Задание к контрольной работе

С помощью табличного процессора (электронных таблиц) Microsoft Excel создать базу данных строительных материалов и произвести анализ продаж по данным созданной базы. При выполнении задания следует руководствоваться правилом: каждому пункту задания соответствует пункт технологии.

Номер варианта	Виды материалов
1, 11, 21	Пиломатериалы
2, 12, 22	Железобетонные изделия
3, 13, 23	Лакокрасочные материалы
4, 14, 24	Каменные изделия
5, 15, 25	Напольные покрытия
6, 16, 26	Потолочные покрытия
7, 17, 27	Отделочные материалы
8, 18, 28	Строительные инструменты
9, 19, 29	Керамические изделия
10, 20, 30	Клеевые материалы

Создание базы данных и анализы продаж

1. На листе Товары создайте таблицу 1 по образцу:

Таблица 1

Код товара	Наименование товара	Ед.изм.	Цена
100	Краска	банка	120
101	Брус	м3	5500

Введите 10 различных наименований товаров согласно своему варианту.

2. На листе Покупатели создайте другую таблицу 2:

Таблица 2

Код покупателя	Название организации	Адрес	Стоимость закупленного товара
1000	Магазин Стройбат	ул.Вишневая, 22
1001	Магазин Мастерок	ул.Кипарисовая, 55

Заполните первые три столбца, введя данные для 5-7 различных организаций.

3. Третий лист назовите База данных и создайте там таблицу 3:

Таблица 3

Дата	№ счет-фактуры	Код покупателя	Название организации	Код товара	Наименование товара	Ед. изм.	Цена	Кол-во	Стоимость закупленного товара

Заполните данными три первых столбца таблицы.

4. По введенному коду покупателя в столбце Название организации с помощью функции Просмотр восстановить название листа Покупатели.

5. Заполните данными столбец Код товара.

6. По введенному коду товара из листа Товары выбираются также с помощью функции Просмотр необходимые данные по выбранному товару.

7. Заполните данными столбец Количество.

8. В последнем столбце базы данных рассчитайте стоимость по всем закупленным товарам для каждого покупателя.

9. После заполнения базы данных в последний столбец Листа Покупатели введите формулу «частичного суммирования», с помощью которой из базы данных будут выбираться и суммироваться значения столбца Стоимость закупленного товара, соответствующему конкретному покупателю.

10. Построить диаграмму, отражающую суммы продаж по разным покупателям.

11. По созданной базе данных сделайте сводную таблицу, позволяющую проводить анализ по каждому покупателю.

12. Переформируйте полученную сводную таблицу таким образом, чтобы можно было проводить анализ по каждому товару.

13. Выберите из всей базы данных с помощью автофильтра те записи, которые были сделаны за одну какую-либо неделю. Подведите промежуточный итог по продажам за выбранную неделю.

14. Подготовьте к печати таблицы Листов Товары, Покупатели, База данных таким образом, чтобы каждая таблица вместилась на одну страницу.

15. Выведите на Листе Покупатели на экран расчетные формулы.

16. Подготовьте Лист Покупатели для распечатки таким образом, чтобы на печать выводились не только данные таблицы, но и имена столбцов и номера строк.

Технология работы

1. Запустите MS Excel на выполнение. Переименуйте Лист1 в Товары и создайте в столбцах A, B, C, D начиная с первой строки таблицу товаров по образцу задания (таблица 1).

2. Переименуйте Лист2 в Покупатели и создайте в столбцах A, B, C, D начиная с первой строки таблицу покупателей по образцу задания (таблица 2), заполнив только три первые столбца.

3. Переименуйте Лист3 в База данных и создайте там таблицу в столбцах A, B, C, D, E, F, G, H, I, J начиная с первой строки по образцу задания (таблица 3). В первых трех столбцах вводятся данные: дата (база данных должна иметь записи с датами более чем за одну неделю), номер счет-фактуры (номера счет-фактур идут по порядку. По одной счет-фактуре может быть сделано несколько записей с разными товарами. На разных покупателей выписываются разные счет-фактуры), код покупателя (в соответствии с листом Покупатели). Введите в базу данных 40-50 записей.

