2.1 Кестелерге сипатама беру

MS Access іске қосылғаннан кейін 2.1-суретінде көрсетілгендей терезе ашылады. Онда қолданушыға келесі варианттардың ішінен біреуін таңдау ұсынылады: жаңа деректер қорын құру; MS Access-тің өзінің біліміне сүйену; ДҚ-н ашу.

Бұл терезе тек қана программаның бастапқы жұмыс істеу кезінде ғана қолданылады. Ол MS Access-ті пайдаланып көруге шақыру болып табылады, ал программаны қолданғанда ДҚ-н ашу және жабу басқа жолмен орындалады.

Сурет - 2.1 Программаны іске қосқанда пайда болатын терезе.

ДҚ ашу және жоғарыда айтылған Мастердің енгізілуі төменде қарастырылады. Ал енді біз ауыстырғышты жаңа ДҚ жағдайына қойдық деп елестетейік. Бізге Жаңа ДҚ файл терезесі ұсынылады. Ол файлды ашуға және сақтауға мүмкіндік беретін стандартты терезелерге жатады. Windows-та жұмыс істегендердің барлығы бұл терезелерде не істеу керек екендігін жақсы біледі: папка тандау, тізіміндегі файлдардың тізімін көрсету және файлдың атын беру. Сіз файлдың атын таңдап алып ENTER клавишасын басқан кезде программа 2.2 - суретінде көрсетілген ДҚ терезесін ашады. Ол алты хаттамадан тұрады. Қаттамалардың аттарынан олардың ДҚ-ның құрастырудың және қолданудың қай аспектілерін орындайтыны түсінікті.

Сурет - 2.2 Деректер қорының терезесі.

Жұмыстың бастапқы этаптарында [3] бұл терезеде үш кесте түрі шығады олар конструктор (құрастырушы) режимінде кесте құру, мастер көмегімен кесте құру, мәліметтер енгізу жолымен кесте құру. Егер ДҚ-да жоқ дегенде бір кесте құрылған болса, онда ол терезеде (қолданушының жұмыс істеп отырған терезесінде) Ашу (Открыть) және Құрастырушы (Конструктор) түймешіктері іске қосылады. Біз ДҚ құрылған кезде бұл терезенің керекті ақпараттармен толатынын көреміз. Оны атаулар (заголовок) кеңістігінде тышқан түймешігін екі рет басу арқылы бүкіл экранға жаюға болады. Мұндай режимде жұмыс жасау ыңғайлы. ДҚ-да жоқ дегенде бір кесте болу керек болғандықтан ДҚ-н құрастыруды кесте жасаудан бастаймыз. Жұмыс істеу барысында онда біз қандай деректердің типтері орналасатынын және олардың қандай қасиеттері болатындығын анықтаймыз. Құру (Создать) түймешігін басқаннан кейін программа жаңа кесте диалог терезесін ашады. Ол 2.3—суретінде көрсетілген. Бізде бірнеше жаңа кестелер құру тәсілдері бар және олардың барлығын көруге болады.[23]

Сурет - 2.3 Жаңа кесте құру терезесі

Кесте режимі (Режим таблицы).

Кесте режимін таңдай отырып біз 2.4—суретінде көрсетілгендей кесте дайындығына рұқсат аламыз.

Сypeт - 2.4 Кестені кесте режимінде өңдеу.

Программа бізге әлі не көрсету керек екендігін білмейді, сондықтан ол қолдануға дайын абстрактылы кестені құрайды. Қолданушы оны пайдаланып, керекті қасиеттерді анықтайды және кестені мәліметтермен толтырады. Мысалы, кесте өрісі бастапқыда өзінше (өріс1, өріс2, өрісЗ т.б) аталады, ал кейін сіз мағыналы басқа атаулар бере аласыз. Өрістердің типі оларға жазылған ақпараттарға сәйкес программалармен автоматты түрде анықталады.

MS Access бір қарағанда структурасы электронды кестеге ұқсайды. Мысалы, Excel жұмыс парағы, бірақ бұл сырт пішіннің ұқсастығы. MS Access кестесінде және Excel жұмыс парағында бағаналар ұзындығы мен жолдарының биіктігін өзгертуге болады. Бұған тек қана тышқанның көрсеткішін жазбалардың бөлу облысында бөліну жолдары (немесе бағаналары) сызығында, тышқанның түймешігін басып тұрып керекті бағытта орналастыру керек. Бірақ та бұндай жағдай Access пен Excel де ғана емес және басқа да Microsoft программаларында да қолданылады. Кесте режиміне ДҚ терезесін іске қосу арқылы және кесте хаттамасындағы Открыть түймешігін басып қайтып келуге болады. Мұндай режимде жұмыс жасау үшін Access экранға шығарып отыратын инструменттер мен кесте элементімен байланысты контекстік менюді пайдаланған өте ыңғайлы.

