1.3 Ms Access ортасында сұраныс құру

Мәліметтер қоры кестесінен не байланысты кестелерден белгілі шарттарды қанағаттандыратын нәтижелік кесте құруға болады. Негіздік кестемен жаңылыстырмау үшін оны сұраныс объектісі не жай ғана сұраныс деп атайды.

Access-те сұраныс құруға арналған құрал (ішкі программа) да сұраныс деп аталады. Оларды сөйлем мағынасы арқылы ажырату қиын емес. Сұраныстың өрістерін сортталған түрде дайындау және оның сандық өріс мәндерінің қосындысын, орта мәнін табу да мүмкін, т.б. Сұраныстың және оны өңдеудің негізгі кестеге не кестелерге әсері жоқ.

Сұраныс құрудың түрлі тәсілдері бар: фильтрлеу, «Қарапайым сұраныс шебері» программасын не сұраныстар конструкторын пайдалану.

Фильтрлеу. Excel-дегі сияқты, кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу (сүзгілеу) деп аталады [12].

Фильтрдің 3 түрі бар:

• Таңдама бойынша фильтр;

• Әдеттегідей фильтр;

• Кеңейтілген фильтр;

Кеңейтілген фильтр фильтрлеудің алғашқы екі түрін де біріктіреді.

Қарапайым сұраныс шебері. Қарапайым сұраныс – кестеден не байланысты кестелерден таңдалған өрістер бойынша құрылатын нәтижелік кесте. Қарапайым сұраныс құру үшін үш қадамдық сұхбаттық терезесі бар «Сұраныс шебері» проце- дурасын пайдалануға болады:

1. МҚ терезесін ашып, Құру – Сұраныстар шебері командасын беру. «Жаңа сұраныс» терезесі көрінеді (сурет 6).

Сурет 6. Жаңа сұраныс терезесі

2. Терезеден «Қарапайым сұраныс» қатарын екі рет шерту. Бірінші қадам терезесі көрінеді (сурет 7).

Сурет 7. Шебердің бірінші қадам сұхбаттық терезесі

3. Терезеден кестелерді және олардан қажетті өрістерді таңдап, «Таңдалған өрістер» бөліміне көшіру.

4. Екінші қадам терезесінде «Толық» ауыстырып қосқышы орнатылғанғ оны осы күйде қаладырып, келесі терезеге өту.

5. Соңғы терезеде сұранысқа атау енгізіп, «Сұраныстың орындалу нәтижелерін ашу» ауыстырып қосқышын орнату. Экранда бірінші қадам терезесінде таңдалған жазу өрістерінен тұратын сұраныс терезесі көрінеді. Оны жабу жеткілікті.

Сұраныстар конструкторы. Конструктор – күрделі шарттарды қанағаттан - дыратын сұраныс құруға арналған арнайы терезесі бар негізгі құрал. «Жаңа сұраныс» терезесмін ашып, Конструктор қатарын екі рет шерту не қатарды таңдап, ОК түймесін шерту (сурет 8). Сұраныстар конструкторы терезесі және оған қосымша «Кестені қосу» сұхбаттық терезесі көрінеді.Конструктор режимі терезесі фильтр терезесіне ұқсас, бірақ одан күрделі, оны Іріктеу бойынша сұраныс не Сұраныс бланкісі деп те атайды [13].

Сурет 8. Іріктеу бойынша сұраныс және Кестені қосу терезелері

Қайталанатын өріс мәндерін есептеу. Кестенің бір өрісіне қайталанатын мәндер енгізілген болса, олардың қайталану санын көрсетуге болады.

Қиылма (перекрестный) сұраныс кестенің таңдалған өрістерінен берілгендерді топтап (сурет 9), оларды ыңғайлы түрде көрсетеді.

Сурет 9. Қиылма сұраныс

1.4 Ms Access ортасында есеппен жұмыс жасау жолдары

Есеп (есеп беру, отчет) – бұл деректер қорындағы ақпараттарды, қабылдау үшін және жұмыс істеу мейлінше ыңғайлы болатындай түрде экранға немесе қағаз бетіне шығаруды қамтамасыз етеді [14]. Егер басқа объектілер, мысалы кестелер мен формалар – мәліметтерді енгізуді, сұраныстар – мәліметтерді және қажетті жазбаларды іздеуді қамтамасыз етсе, есеп беру қызметі арқылы кестелерде сақталатын маңызды мәліметтер электронды және қағаз түріндегі тасымалдаушылар арқылы басқа адамдарға қолдану үшін ұсынылады.

Есептерде бір немесе бірнеше кестеден, сұраныстардан мәліметтер болуы мүмкін. Олар бір бетті және көпбетті болуы мүмкін. Есептерге графиктерді және суреттерді орналастыруға, беттерді номерлеуге және есептелінетін өрістердің мәндерін шығаруға болады.