4. Для заполнения столбца Название организации в базе данных:

• установить подсветку в ячейку D2;

• вызвать мастер функций (f_x): лента Формулы> Вставить функцию …

• в диалоговом окне выбрать функцию Просмотр из категории Ссылки и массивы;

• синтаксис данной функции: ПРОСМОТР(искомое_значение;Вектор_просмотра;Вектор_результатов):

• в качестве Искомого_значения выступает внесенное значение кода покупателя, задаваемое адресом ячейки. Т.е. первым аргументом функции будет адрес ячейки, в которую введен код покупателя (С2) Листа База данных;

• Вектор_просмотра – это диапазон ячеек Листа Покупатели, в которых введены коды Покупателей ($А$2:$А$10) с абсолютным адресом (задается клавишей F4, когда выделен диапазон).

• Вектором_результата будет соответственно диапазон $В$2:$В$10 из того же Листа Покупатели.

Вид окна выбранной нами функции:

первоначально курсор находится в окне Искомое_значение. Задать это значение можно, щелкнув мышью по ячейке с введенным кодом Покупателя. Excel сам отобразит в поле ввода адрес выбранной ячеки. После этого следует переместиться в поле Вектор_просмотра, щелкнув мышью в этом поле. Диапазон ячеек вектора просмотра находится на Листе Покупатели, поэтому надо щелкнуть по ярлыку этого листа и, подведя мышку к первой ячейке диапазона, нажать левую кнопку и протянуть мышку до конца диапазона ячеек, в которых записаны коды покупателей, нажать клавишу F4, для получения абсолютного адреса диапазона. Теперь, наконец, можно переместиться в поле Вектор_результата. Повторить предыдущие действия, только в качестве диапазона ячеек выбираем ячейки из столбца В Листа Покупатели.

Диалоговое окно примет такой вид:

Нажать в нем кнопку ОК.

• скопировать полученную формулу в остальные ячейки столбца базы данных.

5. Введите в столбец Е коды товаров, которые были закуплены покупателями (произвольно, но исходя из перечисленных на листе Товары).

6. Заполнение данных по товарам:

• для заполнения столбца Наименование товара в базе данных повторить пункт 4, только в качестве Искомого_значения выступает внесенное значение кода товара, а Вектором_просмотра и Вектором_результата будут соответственно диапазоны столбцов Код товара и Наименование товара Листа Товары.

• для заполнения столбца Ед.Изм. на Листе База данных повторить пункт 4, только в качестве Искомого_значения выступает внесенное значение кода товара, а Вектором_просмотра и Вектором_результата будут соответственно диапазоны столбцов Код товара и Ед.изм. Листа Товары.

• для заполнения столбца Цена в базе данных повторить пункт 4, только в качестве Искомого_значения выступает внесенное значение кода товара, а Вектором_просмотра и Вектором_результата будут соответственно диапазоны столбцов Код товара и Цена Листа Товары.

7. Заполните значениями столбец Количество (в зависимости от заказа покупателя, в данном случае – произвольными значениями).

8. В первой ячейке столбца Стоимость закупленного товара запишите формулу подсчета стоимости закупленного товара (= Количество*Цена) и скопируйте ее в остальные ячейки столбца базы данных.

База данных заполнена.

9. Перейдите на Лист Покупатели и в последний столбец введите формулу "сложение чисел при нескольких условиях", с помощью которой из базы данных будут выбираться и суммироваться значения столбца Стоимость закупленного товара, соответствующему конкретному покупателю. Для этого:

• воспользуемся мастером функций (f_x): Лента Формулы> Вставить функцию .

• в диалоговом окне выбрать функцию СУММЕСЛИ из категории Математические;

• вид окна выбранной нами функции:

• в диалоговом окне Аргументы функции в поле Диапазон следует указать диапазон ячеек, Листа База данных по полю Название организации, выделив его.;

• в поле Критерий надо указать название организации, для которой будет производиться суммирование (в нашем случае – это ячейка В2 Листа Покупатели);

• в поле Диапазон суммирования диалогового окна следует выбрать на Листе База данных поля Стоимость закупленного товара.

• скопировав полученную формулу в остальные ячейки столбца, вы получите итоговые суммы по каждой организации.

