26. Проверка орфографии в документах ms Word. Задание переносов. Копирование формата, автоформатирование.

Проверка правописания (орфография, грамматика и тезаурус)

Текст документа, созданного в Word, может быть проверен на правильность правописания. Система проверки правописания позволяет контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом.

Существуют несколько способов исправления орфографических ошибок и опечаток:

• применением команды Сервис/Правописание к готовому тексту,

• с помощью автоматической проверки орфографии во время ввода текста с клавиатуры,

• посредством автозамены во время ввода текста с клавиатуры.

Исправление ошибок правописания с применением команды Сервис/Правописание. При обнаружении ошибочного или неверного, с точки зрения Word, правописания слов появляется диалог Правописание, в котором эти слова выделены красным цветом. В верхнем окне Нет в словаре: появляется фрагмент текста, в котором находится неверное слово, а в нижнем окне Варианты могут быть приведены варианты для замены этого слова или выдается сообщение о том, что варианты отсутствуют.

Пользователь, используя кнопки, представленные в диалоговом окне может выполнить действия:

• Пропустить – в этом случае не производится замена слова выделенного в окне Нет в словаре.

• Пропустить все – все выделенные слова в этом сеансе пропускаются.

• Добавить – слово добавляется в словарь.

• Заменить – производится замена всех встреченных в данном сеансе слов, совпадающих со словом из окна Нет в словаре.

• Автозамена – предлагаемый вариант замены запоминается для автоматической замены.

• Параметры – предоставляет возможность изменить начальные установки режима проверки правописания.

• Отмена – отменяет сделанную замену слова.

• Отменить – отменяет процедуру проверки правописания.

• При обнаружении ошибочной грамматической конструкции предложения выдается тот же диалог Правописание, но окно с ошибкой озаглавлено Грамматическая ошибка. В окне Варианты Word предлагает свое толкование этой ошибки. Для принятия решения пользователю предлагаются следующие кнопки:

• Пропустить – пропустить эту ошибку в данном предложении.

• Пропустить все – пропустить эту ошибку на весь этот сеанс.

• Следующее – отказаться от дальнейшей проверки текущего предложения, в котором была обнаружена ошибка, и перейти к следующему.

• Изменить – пользователь согласен изменить обнаруженную ошибку.

• Вернуть – последовательно, по одному, отменить все изменения, сделанные в данном сеансе грамматической проверки

26. Подготовка документа ms Word к печати (задание колонтитулов, нумерация страниц, предварительный просмотр перед печатью). Печать документа.

Для размещения регулярной информации, такой как номера страниц, сведения о названиях разделов и параграфов документа предназначены Верхний и Нижний колонтитулы (соответственно верхний располагается в верхней части страницы, а нижний — в нижней). Для того, чтобы добавить в документ колонтитулы выполните команду Вид — Колонтитулы, в результате откроется панель инструментов колонтитулы и вид документа изменится как показано на рисунке 7.14. Текст документа становится серым и недоступным для редактирования, курсор установлен в прямоугольной пунктирной рамке, подписанной как верхний колонтитул. Теперь можно редактировать верхний колонтитул, т.е. указать в нем информацию, которая должна повторятся на каждой странице.

Изменение параметраРазличать колонтитулы в окне Параметры страницы на вкладке Источник бумаги позволит задавать разные колонтитулы на четных и нечетных страницах. Если поставить флажок на позиции Первой страницы, то колонтитул на первой странице выводиться не будет.

Вертикальное выравнивание — из списка можно выбрать разные варианты заполнения листа (По верхнему краю, По центру, По ширине, По нижнему краю). Кнопка Нумерация строк на этой вкладке используется в некоторых юридических документах и при наборе программных текстов.

На всех вкладках диалогового окна Параметры страницы внизу слева присутствует кнопкаПо умолчанию. При нажатии этой кнопки Word запоминает все сделанные установки. В дальнейшем редактор будет использовать именно их для всех вновь создаваемых документов. Поэтому не следует нажимать эту кнопку случайно.

Чтобы перейти в режим Предварительный просмотр можно выполнить команду Файл — Предварительный просмотр или нажать кнопку на стандартной панели инструментов.

Данный режим отображает документ в том виде, в котором он будет напечатан. Удобен для просмотра, компоновки нескольких страниц документа (в уменьшенном виде). В этом режиме можно просматривать разрывы страниц, скрытый текст, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать.

Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, Веб-документ или Структура.

Для перехода в режим предварительного просмотра в подчиненном меню команды Печать  выберите команду Предварительный просмотр.

При предварительном просмотре документ отображается в специальном окне предварительного просмотра

В этом режиме имеется единственная вкладка – Предварительный просмотр.

Для постраничного просмотра документа можно пользоваться полосой прокрутки или кнопками Следующая страница и Предыдущая страница группы Просмотр.

Масштаб отображения документа устанавливается с использованием элементов группы Масштаб. Можно установить отображение сразу нескольких страниц документа.

1. Нажмите кнопку Масштаб группы Масштаб

2. В окне Масштаб нажмите кнопку несколько страниц и в появившейся панели выделите требуемое число отображаемых страниц

Кнопка Сократить на страницу группы Просмотр может быть использована для уменьшения числа страниц документа за счет уменьшения размера шрифтов и интервалов.

С использованием элементов группы Параметры страницы можно настроить параметры страниц документа: поля, ориентации, размер бумаги и т.п.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра, нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра или клавишу Esc.