Есептердің мынадай түрлері бар:

1. «В столбец». Мұндай, форманы еске түсіретін есепте барлық өрістер экранға баған түрінде бейнеленеді. Әрбіп сол жағында оның Подпись қасиетін көрсетілген мән бейнелейді. Өрістер кез-келген тәртіппен реттеледі, есептің бір бетінде бір немесе бірнеше жазбалар орналасады.

2. Ленточный. Мұндай есепте әрбір жазба жеке жолда, ол әрбір өріс- жеке бағанда шығарылады. Ленталы есептер Деректерді бір немесе бірнеше өрістер бойынша топтау, сонымен бірге нәтижелік ақпаратты топ бойынша және толық есеп бойынша баспаға жібереді.

3. Почтовые наклейки. Шебердің көмегімен пошталық жапсырмаларды баспаға беру үшін форматталған есепті жылдам құруға болады. Әрбір мұндай тапсырма – бір жазбаның бірнеше өрістеріне орналасқан Деректердің жиынтығы (мысалы, клиенттің толық аты және мекен-жайы).

4. Графиктері мен диаграммалары бар есептер. Есепке Microsoft Graph программасының көмегімен жасалынған графикті немесе диаграмманы қоюға (орналастыруға) болады.

Есеп құрудың үш тәсілі бар:

• автоматты түрде (автоесептер);

• есептер шебері арқылы (жартылай автоматты түрде);

• қолдан құру (конструктор режимінде).

Автоотчет – қарапайым, әрі қуатты құрал. Бұл бізге есеп құру үшін Деректер көзі болатын кестені немесе сұранысты көрсетеді, сонымен бірге болашақ автоотчеттың макетін таңдау («в столбец» немесе ленточный) мүмкіндігін береді. Өрістерді таңдау мүмкіндігі қарастылмаған: автоотчетқа осы кестенің немесе сұраныстың барлық өрістері орналастырылады (сурет 10). Автоотчет тек бір кестемен жұмыс істегенімен, көпкестелі сұраныс негізінде қағазға бірнеше кестедегі Мәліметтерді жылдам тасымалдау мүмкіндігін береді [15].

Сурет 10. Автоотчет

Автоотчет көмегімен пайдалану үшін кестелерді орындаңдар:

1. Мәліметтер қорының Объекты тақтасындағы Отчеты тетігіне шертіңдер.

2. Мәліметтер қоры терезесінің саймандар тақтасының Создать тетігіне шертіңдер. Пайда болған Новый отчет диалог терезесінен «ленточный» нұсқау -ларының бірін таңдаңдар.

3. Терезенің төмен жағындағы тізімнен кестенің (сұраныстың) атын таңдар - дар. ОК тетігіне шертіңдер.

4. Экранда таңдаған форматты жаңа есеп алдын-ала көру режимінде шыға -рылады. Мұндай есеп жетілдіруді қажет ететіндігі көрініп тұрады.Оны жетілдіру үшін конструктор режимі қолданылады.

5. Сақтау үшін Файл – Сохранить жарлығын орындап немесе саймандар тақтасындағы Сохранить тетігіне шерту керек. Есепке ат беріп, Ок тетігіне шер -тіңіз.

Есептер шебері. Есептер шебері формулалар шебері сияқты программа, оның алты қадамдық сұхбаттық терезесі бар. Шебермен жұмыс істеу технологиясы:

1. Жаңа есеп терезесін экранға шығару.

2. Терезеден Есептер шебері қатарын және кесте не сұраныс атауын таңдап, ОК түймесін шерту. Форма құру терезесіне ұқсас бірінші қадам терезесі көрінеді.

3. Терезеден қажетті өрістерді Таңдалған өрістер блогына көшіру.

4. Екінші қадам терезесінде өріс бойынша топтық операция жүргізу қажет болса, атауын сол жақ панельден терезенің оң бөлігіне көшіру.

5. Үшінші қадам терезесінде, қажет болса, деректерді өрістері бойынша сорттау командасын беру.

6. Төртінші қадам терезесінде есептің жалпы түрін жоспарлау. Ол үшін Макет және Бағдарлау блоктарынан қажетті ауыстырып қосқыштарды орнату, мысалы, Кестелік және Кітаптық.

7. Бесінші қадам терезесінде енгізілген стиль тізімінен есептің жазылу түрін (стилін) таңдау, мысалы, Қатаң. Таңдалған стиль бойынша есептің басылып шығатын түр-тұлғасы терезенің сол жағына орнатылған қосымша панельде көрсетіліп қойылады.

8. Соңғы сұхбаттық терезеде таңдалған кесте не сұраныс атауымен бірдей есеп тақырыбы көрінеді. Қажет болса есепке жаңа атау енгізіп, Есепті қарап шығу ауыстырып қосқышын орнату және Дайын түймесін шерту. Экранда Шебер арқылы дайындалған есептің үзіндісі көрінеді [16].

Есептер конструкторы. Конструктор терезесі арқылы Автоесеп пен Есептер шеберін пайдаланып құрылған есеп элементтерінің орналасу форматын, т.б. қолдан өзгертуге болады.