Кестелердің жолдарымен онша көп жұмыстар жасалмайды: жазбаларды қосу және алу, жолдардың биіктігін өзгерту және ауыстыру буфері арқылы алмастыру - үш стандартты амалын орындауға болады. Мысалы, оның көмегімен бір немесе бірнеше жолды кестенің басқа жеріне көшіруге болады.

Тышқанмен ұяшықтарды белгілеу кестемен жұмыс жасау барысында ескеретін негізгі технологиялық амал. Бір ұяшықты белгілеу үшін сол ұяшықтың сол жағына тышқанның көрсеткіші ақ қалың крест түріне айналғанда тышқанның сол жақ түймешігін басу жеткілікті. Егер де тышқанды жай екі рет бассақ, онда тек қана деректер ғана бөлінеді. Бағананы белгілеу үшін, оның атауының аймағына қойып, тышқанды басу керек. Егер іргелес бағананы белгілеу қажет болса тышқанның сол жақ түймешігін басып тұрып керекті бағаналардың атауларымен жүргізу керек. Егер бағана белгіленген болса, онда тышқанның сол жақ түймешігін басып, сол бағананы горизонталь бойынша орын ауыстыруға болады. Ал жазбалар тобын тандау үшін тышқанның сол түймешігін басып тұрып керекті жазбалардың аймағын белгілейміз. Егер төртбұрышты аймағын белгілеу керек болса, онда тышқанның көрсеткішін жаңа төртбұрыштың фрагментін ұяшықтың бұрышына қою керек себебі ол толықша ақ крестке айналу үшін тышқанның сол жақ түймешігін жібермей тұрып оған қарама қарсы (диагональ бойынша) ұяшықтың бұрышына апару керек. Егер сізге белгіленген төртбұрыштың формасын өзгерту керек болса, онда сіз SHIFT клавишасын басып тұрып басқа белгіленген фрагменттің бұрышына басқа ұяшыққа жылжытуға болады. Бұл егер де барлық ұяшық экраннан көрініп тұрған жағдайда өте ыңғайлы. Егер белгіленген фрагментті түгелімен көруге мүмкін болмаған жағдайда, онда оның бір бұрыштық ұяшығын белгілеу керек, содан кейін бетті диагональ бойынша бұрыштық ұяшыққа аудару керек бұдан кейін SHIFT клавишасын басып тұрып оған басу керек. Тағы да бір рет айта кететін нәрсе бұл жағдайлардың барлығы кестенің белгіленген төртбұрышты аймағына қатысты. Кестенің өрістерімен байланысқан контекстік меню бірнеше командалардан тұрады.[24]

Олардың көбісінің тағайындалуы олардың аттарының белгілі, кішкенесі ғана түсіндіруді қажет етеді. Бағаналарды жабу командасын таңдағанда, сіздер экраннан таңдалған бағананы алып тастайсыздар, ал оларды қайта шақыру үшін бағаналарды көрсету командасын контекстік менюдан атаулы тереземен байланысқанын, көрсетеміз. Контекстік менюдің көп командалары бас менюде де бар. Мысалы, жоғарыдағы екі командаларды Формат менюінен тауып алуға болады. Бағаналарды бекіту (закрепить столбцы) командасы таңдап алынған бағананы экранға "бекітіп" қана қоймайды, оны кестенің сол жағына жылжытады. Бағананы қою командасы Мастер қоюды жібереді, бұл туралы төменде айтылып өтеді.

Шрифт командасы кәдімгі WINDOWS қосымшасы процедурасында шрифт тандау мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Бағаналарды кескіндеу командасы өрістердің тізімін ашады, онда қандай өрістер көрсетілуі керек, қандай өрістер көрсетілмеуі керек екені көрсетіледі. Осы жолмен оның атына байланысты бұл команда өрістерді "көрсету" үшін ғана емес сонымен бірге оларды ашу үшін де пайдаланылады. Контекстік менюдегі командалардың таратылу түріне көңіл аударыңыздар.

Сүзу командалары кесте ұяшық үшін және түгел кесте үшін меню пункттарында орналасқан. Реттеу командалары менюдің ұяшық және бағанамен байланысқан пункттарында орналасқан. Буфермен жұмыс істеу командалары бірнеше менюлерде кездеседі.

