1.1. Формирование затрат и расчет себестоимости складских операций

Для управления себестоимостью процессов склада необходимо рассчитать планово-технологическую себестоимость каждого процесса. Речь идет о себестоимости как составляющей части не бухгалтерского, а управленческого учета. Анализ себестоимости проводится систематически в течение года в целях выявления излишних затрат, нахождения резервов и определения путей их снижения.

В системе управленческого учёта себестоимость формируется не для целей налогообложения, а для того, чтобы руководитель имел полную информацию о затратах и мог управлять ими. В зависимости от поставленной управленческой задачи могут использоваться различные методы учета затрат и расчёта себестоимости. Существуют различные методы учета затрат и расчета себестоимости продукции (работ, услуг). Их выбор и применение зависит от ряда частных факторов: отраслевой принадлежности, размера, применяемой технологии, ассортимента продукции и т.п., иначе говоря, от индивидуальных особенностей компании. Главное, чтобы выбранный компанией метод обеспечивал возможность реализации важнейшего принципа управленческого учета - управления себестоимостью по отклонениям. Любой метод распределения затрат на объекты использует определенные допущения и упрощения. Если вам скажут, что в результате вы будете знать, сколько стоит ваш продукт (процесс, услуга, функция) абсолютно точно, не верьте, вас обманывают. В настоящей статье для расчета себестоимости процессов склада мы будем использовать логику метода ABC (Activity Based Costing), что в переводе с английского означает учет затрат по функциям (видам деятельности, процессам, операциям). При методе АВС организация рассматривается как набор процессов (функций, операций и т.д.). Объектом учета затрат при этом методе является отдельный процесс (функция, операция и т.д.). Для целей данной статьи применим термин "учет затрат по процессам".

Для систематического управления себестоимостью процессов склада нам необходимо рассчитать планово-технологическую себестоимость каждого процесса. Планово-технологическая себестоимость процесса показывает, сколько средств (в разрезе статей сметы расходов) затрачивает склад на обеспечение работоспособности того или иного процесса в учетном временном периоде согласно описанной технологии. За учетный период принимается, как правило, месяц (квартал, календарный год). Иными словами: планово-технологическая себестоимость показывает, сколько средств планирует затратить склад на то, чтобы выполнять (быть готовым выполнять) в учетном периоде процесс в соответствии с утвержденной технологией (описанной определенным образом, например с помощью технологических карт). Для расчета планово-технологической себестоимости процесса, нам необходимо, чтобы в нашей организации (в т.ч. и на складе):

- все места возникновения затрат были определены;

-все расходы классифицированы (разделены на постоянные и переменные, прямые и косвенные, производственные и общеорганизационные);

-организационно-штатная структура составлена и утверждена;

- необходимое количество и объем материально-технических ресурсов для деятельности имеются;

- смета расходов рассчитана и разнесена по статьям затрат (заработная плата, арендная плата, эксплуатационные расходы, коммунальные платежи, амортизация оборудования, страхование, расходы на обслуживание, операционные расходы и т.д.).

Теперь необходимо составить список процессов, полно описывающий всю деятельность склада и достаточный для разнесения затрат на объекты с точностью, приносящей планируемый экономический эффект. Здесь следует отметить, что чем более детально описываем список процессов, тем точнее результат, но, и тем дороже стоит реализация учетных процедур. Для склада основными процессами могут быть следующие: приемка товара; размещение товара на хранение; отбор товара; комплектация товара; упаковка и маркировка товара; отгрузка товара; перемещение товара между ячейками хранения и др.

Далее для каждого процесса нужно поставить в соответствие носитель затрат. Важно только, чтобы выбранные носители были измеряемы, доступны и идентифицируемы. Носителями затрат могут быть: штуки, тонны, метры, часы, машино-часы, человеко-часы и т.д.

Особенностью основных процессов склада является то, что во всех процессах происходит работа с грузом: коробками, упаковками, ящиками, емкостями, паллетами и др. При определении технологических возможностей склада, производительности персонала и оборудования, нормировании работ и операций рассчитывают количество обрабатываемого груза за расчетный период времени (час, сутки, месяц, год). Для получения расчетных данных обычно применяют некоторую расчетную грузовую единицу: штуку, коробку, условную паллету, кубометр груза и т.д. Для расчета себестоимости складских процессов, носителями затрат мы также определим условную грузовую единицу (г.е.) для всех основных процессов.

Расчет планово-технологических показателей. После того, как составлен список процессов и определен носитель затрат по каждому процессу, теперь каждому процессу и носителю необходимо поставить в соответствие стоимость потребляемых ими ресурсов. Статья считаем себестоимость складских операций картинка 1 Делаем это следующим образом:

1) Расчетно-опытным путем используя для расчета имеющееся количество ресурсов (персонал, техника и оборудование, время работы склада, программное обеспечение, нормы и др.), а также технологические возможности склада, для каждого процесса мы определяем плановое количество обрабатываемых (производимых) единиц носителей затрат (грузовых единиц);

2) Затраты по каждой статье сметы расходов распределяем между процессами склада. Для этого из каждой статьи затрат выделим прямые, косвенные и общие затраты по каждому процессу. Для целей настоящей статьи затраты классифицированы следующим образом:

Прямые затраты - затраты, которые могут быть идентифицированы с конкретным процессом, и расходуемые исключительно для поддержания функционирования конкретного процесса.

Косвенные затраты затраты, которые не могут быть отнесены на какой-либо конкретный процесс, но их можно идентифицировать в нескольких процессах, между которыми такие затраты распределяются.

Общие затраты - затраты, которые не могут быть отнесены на какой-либо конкретный процесс, и их невозможно идентифицировать ни в одном из процессов.

Для каждого вида затрат выводим процент (долю) отнесения их на соответствующие процессы используя параметр, пропорционально которому распределяются затраты. В данном случае таким параметром является количество единиц носителя затрат (грузовых единиц), произведенных в рамках процесса. Рассчитываем затраты по каждому процессу склада суммируя затраты, определенные по каждой статье, т.е. определяем себестоимость каждого процесса;

Статья считаем себестоимость складских операций картинка 23) Путем деления суммы затрат по каждому процессу на количественное значение соответствующего носителя затрат, определяем стоимость единицы носителя затрат. Рассчитанная планово-технологическая себестоимость процессов склада используется для сравнения с фактической себестоимостью процессов, рассчитываемой по истечении учетного периода, и анализа отклонений.

При анализе отклонений можно сделать выводы о соответствии рассчитанных планово-технологических показателей, уровне производительности персонала и оборудования, эффективности работы управленческого персонала, необходимости пересмотра режимов и графиков работы, об изменении организационно-штатной структуры и технологических процессов, правомерности повышения материальных расходов и дополнительных расходов на персонал (например, оплаты сверхурочной работы) и др. Алгоритм расчета фактической себестоимости процесса идентичен алгоритму расчета планово-технологической себестоимости процесса. Схематично алгоритм расчета себестоимости процессов склада показан на рисунке (см. рисунок Схема распределения затрат по процессам склада).

Общие затраты распределяются на все процессы. Все расчеты оформляются в виде сводной таблицы, которая может выглядеть следующим образом (см. таблицу Распределение затрат по процессам склада).