10. Построить диаграмму, отражающую суммы продаж по разным покупателям. Для построения диаграммы:

• на Листе Покупатели выделите столбцы Название организации и Стоимость закупленного товара вместе с наименованиями полей;

• вызовите Мастер диаграмм: Лента Вставка

• щелкните кнопкой мыши на кнопке , выберите тип гистограммы, щелкнув по ней мышью;

• удалите Легенду. Для этого щелкните мышью на диаграмме, войдя в режим Работа с диаграммами. Вызовите контекстное меню, щелкнув по легенде правой кнопкой мыши, и выберите команду Удалить;

• измените наименование диаграммы на Суммы продаж по разным покупателям;

• выберите ленту Макет и добавьте Подписи данных;

• расположите диаграмму ниже списка покупателей;

• если не все организации выводятся на рисунок, увеличьте диаграмму. Можно изменить цвет и размер шрифта в подписях данных и в обозначениях организаций, дважды щелкнув мышью на элементе, который собираетесь редактировать. Выйдет окно с параметрами шрифта, в нем выбирайте, что вас устроит.

11. Для создания сводной таблицы:

• выделить всю базу данных;

• в ыбрать ленту Вставка>Сводная таблица ;

• в открывшемся окне Создание сводной таблицы указать место, куда следует поместить отчет сводной таблицы: на новый лист и нажать кнопку <ОК>.

• Переименуйте появившийся новый Лист в Сводная таблица.

• На Листе Сводная таблица вам предстоит правильно распределить по областям листа названия полей базы данных. Для этого:

• подведя указатель мыши к кнопке Название организации, нажмите левую кнопку мыши и перетащите эту кнопку в область Фильтр отчета;

• поместите кнопки Наименование товара и Количество в область Названия строк;

• кнопку Дата поместите в область Названия столбцов;

• в область Значения следует поместить кнопку: Стоимость закупленного товара;

• одновременно на левой части листа будут отражаться выбранные данные.

12. Для преобразования сводной таблицы:

• на Списке полей сводной таблицы перетащите поле Название организации в область Названия строк, а поле Наименование товара в область Фильтр отчета;

• если Список полей сводной таблицы была закрыта, её можно открыть. Для этого щелкнуть на любое место сводной таблицы. На ленте появится вкладка Работа со сводными таблицами.

• щелкнуть на ленте Параметры кнопку Список полей.

13. Для всестороннего анализа созданной базы данных применяют автофильтр. Для использования автофильтра:

• перейдите на лист База данных;

• находясь в области данных, выберите ленту Данные, нажмите кнопку . В результате этого действия в области заголовка таблицы базы данных появятся стрелочки ;

• для выбора записей, произведенных за одну неделю, в поле Дата нажать на такую стрелочку и установить указатель мыши на команду Фильтры по дате;

• в открывшемся каскадном меню выбрать команду Настраиваемый автофильтр;

• в открывшемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр выбрать диапазон дат за неделю;

• для получения ПРОМЕЖУТОЧНОГО ИТОГА по продажам за выбранную неделю Автосуммировать отфильтрованные данные по полю Стоимость закупленного товара.

14. Для распечатки таблиц таким образом, чтобы каждая из них поместилась на отдельном листе:

• выделите всю таблицу;

• войдите в Предварительный просмотр, нажав кнопку и выбрав команду Печать> Предварительный просмотр.

• если вся таблица помещается на одном листе, нажмите кнопку .

• если таблица не помещается на одном листе, то нажмите кнопку и в области Масштаб в диалоговом окне выберите переключатель Разместить не более чем на;

• задайте одну страницу в ширину и одну страницу в высоту. При этом в переключателе Установить автоматически выставится масштаб в % от натуральной величины.

15. Перейдите на Лист Покупатели. Для вывода формул на лист в ленте Формулы нажмите кнопку . Увеличьте по ширине столбец с формулами двойным щелчком на правой границе имени столбца.

16. Для распечатки таблицы из Листа Покупатели в ленте Разметка страницы нажать кнопку . В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Лист пометить флажком пункт Заголовки строк и столбцов, чтобы отпечатались не только данные таблицы, но и имена столбцов и номера строк.

17. Перейдите на Лист База данных и повторите действия пунктов 14 и 15 для отображения формул и заголовков строк и столбцов. В столбце Название организации выделите первую запись вместе с заголовком. Для распечатки выделенного диапазона выбрать в меню Файл>Печать. В диалоговом окне поставить метку Выделенный диапазон и нажать ОК.

18. Аналогично выделить первую запись вместе с заголовком из столбца Наименование товара и распечатать выделенный диапазон.