Реттеу командасының екі түрі бар: "өсуі бойынша" және "кемуі бойынша". Олар бағаналардың қандай фрагменті бөлініп алынғанына қарамай толық реттеу қамтамасыз етеді. Объект қосу командасы кестедегі өpic "өpic объектісі OLE" типі болған кезде ғана мүмкін. Егер кестеде "Гиперссылка" типті өріс болса, онда Гиперссылка пункті ДҚ-на әртүрлі документтер мен файлдарға бағыттамалар қоюға мүмкіндік береді. Сонымен сіз кесте –

Сурет - 2.5 Кестеде тетіктік өріс құру туралы сұрау.

құрып, оны деректермен толтырдыңыз. Енді оны жабуды ойлау керек. Кесте терезелерін жапқаннан кейін программа экранға, қолданушыға Кесте статусына байланысты сұрақтар қойылатын, әр түрлі диалог терезелерін шығарады. Мысалы, егер де соңғы тетіктік өріс берілмесе, онда экранға 2.5—суретінде көрсетілгендей ескерту терезесі шығады.[25]

Мұндай жағдайда программамен келісіп ДА түймешігін басқан жөн. Программа санағыш типті өрісін құрады. Бұл өрістің аты КОД, ал ол кестедегі жазбалардың рет санын сақтайтын болады. Есептегіш өрісі кестеде жаңа жазбалар қосылғанда автоматты түрде толтырылады. Оны қолдану өте ыңғайлы, мысалы, реттеу операциясынан кейін жазбалардың ретін қалпына келтіруде. Ол үшін есептегіш өрісін өсу ретімен реттеу керек.

Кесте жабылғаннан кейін ол деректер қорының терезесінен белгі түрінде және өзі көрінеді. Бұл 2.2-суретінде көрсетілген. ACCESS деректер қорының кез-келген жұмыс этапында кесте структурасын өзгертуге мүмкіндік береді. Бұл үшін конструктор режимі қарастырылған.

Құрастырушы режимі. (конструктор режимі)

Бұл режим MS Access-те кестелердің не екендігін жақсы түсіну үшін мейлінше қолайлы. Сондықтан егер де сіз осы ДҚБЖ-мен жұмыс жасағыңыз келсе онда құрастырушы терезесімен мұқиат танысыңыз. Сонымен біз 2.1-суретте көрсетілгендей "Новая база данных" түрінде Microsoft Access-ті іске қосамыз және ОК түймешігін басамыз. Программа жаңа деректер қорын құруды ұсынады және бізге ашылған терезеде оның атын беруіміз керек. Сонан соң келесі ашылған терезеде Создать түймешігін басу керек. Бұдан кейін Жаңа кесте терезесінде Құрастырушы опциясын тандаймыз (2.3-суретінде көрсетілген). Әрине, Құрастырушы режимін ДҚ-дағы бұрын бар басқа да кестелер үшін қосуға болады. Кесте терезесі Құрастырушы режимінде 2.6—суретінде көрсетілгендей болады.[26]

Сурет - 2.6 Кесте құрастырушысының терезесі.

Кесте құру барысында бұл режимде программа ешқандай өріс құрмайды. Сіз өзіңіз кесте структурасын анықтауыңыз керек. Конструктор терезесінің жоғарғы бөлігінде барлық өрістердің типі мен аттарының тізімін көрсететін кесте (бланк) орналасқан. Суретте мысал ретінде қолданушы анықтаған үш өріс көрсетілген. Бастапқыда бланк терезесінің жоғарғы бөлігі бос. Кесте құру үшін ең болмағанда "өріс аты" және "өріс типі" графасын толтыру қажет. "Описание" графасы міндетті емес, ол графадағы мәлімет кестемен жұмыс барысында экранның; төменгі жолында шығатын көмекші текст түрінде көрсетіледі. Өрістің типін беру үшін "деректер типі" бағанасына сәйкес ұяшыққа басу керек. Бұл таңдалған ұяшық оң жағында тізім символы пайда болады. Оны ашып керекті типті тандау керек.

Біз кесте өрісінің біреуі кілттік өріс болып анықталуы керек екенін білеміз. Оны құру үшін курсорды бланктың керекті жолына қойып инструменттер панеліндегі Тетікті өріс түймешігін басыңыз немесе берілген жолмен байланысты контекстік менюден Тетікті өріс командасын таңдап алыңыз. Бірінші тетік бірнеше өрістен тұруы мүмкін. Мұндай жағдай бірнеше өрістердің комбинацияларының мәні кестедегі жазбалармен сәйкестендірілген кезде туады. Мұндай күрделі кілтті құру үшін бланктағы бірнеше жолды бөліп алып, Тетікті өріс инструментін қолдану керек. Бұл өрістің тетікті екенін жолды белгілеу аймағындағы кілттің суретінен көруге болады. Кестеде бірден артық тетік болмайды, ал егерде сіз Конструктор режимімен жұмыс жасай отырып кілт символымен екі немесе одан да көп жол белгіленгенін көрсеңіз, онда сіз бұл кестеде күрделі тетік құрылған деп түсініңіз.

