Операції з таблицями. Фільтрація даних.

Access дозволяє робити редагування полів і записів таблиці. Перейменування, додавання, видалення полів можливі як у режимі Конструктора, так й у режимі Таблиці. Уведення даних у таблицю і їхнє редагування ведеться в режимі Таблиці. Існують три операції із записами: додавання, видалення, зміна.

Дані, які зберігаються в таблицях бази даних, повинні мати прості й доступні засоби пошуку потрібної інформації. Для цього Access пропонує такі засоби, як сортування, фільтрація й пошук даних.

Сортування використовується для зручності знаходження даних. За замовчуванням, коли таблиця відкривається в режимі Таблиці, вона впорядкована за значенням ключового поля. Сортування записів можна робити як по одному, так і по декількох полях. Для цього потрібно встановити курсор на будь-який рядок відповідного стовпця або виділити кілька стовпців і виконати команду Сортування по зростанню (зменшенню) меню Запису або скористатися відповідними кнопками інструментальної панелі.

Для того щоб повернутися до первісного порядку сортування, потрібно виконати команду Видалити фільтр меню Запису.

Пошук і заміна даних передбачені в режимі Таблиці. Вона дає можливість пошуку й заміни даних за зразком або в контекстному меню, або у всій таблиці. Для цього потрібно виконати команду Знайти меню Виправлення або клацнути мишею по кнопці Знайти на панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно Пошук і Заміна, що має дві відповідні вкладки для пошуку й заміни даних. Потім потрібно ввести в поля відповідні значення й виконати зазначені дії.

Фільтрація — це спосіб швидкого відбору записів у режимі таблиці за заданим критерієм. Зробити відбір записів можна за допомогою наступних команд:

• Фільтр по виділеному,

• Звичайний фільтр;

• поле Фільтр для;

• Розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту використовується для того, щоб знайти в таблиці значення, яке містить ті записи, які потрібно відібрати. Для цього варто виділити в полі запис, який містить умову відбору, і виконати команду Фільтр -Фільтр по виділеному меню Запису.

Звичайний фільтр використовується для відбору записів за значеннями декількох полів. Для виконання даного фільтра використовується команда Фільтр - Змінити фільтр меню Запису.

Поле Фільтр для використовується в тому випадку, коли не вдається швидко знайти зразок відбору в стовпцях таблиці й потрібно ввести конкретне шукане значення або вираження, результат якого буде використовуватися на полі, для якого потрібно вказати умови відбору. Викликається це поле щигликом правої миші на полі, для якого потрібно вказати умови відбору, і вибором з контекстного меню відповідної команди.

Розширений фільтр використовується для створення складних фільтрів, тому що дозволяє сформувати критерій відбору у вікні команди Розширений фільтр, зв'язуючи умови відбору операціями логічних функцій «й» та «або». Для виконання даного фільтра використовується команда Фільтр - Розширений фільтр меню Запису.

Для того щоб зручно було працювати з усіма даними, які зберігаються в реляційних таблицях, між ними повинні бути встановлені зв'язки. Існують наступні правила для встановлення зв'язків між таблицями:

• таблиці повинні містити поля з однаковими записами;

• типи даних, довжини полів, а головне - значення обов'язково повинні збігатися.

Зв'язки між таблицями встановлюються на Схемі даних.

Схема даних будується відповідно до інформаційно-логічної моделі даних. При побудові схеми даних Access автоматично вибирає тип зв'язку по обраному полю таблиць.

Одна зі зв'язаних таблиць є головною (базовою), друга - підлеглою. Access дозволяє встановити зв'язки наступних типів:

• зв'язок один-до-одному, при якому одному запису з головної таблиці відповідає один запис із підлеглої таблиці;

• зв'язок один-до-багатьох, при якому одному запису з головної таблиці відповідає декілька записів з підлеглої таблиці.

Щоб викликати вікно Схема даних, необхідно виконати однойменну команду меню Сервіс або нажати відповідну кнопку інструментальної панелі.

Додати таблицю у вікно Схема даних можна, якщо викликати правою кнопкою миші контекстне меню й вибрати пункт Додати таблицю або виконати команду Зв'язок - Додати таблицю, а також використовуючи відповідну кнопку інструментальної панелі.

У вікні Схема даних для установки зв'язку між таблицями варто перетягнути поле, по якому встановлюється зв'язок, з базової таблиці в поле підлеглої. У вікні Зв'язку, яке з'явилося, можна задати параметри для встановлюваного зв'язку:

• забезпечення цілісності зв'язку;

• каскадне відновлення полів;

• каскадне видалення зв'язаних полів.

Цілісність даних означає систему правил, які використовуються для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечують захист зв'язаних даних від випадкового видалення або зміни.