмов OLE и DDE можно задавать внедрения и связывания объектов в Excel.

Чтобы получить доступ к сохраненным ранее данных, нужно открыть соответствующий им файл.

Работа с книгой

Новая рабочая книга содержит по умолчанию 3 рабочих письма (в предыдущих версиях - 16) с временными именами «Лист1», «Лист2», «Лист2». Выше уже было рассмотрено, как можно сделать любо лист активным, используя область ярлыков рабочих листов.

Типы листов в рабочей книге

Excel позволяет пользователю включать в рабочую книгу листы любого из пяти (шести в предыдущих версиях) доступных типов:

• Рабочий (табличный) лист используется для ввода (сохранения) данных и выполнения вычислений.

• Лист диаграммы предназначен для представления данных табличного листа в графическом виде. Диаграмма, однако, может быть также введена в табличный лист.

• Лист окна диалога предназначен для создания пользователем собственных окон диалога.

Выделение рабочих листов

Отдельный рабочий лист будет выделен, если выбрать его как активный.

Для выделения нескольких смежных рабочих листов щелкните на ярлыке первого листа и нажмите клавишу <Shift>. Удерживая ее нажатой, щелкните на ярлыке последнего листа.

Чтобы выделить несколько несмежных рабочих листов, щелкните мышью на ярлыке первого листа, нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, нажимайте на ярлыках других рабочих листов, которые необходимо выделяются.

Для выделения всех листов рабочей книги выберите из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши при расположении курсора в области ярлыков листов, команду «Выделить все листы».

Снять выделение нескольких рабочих листов можно, щелкнув мышью на ярлыке любого листа, который не входит в область выделения. Этот рабочий лист станет активным рабочим листом. Кроме того, можно воспользоваться командой «Разгруппировать листы» из контекстного меню. Этот способ снятия выделения удобный, например, если выделены все листы рабочей книги.

Вставка рабочих листов

В первую очередь нужно выделить рабочий лист, перед которым необходимо сделать вставку. Чтобы вставить за один раз несколько рабочих листов, надо выделить соответствующее количество листов. Далее, используя меню, выполните команду «Вставка – Лист» для вставки табличных листов. Для вставки листов диаграмм выполните команду «Вставка – Диаграмма» и на четвертом шаге мастера диаграмм заметьте пункт «отдельном».

Кроме того, для вставки рабочего листа можно использовать команду «Добавить» из контекстного меню. В окне диалога «Вставка», появившемся на вкладке «Общие» укажите тип листа, который необходимо вставить. В этом же окне диалога на вкладке «Решения» будут представлены доступные шаблоны.

Удаление рабочего листа

Выделите листы, которые должны быть удалены. Выполните команду «Редактирование – Удалить лист» или выберите команду «Удалить» из контекстного меню ярлыка листа, который удаляется. Подтвердите свое действие в появившемся диалоговом окне. Отменить удаление листа невозможно.

Переименование рабочего листа

Окно диалога для переименования рабочего листа может быть открыто тремя способами:

• двойным щелчком мыши на ярлыке листа, который переименовывается,

• командой «Формат – Лист – Переименовать»,

• командой «Переименовать» из контекстного меню ярлыка соответствующего листа.

Имя рабочего листа может содержать до 31 символа, включая символы пропуска. В имени листа нельзя использовать символы «. :,? * / \ ". Кроме того задаваемое имя листа, не должно повторяться в рабочей книге. Временные имена листов следует заменить именами, которые дают представление о задаче, которая решается на листе.

Перемещение и копирование рабочего листа

Рабочие листы могут быть перемещены или скопированы, как в пределах текущей рабочей книги, так и в другую (или новую) рабочую книгу.

Команду для перемещения или копирования рабочих листов можно выбрать из контекстного меню ярлыка соответствующего листа. Рабочие листы не могут быть перемещены или скопированы с помощью традиционных команд «Вырезать», «Копировать» и «Вставить» меню «Правка».

Групповое заполнение рабочих листов

Excel позволяет вводить информацию сразу в несколько листов, работая в так называемом групповом режиме. Если необходимо, например, подготовить книгу, где несколько листов (или все) содержат какую-то одинаковую информацию (возможно, названия фирм, товары, выходные показатели), то нет смысла вводить ее на каждый лист в отдельности. При использовании группового режима, что вводится в один из листов, будет включено во все листы, входящие в группу.

Для работы с группой писем:

• Соберите необходимые рабочие листы в группу, используя один из рассмотренных выше способов выделения листов.

• После того как листы сгруппированы (об этом напоминает надпись «Группа» в заголовке рабочей книги), можно вводить информацию в один из листов группы.

• Для отмены группового режима нужно вызвать контекстное меню и выполнить команду «Разгруппировать листы».