Жеке жағдайларда деректер базасы бір кестеден тұрады, мысалы, ұйым қызметкерлерінің тізімі. Бірақ, әдетте реляциялық деректер базасы бір-бірімен байланысты кесте жиынтығынан тұрады. [27]

Кестелер арасындағы байланысты ұйымдастыру - байланыстыру немесе кестелерді қосу деп аталады. Кестелер арасындағы байланысты ДҚБЖ ұсынған құралдар арқылы деректер базасын құрған кезде немесе қосымшаны жасаған кезде тұрғызуға болады. Реляциялық деректер базасы бір-бірімен байланысты кестелерден басқа ешқандай кестемен байланыспаған бөлек кестелер де болуы мүмкін. Бұл реляциялық деректер қорының мағынасын бұзбайды, өйткені бұл базадағы ақпараттардың барлығы ортақ бір жүйеге жатады. Кестелерді байланыстыру үшін байланыс өрісін қолданады. Байланыс өрісі индексті болуы керек. Бастапқы кестемен байланыстыру үшін бағыңқы кестеден индекс алынады. Ол индексті тағы сыртқы индекс деп атайды.

Ескертпе!

Байланыс өрістері индексті болу керектігін айтып кеткенбіз, бірақ, бұл талап міндетті емес деректермен қатынас құру кезінде SQL тілі көмегімен кестелерді индексті емес өрістер арқылы байланыстыруға болады.

Кестелерді байланыстырған кезде біреуі басыңқы (аталық немесе мастер - Master), ал екіншісі - бағыңқы (балалық немесе бөлікті - Detail) . Байланыстың өзін «басыңқы-бағыңқы», «аталық-балалық» немесе «мастер-бөлікті» деп атайды. Мынандай байланыс түрлері бар:

• «біреуіне-біреуі» қатынасы

• «біреуіне-көп» қатынасы

• «көпке-біреуі» қатынасы

• «көпке-көп» қатынасы

Бағыңқы мен басыңқы жазбаларының сәйкестігі «біреуіне-біреуі» қатынасы болады. Бұл жерде екі нұсқа болуы мүмкін:

• бастапқы кестенің бір жазбасы үшін бастапқы кестеде жазба бар;

• бастапқы кестеде сәйкес жазба бағыңқы кестеде болмайы мүмкін.

«Біреуіне-біреуі» қатынасты әдетте көп өрісті кестені бірнеше кестелерге бөлегенде қолданады. Бұл жағдайда бірінші кестеде көп қолданатын және маңызды өрістер қалады, ал қалған өрістер басқа кестелерге ауысады.

Басыңқы кестенің бір жазбасына бағыңқы кестенің бірнеше жазбалары сәйкес келуі - «біреуіне-көп» қатынасы болады, жеке біреуі емес. Бұндай қатынас жиі кездеседі. Кестелер арасындағы байланысты жасағаннан кейін басыңқы кестеде бір жазбаны ашқанда бағыңқы кестенің автоматты түрде бірнеше жазбалары ашылады, олардың байланыс өрісінің мағынасы басыңқы кестенің ағымды жазбаларының байланыс өрісінің мағынасына тең болады. Бағыңқы кестенің жазуларды осылай таңдау фильтірлеуге ұқсас деп айтуға болады. [28]

«Көпке-біреуге» компьютерге кіріп ақпаратты көру «көпке-көп» қатынас құру арасындақатынас құру жолымен ерекшеленеді. «Біреуіне-көп» қатынас құруға сырттан қарағанда, яғни бағыңқы кесте түрінде, онда негізгі емес, «көпке-біреуге» қатынас құруға айналады. «Көпке-көп» қатынас құру дегеніміз - негізгі кестенің бір жазуы бағыңқы кестенің бірнеше жазуымен сәйкес келеді және бір уақытта бағңыңқы кестенің бір жазуы басыңқы кестенің бірнеше жазуымен сәйкес келеді.

Тәжірибе жүзінде «көпке-көп» қатынас құру бірталай сирек қолданылады. Бұл жерде кестелердің арасында және олардың жазуларының арасында байланыс құру қиынға соғады. Бұдан басқа, көптеген ДҚБЖ-лар, соның ішінде Paradox, бұндай қатынасты қолдамайды. Тағы да айта кететін жағдай «көпке-көп» қатынас құруда негізгі және бағыңқы кестелер түсінігі мағынасын жоғалтады.

Қарастырылған байланыс құрулардың ішіндегі ең негізгісі «көпке-көп» қатынас құру болып табылады. Қатынастың басқа түрлерін, оның варианттары сияқты қарастыруға болады - «біреуіне-біреуі» қатынас құру жеке жағдай түрінде қарастырылады, ал «көпке-көп» қатынас құру оның төңкерісі болып табылады. «Көпке-көп» қатынас құруды «біреуіне-көп» қатынас құруды қосуға болады, яғни керекті бейнесінен кестені өзгертіп, бөліп тастау керек. Бұдан кейін «біреуіне-көп» қатынас құрумен кестелер байланысқан деп атауға болады.

Біріккен кестелермен жұмыс келесі ерекшеліктерден тұрады:

• Өрістерді өзгерткенде (редакторлегенде) екі кесте арасындағы байланыс бұзылуы мүмкін, сондықтан байланысқан өрістерді редакторлеу кезінде негізгі кестенің жазулары міндетті түрде бағыңқы кестелердің байланыс өрістерінің мағынасын өзгерту керек.

• Басыңқы кестенің жазуын өшірген кезде, бағыңқы кестенің де жазуын өшіру керек (бірінен кейін бірін өшіру керек).

• Бағыңқы кестеге жазуды жаңадан қосқан кезде, негізгі кестенің өрісінің мағынасымен тең байланыс орнатылуы керек.

Орнату кезіндегі шектеулер байланыс өрістерін өзгерткенде және бірінен кейін бірін өшіргенде (жазуларды) кестелерді қрған кезде жасалынуы керек. Бұл шектеу басқа элементтермен салыстырғанды, мысалы, өрістердің мағынасы және индекстер, кестенің құрылымына кіреді және барлық қосымшаларға әсер етеді (деректер базасы операцияларын орындайды). Орнату, байланыс өрістерінің мағынасын өзгерту және жазуларды бірінен кейін өшіру шектеулері, кестенің құрылымына кірмеуі де мүмкін, яғни программалық әдіспен іске асырылады. Бұл жағдайда программист мыналарды қамтамассыз етуі керек:

• кестелер арасындағы байланысты ұйымдастыру;

• бағыңқы кестенің байланыс өрісінің мағынасын орнату (бұл автоматты түрде де іске асырылады);

• байланыс өрісін редакторлеуді қадағалау (болдырмау);

• жазулардың бірінен кейін бірін өшіруді ұйымдастыру (болдырмау).

Мысалы, басыңқы кестеден жазуды өшірген жағдайларда программист бағыңқы кестедегі осыған сай жазуды тексеруі тиіс. Егер бұнда жазулар бар болса, онда оларды да өшіру керек, өйтпесе екі кестенің жазуларын өшірді болдырмау керек. Екі жағдайда да пайдаланушыға ескерту берілуі тиіс. Байланыс — бұл бір кестедегі мәліметтерді екінші кестедегі мәліметтермен байланыстыру тәсілі. Көптеген жағдайларда кез-келген екі кесте "бірдің көпке" қатынасымен байланысады. MS Access-те тек қосымша байланыстырғыш кестенің көмегімен құруға болады. [29]

Дипломдық жұмыста «Колледжтің ұйымдастыру жұмыстары» атты деректер қоры құрылған. Бұл деректер қорында секциялар, топ жетекшілері, топ студенттері және ұйымдастыру жұмыстарына байланысты мәліметтер жинақталған. Мысалы деректер қорында топ мәліметі, қызметкерлер мәліметі, студенттер тізімі, секция т.б. кестелерден құрылды. Бірінші қызметкерлер кестесіне тоқталатын болсақ, ол келесі өрістерден тұрады.

Сурет - 2.7 Қызметкерлер кестесінің өрістерінің көрсетілімі

Бұл кестеде қызметкердің жеке коды және қызметкерлер туралы мәліметтер толтырылады. Келесі кестеде топ жетекшілерінің реті, шифрі, сыныбы және мұғалім жайлы мәліметтер толтырылады. Ондағы өрістерге тоқталатын болсақ, олар 2.8-суретте көрсетілген

Сурет - 2.8 Топ жетекшілері туралы мәлімет

Бұл кестелермен жұмыс ары қарай жалғастырылады. Олар формалармен, сұраныстармен жұмыс жасағанда үлкен роль атқарады.[30]